Zurück zur Grundlagen-Referenzablage

Eine der größten Ursachen für Unordnung in nahezu jeder Büroumgebung sind nicht archivierte Papiere. Ich denke, jeder leidet zumindest ein bisschen unter dem Keep-It-Syndrom, dieser entsetzlichen Krankheit, die uns dazu bringt, jedes Stück Papier, das unsere Schreibtische durchquert, mit einer mysteriösen Kraft zu durchdringen, die es nahezu unmöglich macht, irgendetwas wegzuwerfen.

Zumindest ein Teil des Problems ist Unentschlossenheit. Viele der Papiere, die wir aufbewahren, sind nicht wirklich notwendig, aber wir behalten sie dann “nur für den Fall” Wir brauchen sie die Straße runter. Da sie nicht besonders nützlich sind, sind sie in keiner Weise sinnvoll zu organisieren, sodass sie in einer bestimmten Reihenfolge gestapelt oder in einen Schuhkarton oder in einen widerspenstigen Aktenschrank geschoben werden.

Aber das ist nur ein Teil des Problems. Ein tieferes Problem ist, dass wir wissen, dass wir etwas brauchen, aber nicht wissen, wie wir es so ablegen sollen, dass es uns aus dem Weg geht, wenn wir es nicht brauchen, aber es einfach macht, es in einem Moment abzurufen, in dem wir es brauchen tun brauchen. Die Angst, etwas Wichtiges zu verlieren oder zu vergessen, kann lähmen und dazu führen, dass wir mehr Dinge weglassen, als wir wegfeilen. Werbung

Das Einreichen von Dokumenten ist wahrscheinlich die einfachste und am wenigsten nachdenkliche Aufgabe, die Sie in einem Büro erledigen können. Da jedoch so viel gefährdet ist, macht es mir große Sorgen - und in praktisch jeder Büroumgebung, in der ich jemals gearbeitet habe, hat diese Angst hat sehr zum Scheitern der Einreichung beigetragen.

Also, was zu tun ist?

Zunächst müssen wir verschiedene Papiersorten unterscheiden. Die ersten sind Projektdateien, die ich zuvor besprochen habe - diese müssen in unmittelbarer Nähe sein und sind in der Regel am einfachsten zu ermitteln. Das zweite sind offizielle Dokumente - Rechnungen, Rechnungen, Quittungen, Formulare, Berichte, Sitzungsprotokolle usw. Diese fallen ebenfalls in natürliche Kategorien, die sich als naheliegend erweisen und leicht zu entwickeln sind, um ein Ablagesystem herum.

Das eigentliche Problemfeld bei der Einreichung ist das Referenzmaterial. Referenzmaterial ist alles, was Informationen enthält, die wir brauchen oder irgendwann brauchen werden und die eine Anwendung haben, die über ihre unmittelbare Verwendung hinausgeht. Für mich ist ein Hauptteil des Referenzmaterials - wir sprechen hier von vielleicht 10.000 Seiten - akademische Artikel und Notizen, die ich gesammelt habe, seit ich vor über einem Jahrzehnt mit dem Abitur angefangen habe. Als Akademiker benutze ich dieses Material, um Artikel zu schreiben, Themen für die Präsentation im Unterricht zu recherchieren und neue Ideen zu provozieren - aber nichts davon nützt mir etwas, wenn ich nicht finde, wonach ich suche, wenn ich suche es. Werbung

Lesen Sie weiter

10 kleine Änderungen, damit sich Ihr Haus wie ein Zuhause anfühlt

Was macht glücklich? 20 Geheimnisse von „immer glücklichen“ Menschen

Wie Sie Ihre übertragbaren Fähigkeiten für einen schnellen Karrierewechsel schärfen

Das System, das sich sofort anbietet, ist alphabetisch, und so habe ich jahrelang die meisten meiner Arbeiten organisiert: alphabetisch nach Nachnamen des Autors, genau wie meine Bücher. Das Problem mit diesem System ist, dass es zwar einfach ist, herauszufinden, wohin neue Artikel gehen - sehen Sie sich nur den Nachnamen des Autors an -, das Abrufen von Dateien jedoch mühsam ist. Wenn ich zum Beispiel Informationen über Lebensmittel-Tabus im Südpazifik haben möchte, muss ich daran denken, dass Margaret Mead über dieses Thema geschrieben hat. Mead ist leicht zu merken - sie ist wahrscheinlich die berühmteste aller Anthropologen -, aber was ist, wenn das von mir gewünschte Papier ein Blick auf einen Autor ist, an den ich mich nicht erinnern kann, vielleicht ein Doktorand an einer unbekannten Universität??

