Zurück zu den Grundlagen Ihr wöchentlicher Rückblick

Ganz gleich, wie gut Sie organisiert sind, wie gut Ihr System zusammenarbeitet, wie sorgfältig Sie mit der Bearbeitung Ihres Posteingangs, der Erstellung einer Aufgabenliste und der Bearbeitung Ihres Kalenders umgehen, wenn du nicht ab und zu aufhörst, dir das anzuschauen “großes Bild”, Du wirst überwältigt sein. Sie landen einfach reagieren auf das, was auf dich geworfen wird, anstatt proaktiv Erstellen die Bedingungen Ihres Lebens.

Nahezu jeder Produktivitätsexperte empfiehlt eine Überprüfung, sei es ein formaler Prozess, den Sie durchlaufen (wie von David Allen empfohlen), oder einfach ein paar Minuten “meine Zeit” darüber nachzudenken, wo du bist. Obwohl es nichts Magisches an der Woche als Zeiteinheit gibt, eine solche Überprüfung wöchentlich zu machen, scheint am besten zu funktionieren - Es ist ein Zeitblock, der in uns als Planungseinheit sehr tief verwurzelt ist. Werbung

Obwohl es viele Variationen gibt “Rezension” Thema. Die Grundidee ist die gleiche, egal welches System Sie betrachten. Eine wöchentliche Überprüfung besteht aus drei Fragen:

1. Was muss ich in der kommenden Woche tun??
2. Was mache ich falsch, das muss behoben werden?
3. Welche neuen Dinge sollte ich tun, um mein Leben in die Richtung zu lenken, in die ich es haben möchte??

Vorbereiten auf Ihre Überprüfung

Während einige Leute es schaffen, sich mit ihrer Überprüfung in Ordnung zu bringen, wenn sie Zeit finden, ist es für die meisten Menschen weitaus fruchtbarer, jede Woche eine eigene Zeit für eine Überprüfung zu haben. Es sollte eine Gewohnheit sein, ein regelmäßiger Termin, den Sie bei sich behalten.

• Planen Sie Ihre wöchentliche Überprüfung in deinem Kalender. Gönnen Sie sich mindestens eine Stunde, vorzugsweise zwei.
• Beende all deine Arbeit bevor die Überprüfung beginnt.
• Mach es dir gemütlich. Vielleicht möchten Sie an einen Ort, an dem Sie nichts mit Arbeit zu tun haben.
• Nehmen Sie sich 5-10 Minuten Ruhe. Meditieren, kritzeln oder einfach nur auf den Kopf starren - was auch immer nötig ist, um einen zu setzen “Puffer” zwischen dir und deinen alltäglichen Sachen.
• Haben Sie etwas zu schreiben.
• Stellen Sie sicher, dass Sie nicht gestört werden. Dies ist deine Zeit!

Der GTD-Wochenrückblick

Ich habe bereits einen ziemlich gründlichen Überblick über die wöchentliche Rezension geschrieben, wie von David Allen definiert, also beginne ich damit, das zu wiederholen, was ich dort gesagt habe. Eine wöchentliche Überprüfung sollte laut Allen aus folgenden Schritten bestehen: Werbung

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1. Sammeln Sie alle Ihre losen Papiere und legen Sie sie zur Bearbeitung in Ihren Posteingang.
2. Verarbeiten Sie Ihre Notizen um Aktionspunkte, Termine, neue Projekte usw. zu finden.
3. Überprüfen Sie Ihre vorherigen Kalenderdaten um Sie an Ideen, Aufgaben usw. zu erinnern, die Sie zu diesem Zeitpunkt möglicherweise nicht erfasst haben.
4. Überprüfen Sie Ihren bevorstehenden Kalender um zu sehen, ob es neue Aktionen gibt, die Sie zu Ihren Listen hinzufügen müssen.
5. Leere deinen Kopf. Schreiben Sie alles auf, was Sie gerade beschäftigen oder Ihre Aufmerksamkeit erregen.
6. Überprüfen Sie Ihre Projektlisten Um den Status der einzelnen Projekte zu ermitteln und um festzustellen, ob Maßnahmen erforderlich sind, um die einzelnen Projekte voranzutreiben.
7. Überprüfen Sie Ihre nächsten Aktionslisten. Bringen Sie sie auf den neuesten Stand, indem Sie alle Aktionen markieren, die Sie bereits ausgeführt haben. Verwenden Sie abgeschlossene Aktionen als Auslöser, um Sie an weitere Schritte zu erinnern, die Sie ausführen müssen, ohne dass eine Aktion ausgeführt wird.
8. Überprüfen Sie das Warten auf Listen. Fügen Sie Ihren Aktionslisten die entsprechenden Folgemaßnahmen hinzu. Kreuzen Sie alles an, was Sie bereits erhalten haben.
9. Überprüfen Sie alle relevanten Checklisten.
10. Überprüfen Sie Ihre Liste eines Tages / vielleicht und entscheiden Sie, ob es etwas gibt, das Sie in Ihre Liste der aktiven Projekte verschieben möchten.
11. Überprüfen Sie die Projektunterstützungsdateien um sicherzustellen, dass Sie keine neuen Maßnahmen verpasst haben, die Sie ergreifen müssen.
12. Sei kreativ und mutig. Dies ist der schwierigste und am schlechtesten beschriebene Teil des Prozesses in Allens Büchern, was schade ist, da hier die Magie passiert. Nachdem Sie sich über alles klar geworden sind, was Sie im Moment tun müssen, nehmen Sie sich Zeit, um sich neue Ideen auszudenken - riskante, kreative usw. Im Wesentlichen eine frei formulierte Brainstorming-Sitzung rund um das Thema “Was könnte ich tun??”

