Eingemachte Antworten Welche E-Mails sollten Sie standardisieren?

Ich habe einen ganzen Stapel von Standardantworten, die ich ausschneide und in E-Mails einfüge. Es gibt zum Beispiel bestimmte Informationsanfragen, die ich regelmäßig erhalte. Ich habe nicht wirklich ein Interesse daran, dieselbe Nachricht immer wieder zu tippen, also habe ich meine häufig verwendeten E-Mails gespeichert und nur ausgeschnitten und eingefügt. Google Mail hat diesen Vorgang in dieser Woche mit der neuen Funktion "Eingemachte Antwort", die von Google Labs bereitgestellt wird, erheblich vereinfacht. Ich habe es aktiviert und alle meine gespeicherten Nachrichten in gespeicherte Antworten konvertiert. Es gab mir die Gelegenheit, mir die Nachrichten anzusehen, die ich routinemäßig verwende, und ich nahm an, dass ich sie mit Ihnen teilen würde. Werbung

Meine Standard-E-Mails

1. Verfügbarkeit - Wenn sich jemand treffen möchte, sei es persönlich, telefonisch oder online, ist es für mich am einfachsten, nur meine normale Verfügbarkeit und die besten Zeiten für Besprechungen einzugeben. Ich ändere die E-Mail, nachdem meine normale Verfügbarkeit aufgelistet wurde. Schließlich könnte ich einen nicht wiederkehrenden Termin in Betracht ziehen. Aber für viele von uns wird eine allgemeine E-Mail über die freie Tageszeit von Woche zu Woche nicht sehr unterschiedlich sein.
2. Formulare - Ich habe ein paar Berichte, die ich einmal pro Woche verschicken muss. Ich habe einfache Textformulare erstellt, in denen ich nur die Informationen der aktuellen Woche hinzufüge. Ich mache etwas Ähnliches mit meinen Rechnungen, aber ich muss sehr vorsichtig sein, um sicherzustellen, dass meine Bücher und E-Mails übereinstimmen.
3. Nörgelnde E-Mails - Es gibt eine ganze Reihe von E-Mails, die ich wirklich nicht gerne verschicken muss, und ich habe sie alle in meinen nörgelnden E-Mail-Stapel gestapelt. Ich habe Formular-E-Mails erhalten, in denen ich Kunden daran erinnere, dass Zahlungen verspätet sind, dass jemand mein Urheberrecht verletzt hat und all die anderen Briefe, die ich vor zehn Jahren nur mit Xerox und in einem Umschlag verstaut hätte.
4. Anschreiben - Als Freiberufler bin ich so ziemlich immer auf der Suche nach Arbeit. Ich kenne ein paar Vollzeitangestellte, die ebenfalls auf ewiger Jagd sind. Wir alle machen es uns zur Gewohnheit, eine Arbeit zu suchen, die zu uns passt, und mit einem Anschreiben, einem Lebenslauf und einigen Mustern zu antworten. Es ist äußerst selten, dass ich ein Anschreiben von Grund auf neu schreibe. Ich bin ziemlich zuversichtlich in meinem Anschreiben; Es hat mir schon viel Arbeit eingebracht. Es gibt Jobs, bei denen ich nur den Namen oben ändere, bevor ich meine E-Mail versende.
5. Websites - Ich gehöre zu einer Reihe von Websites, auf die ich regelmäßig E-Mails erhalte, auf die ich antworten muss. Eine ist zum Beispiel eine Seite, auf der ich Bücher tauschen kann. Ich muss anderen Mitgliedern eine E-Mail senden, um regelmäßig Versandinformationen auszutauschen. Diese Kategorie von E-Mails ist einer der Gründe, weshalb ich mich besonders für Canned Responses freue: Ich möchte Filter einrichten, um solche E-Mails automatisch zu beantworten, ohne dass ich etwas anderes tun muss, als zur Post zu gehen. Craigslist ist die Art von Website, für die eine Dosenantwort besonders geeignet ist.
6. Projekte - Wenn ich ein neues Projekt beginne, möchte ich mit ein paar allgemeinen Fragen beginnen, damit alle Beteiligten eine ähnliche Vorstellung davon haben, woran wir arbeiten. Diese Fragen stellen im Allgemeinen keine vollständige E-Mail dar, mit der ein Projekt gestartet wird. Ich mag es jedoch, wenn ich sie einfach eingeben kann. Ich habe noch ein paar andere Textteile, die in E-Mails für viele verschiedene Projekte nützlich sind, z. B. Anforderungen für bestimmte Arten von Informationen, die erforderlich sind, um fortzufahren.

Der Schlüssel ist die Anpassung

Ich habe viele andere Standard-E-Mails. Aber ich möchte nicht, dass Sie auf die Idee kommen, dass ich nur aus E-Mails sende - dass ich niemals Gedanken in die von mir gesendeten Nachrichten gesteckt habe. Mit wenigen Ausnahmen ist es ziemlich selten, dass ich eine meiner Standardantworten versende, ohne sie hinzuzufügen, zu optimieren oder allgemein zu ändern. Meine Standardantworten sind in den meisten Fällen mehr Vorlagen als Serienbriefe. Werbung

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Ich habe angefangen, Vorlagen zu verwenden, um die Zeit zu verkürzen, die ich für das Starren in meinem E-Mail-Posteingang aufgewendet habe. Wenn ich mindestens einen Ausgangspunkt für die häufigsten E-Mails habe, die ich erhalte, kann ich die vollständige E-Mail in kurzer Zeit herausschlagen. Ich kann E-Mails für einen ganzen Tag in der Hälfte der Zeit beantworten, die erforderlich ist, wenn ich bei jedem von vorne anfange. In letzter Zeit dauert es anscheinend länger, bis ich eine Antwort kopiere und einfüge, als bis ich diese Nachricht für den Empfänger optimiere. Werbung

Wenn ich denke, dass ich dieselbe Frage zweimal beantworten musste, speichere ich meine Antwort im Allgemeinen. Ich habe jetzt eine ziemlich gesunde Datei - obwohl einige meiner Antworten nicht regelmäßig nützlich sind. Aber ich habe festgestellt, dass ich mit dem Anwachsen meines Stapels an Standard-E-Mails eine Art Vorlagenantwort für 90 Prozent der E-Mails habe, die ich erhalte.

Canned Response vereinfacht die Verwaltung dieser Vorlagen. Ich denke, ich habe in meinem Google Mail-Konto einfache Textdateien, TextExpander und sogar Entwürfe verwendet, um meine Standardantworten zu verwalten. Alle diese Optionen sind in Ordnung, aber keine davon ist großartig - sie wurden nicht für eine solche Aufgabe geschaffen. Canned Response wurde jedoch mit diesem Ansatz für E-Mails entwickelt. Diese anderen Methoden funktionieren jedoch weiterhin, wenn Sie nicht an der Verwendung von Google Mail interessiert sind.