Um das Problem des Abrufs zu lösen, habe ich viele meiner Dateien nach Hauptthemen geordnet. Dies ist das System, das David Allen empfiehlt Dinge erledigen, und es hilft sehr beim Abrufen. Nach mehreren Jahren themenbezogener Ablage hatte ich mehrere übersichtliche Schubladen mit Ordnern, die alphabetisch nach Themen geordnet waren: “Kolonialismus” nach dem “Kalter Krieg” und davor “Aufstandsbekämpfung”. Es war ein Kinderspiel, einen Ordner voller Referenzen zu einem bestimmten Thema zu finden.

Auf dem Aktenschrank lag jedoch ein wachsender Stapel nicht eingereichter Papiere. Nicht dateifähig Papiere. Artikel, die sich gleichermaßen mit zwei oder mehr Themen befassten, Artikel, die sich nicht für eine leicht zu merkende Themenüberschrift eigneten, und so weiter. Wie Allen feststellt, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie etwas einreichen, drastisch, wenn es länger als ein paar Sekunden dauert - die Einreichung muss schnell, einfach und sogar unterhaltsam sein, oder wir werden uns dagegen wehren. Das bedeutet, dass ich, als mein Arbeitshaufen nicht in wenigen Sekunden kategorisiert, etikettiert und archiviert werden konnte, immer mehr Widerstand gegen das Einreichen von Dokumenten leistete.

Und so fiel mein Papierreich. Werbung

Betritt den Papierdrachen

Das System, das ich zu implementieren beginne, ist von dem System inspiriert, das von der Paper Tiger-Dokumentenverwaltungssoftware verwendet wird. Im Paper Tiger-System werden Dateien nummeriert und von niedrig nach hoch abgelegt. Jedes neue Dokument oder jede neue Dokumentgruppe wird in den nächsten verfügbaren leeren Ordner verschoben, und eine Beschreibung des Inhalts und der Schlüsselwörter wird unter der Nummer dieses Ordners in die Datenbank der Software eingegeben. Mein Ordner mit Ressourcen zur Aufstandsbekämpfung befindet sich möglicherweise im Ordner 08174. Um es zu finden, suche ich einfach in der Datenbank nach “Aufstandsbekämpfung”, das sagt mir genau, wo die Dokumente sind, die ich brauche.

Die Paper Tiger-Software ist nicht billig - die Vollversion für einzelne Endbenutzer kostet rund 170 US-Dollar. Stattdessen erstelle ich eine einfache Tabelle mit folgenden Spalten:

Ordner # | Titel | Autor | Stichwörter | Anmerkungen

Die Ordnernummernspalte ist bereits mit 1000 nummeriert (oder eigentlich mit 01000 - ich kann bei Bedarf weitere Nummern bis zu 99.999 hinzufügen. Ich denke hier an Langstrecken!). Die Idee ist, dass ich CTRL-F suchen kann, um etwas zu finden. Später kann ich Abfragen für die Tabelle erstellen, aber vorerst eine einfache “auf Seite finden” Suche sollte ausreichen. Später noch kann ich den gesamten Shebang in Access oder eine andere Datenbank importieren - vielleicht werde ich eines Wochenendes verrückt und importiere ihn in MySQL und schreibe ein Ruby on Rails-Frontend! (Ich wollte schon immer Ruby on Rails lernen ...) Werbung

Der Paper Tiger ist im Wesentlichen ein Kennzeichnungssystem für physische Dokumente (obwohl es technisch erweiterbar ist, um digitale Dokumente auf meinem PC oder in der Tat jeden Gegenstand zu erfassen, den ich katalogisieren wollte. Wichtig ist jedoch, dass es beide Probleme löst der Ablage - ohne auf eine Themenüberschrift beschränkt zu sein, muss ich mir keine Sorgen mehr machen, dass ich etwas nicht finden kann, weil ich es unter abgelegt habe “Imperialismus” und suchte es unter “Kolonialismus” - und das Problem des Wiederauffindens - die einzige Fähigkeit, die ich brauche, um eine Datei zu finden, ist das Zählen.

Was ist mit dir? Wie haben Sie Ihre Anmeldeprobleme gelöst - oder haben Sie? Was hat in der Vergangenheit (oder Gegenwart) nicht für Sie funktioniert und was? Teilen Sie uns Ihre Meinung in den Kommentaren mit.