Diese Schritte folgen einem dreistufigen Format:

1. Klar werden: Binden Sie alle losen Enden der Vorwoche zusammen, damit Sie ein Auge auf die Zukunft werfen können.
2. Holen Sie sich aktuelle: Planen Sie die Schritte, die Sie in der nächsten Woche ausführen müssen, um die Projekte voranzutreiben, an denen Sie gerade arbeiten.
3. Werde kreativ: Denken Sie darüber nach und planen Sie Dinge, die Sie tun könnten, um Ihr Leben in eine neue Richtung zu lenken oder um Sie über Ihr derzeitiges Niveau hinaus voranzubringen.

Ein weiterer Blick auf die wöchentliche Überprüfung

Ich empfinde meine wöchentliche Überprüfung lieber als eine Reihe von Fragen, die beantwortet werden müssen, als eine Reihe von Schritten, die durchgearbeitet werden müssen. Ich versuche zwar immer noch, wöchentlich eine Überprüfung durchzuführen (alle zwei Wochen scheint mir jedoch praktischer zu sein), aber ich mache auch ein paar “Mini-Bewertungen” wie es die Zeit erlaubt, zwischen den vollständigen Überprüfungen.

Ein Mini-Review besteht nur aus ein paar Fragen: Werbung

1. Woran muss ich in den nächsten Tagen arbeiten??
2. Welche Fristen stehen an??
3. Gibt es neue Projekte, an denen ich arbeiten kann??

Ich mache das mit meinem Moleskine vor mir und liste Aufgaben auf, während ich mir jede dieser Fragen durchdenke. (Später werde ich sie in mein Aufgabenverwaltungssystem übertragen - eine Kurzübersicht ist für mich eine Art “Erfassung” eher, als “wird bearbeitet”.)

Der Sinn des Mini-Reviews ist nur sicherzustellen, dass ich auf dem richtigen Weg bleibe und nichts Wichtiges durch die Risse fallen lasse. Wenn ich mich hinsetze, um eine vollständige Rezension zu machen, kümmere ich mich mehr um die Art und Weise, wie sich mein Leben insgesamt entwickelt. Die vollständige Überprüfung besteht aus diesen Fragen:

1. Woran muss ich in den nächsten Tagen arbeiten??
2. Welche Fristen stehen an??
3. Gibt es neue Projekte, an denen ich arbeiten kann??
4. Was ist in der letzten Woche schief gelaufen? Welche Lehren kann ich daraus ziehen??
5. Was ist in der letzten Woche gut gelaufen? Wie kann ich sicherstellen, dass mehr davon passiert??
6. Wie gut bin ich mit all meinen Pflichten und Verpflichtungen Schritt zu halten?
7. Worauf muss ich vorbereitet sein??
8. Welche Hilfe brauche ich??
9. Trägt alles, was ich tue, dazu bei, meine Ziele zu erreichen? Was kann ich gegen das tun, was nicht ist??
10. Bin ich glücklich, wo ich bin? Was würde ich gerne ändern?
11. Was sind meine Ziele für die nächste Woche? Monat? 90 Tage?

Ich mag das Frage / Antwort-Format besser als Allens Schritt für Schritt, weil a) ich sowieso die meisten praktischen Dinge tagtäglich mache und b) ich es mag, dass der Fokus der (meisten) dieser Fragen eher bei mir liegt als meine Sachen. Werbung

Das ist schließlich der Punkt der Überprüfung - nicht um mit den Dingen Schritt zu halten, die Sie tun sollten, sondern um sich bei Ihnen selbst zu melden. Und das ist wichtig - Wir neigen dazu, uns nicht näher zu betrachten, sei es, weil es sich egoistisch oder narzisstisch anfühlt, oder weil wir Angst vor dem haben, was wir finden, wenn wir zu genau hinsehen.

Wenn das auch klingt “matschig” für dich, dann brauchst du es wahrscheinlich mehr als die meisten. Denn wie ich immer wieder sage, geht es bei all diesen Produktivitätsaufgaben nicht darum, mehr zu erledigen. Es geht darum, ein besseres Leben zu führen.