Best Practices Holen Sie das Beste aus Ihrer Arbeit in einer digitalen Welt heraus

Digitaler Workflow

Als Director of Product Marketing bei Adobe spreche ich täglich mit Kunden darüber, wie sie ihre Produktivität am Arbeitsplatz besser maximieren können. Sie erzählen mir oft, dass sie mehr Zeit damit verbringen, herauszufinden, wie sie ihre Arbeit machen sollen, als sie tatsächlich zu tun.

Sie sind regelmäßig mit dem unüberschaubaren Informationsvolumen konfrontiert und haben Schwierigkeiten, alle auf der gleichen Seite zu halten und den Überblick über verlorene Daten, Informationen und IP zu behalten. Und heute nutzen Fachleute aus allen Branchen eine Vielzahl von Geräten wie Smartphones und Tablets, um ihre Arbeit zu erledigen. Wir sind auf Technologie angewiesen, um unsere Tage produktiver zu gestalten. Angesichts der vielen verschiedenen Tools und Plattformen, die uns heutzutage zur Verfügung stehen, fragt man sich, ob wir die Dinge möglicherweise übermäßig komplizieren. Sollte die digitale Welt nicht unser Leben erleichtern und die Komplexität verringern? Werbung

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Berufstätige, insbesondere im Büro, sollten sich intensiv mit ihren digitalen Arbeitsgewohnheiten befassen und erkennen, ob diese die Produktivität unterstützen oder beeinträchtigen. IT-Abteilungen können Mitarbeiter mit den richtigen Tools und Schulungen ausstatten, aber Einzelpersonen haben letztendlich die Kontrolle darüber, wie sie die Schulungen und Tools einsetzen.

Der erste Schritt, um das Beste aus der Arbeit in einer digitalen Welt herauszuholen, besteht darin, Ihren digitalen Workflow in den Griff zu bekommen. Was ist ein “digitaler Workflow”? Wir haben alle einen. Ein digitaler Workflow basiert auf elektronischen Prozessen, bei denen keine herkömmlichen Papiermaterialien benötigt werden. Werbung

Das Herzstück eines digitalen Workflows sind Dokumente. Unternehmen arbeiten mit Dokumenten. Sie enthalten Firmengeschichte, Finanzen, strategische Pläne, Personaldaten usw. In diesem Beitrag werde ich mich auf das digitale Dokument konzentrieren, da es eine wichtige Rolle in unserer täglichen Arbeit spielt.

Inhalt in Kontext setzen

Dank der sozialen Medien hat sich die Art und Weise, wie wir mit Inhalten umgehen, dramatisch verändert. Das Konzept eines Dokuments war früher ein Stück Papier, das digitalisiert wurde. Jetzt verfügt jeder Mitarbeiter über die Leistung eines Multimedia-Studios auf seinem Telefon oder Laptop. Werbung

Jetzt stellt sich die Frage, wie sie dies nutzen und gleichzeitig produktiver sein können. Ein Versicherungsvertreter muss beispielsweise Videos, Bilder und Formulare verarbeiten, um einen Schadenfall zu beschleunigen. Es wäre sinnvoller, diese Informationen auf eine leicht verständliche und leicht zu navigierende Art und Weise zu kombinieren. Das Einfügen von Inhalten in den Kontext erhöht nicht nur die Klarheit. Dies verbessert auch die Produktivität, da die Informationen besser umsetzbar sind.

Brechen Sie nicht die Kette

Wir waren alle da - wir sind an einem Punkt angelangt, an dem wir an einem Projekt oder einer Aufgabe arbeiten und das Telefon abheben oder eine E-Mail senden müssen, um etwas zu erledigen. Dann warten wir. Überraschenderweise ist E-Mail immer noch der am häufigsten verwendete Mechanismus zum Austauschen von Dateien und Kommentaren in einem typischen Workflow. Werbung

Eine Anwaltskanzlei beispielsweise bereitet ständig Falldokumente vor, die lange Zeugenaussagen, Expertenberichte und Exponate usw. umfassen. Diese Dokumenttypen können mehrere hundert Seiten umfassen und erfordern manchmal Änderungen in letzter Minute, bevor sie an gesendet werden das Gericht. Sie können sich vorstellen, wie viel Personal für das Kompilieren, Bearbeiten, Überprüfen und Senden dieser riesigen Informationsmenge und die potenziellen negativen Auswirkungen auf die Produktivität erforderlich ist. Für Projekte wie diese sind Tools erforderlich, die über das Erstellen, Bearbeiten und E-Mail-Versenden eines PDF-Formulars hinausgehen. Sie benötigen eine End-to-End-Lösung, um den Auftrag schnell und von Anfang bis Ende erfolgreich abzuschließen.

Schütze dich selbst

Wenn Ihre Informationen nicht sicher und geschützt sind, spielt es keine Rolle, wie effizient Ihr Workflow ist. In der heutigen kollaborativen Online-Welt ist es wichtiger denn je, dass Software aktualisiert und Antivirensoftware installiert wird - unabhängig davon, welche Plattform oder welches Gerät Sie verwenden. Eine ungeschützte Umgebung ist eine sichere Bedrohung für die Produktivität und das geistige Eigentum.

Welche Tools und Techniken wenden Sie in Ihrem digitalen Workflow an, um die Produktivität zu maximieren?