Eine neue Produktivität für das Smartphone-Zeitalter

Vor ungefähr einem Jahr habe ich in einem Blackberry-Forum eine Frage veröffentlicht, wie die Geräte dazu beigetragen haben, die Produktivität von Profis zu steigern.

Die Antworten, die ich erhielt, entsprachen denen, an die ich mich am meisten erinnere: “Ich bin produktiver, weil ich meine E-Mails im Zug von und zur Arbeit abrufen kann.”

Dies schien zu der Zeit eine vernünftige Antwort zu sein. Als Person, die etwas nervös wird, wenn ich nichts Produktives zu tun habe, könnte ich erzählen. Während ich nicht mit dem Zug fahre, ist der Wert der Konvertierung “Ausfallzeit” zu produktiver Zeit ist ein ziemlich attraktiver.

Und anscheinend bin ich nicht allein.

Eine kürzlich durchgeführte Umfrage unter 1 Million Nutzern in 34 Ländern ergab, dass 62% der Befragten der Meinung sind, dass ihre Arbeitsproduktivität hoch ist “viel besser” dank neuer technik. 75% sehen die Möglichkeit, mit Geräten wie Smartphones und Laptops in ständigem Kontakt mit der Arbeit zu bleiben, als positive Entwicklung an.

Offenbar, “Produktivität” wurde neu definiert.

Nach unserer neuen Definition hat Produktivität etwas mit zwei Dingen zu tun: dem Konvertieren “Ausfallzeit” Zeit zu arbeiten und in der Lage zu sein “in Kontakt bleiben” mit dem, was zu jeder Zeit bei der Arbeit passiert. Diese Art von Engagement war früher verbunden mit “Tippe A” Führungskräfte, aber heutzutage kann jeder mit den richtigen Werkzeugen am Spaß teilnehmen. Werbung

“Spaß” Das mag ein starkes Wort sein, aber viele von uns möchten gerne neue Wege finden, um effektiv zu sein, und möchten das Gefühl haben, dass wir unsere Zeit besser verwalten können.

Was jedoch im Leben vieler Profis tatsächlich passiert, ist überhaupt nicht amüsant. Ihre Unternehmen haben die ihnen durch die Technologie und die Rezession gebotene Gelegenheit genutzt, um die Mitarbeiter zu überzeugen, mehr auszugeben “Ausfallzeit” arbeiten. Gleichzeitig senden sie eine subtile Botschaft, die “in Kontakt bleiben” Arbeit bedeutet auch, 52 Wochen im Jahr rund um die Uhr erreichbar zu sein.

Konvertieren “Ausfallzeit” Heutzutage hat sich anscheinend jeder mit einem Smartphone angewöhnt, ständig zu versuchen, zu konvertieren “Ausfallzeit” in nützliche Arbeitszeit. Hier einige Beispiele aus dem Alltag, wie viele Profis ihre konvertieren “Ausfallzeit.”

• - Ein Manager fährt auf der Autobahn um 70 Uhr. Sendet eine SMS an sein Team (während er heißen Kaffee auf seinen Schoß schüttet)
• - Ein Ingenieur in einer Besprechung, die langsam verläuft, überprüft ihre E-Mails und antwortet (zwei ihr zugewiesene Aktionselemente fehlen).
• - Ein Buchhalter, der seinem Kind beim Baseballspielen am Samstagmorgen zuschaut, schließt einen Deal im vierten Inning per Handy ab (und belügt seinen Sohn, dass er seinen ersten Fang gemacht hat).
• - Ein Vorgesetzter, der an 3 Tagen Training zur persönlichen Produktivität teilnimmt, kann sein Smartphone nicht länger als 15 Minuten unberührt lassen (und beklagt sich später, dass der Trainer ineffektiv war).
• - Ein Berater, der mit einem Kunden am Telefon spricht, erinnert sich, dass er eine dringende Nachricht an einen Kollegen hätte senden sollen, und tut dies im Stillen (auch wenn der Kunde den plötzlichen Aufmerksamkeitsverlust bemerkt und dies als mangelndes Interesse an der Fortsetzung der Beziehung interpretiert).
• - Ein Anwalt, der hart fährt, bringt sein Smartphone wieder zum Urinal, wo er mehrere Aufgaben ausführen kann (… und wird von dem Ehemann seines Chefs bemerkt, der sein Smartphone gerade fünf Minuten zuvor ausgeliehen hat).
• - Eine Familie jubelt unisono, als Mutter, die Geschäftsführerin, ihr Smartphone fünf Stunden nach Beginn der Ferien zu Hause vergisst (und verzweifelt, als FedEx es am nächsten Tag ausliefert).

Ich habe kürzlich einen Kunden gefragt: “Wie verlief Ihre große Präsentation vor der Geschäftsleitung??” Sie hat geantwortet: “OK ... aber der CEO verbrachte die ganze Stunde mit seinem (expletiven) Blackberry.”

Dies war eine schlechte Nachricht für meinen Kunden, dessen Projekt nun vom CEO als ein weiterer Teil von ihm angesehen wurde “Ausfallzeit.”

Wenn dies alles Beispiele für Konvertierungsversuche sind “Ausfallzeit” Beachten Sie in der nützlichen Zeit die Art und Weise, in der “Ausfallzeit” wurde erweitert. Dies ist mehr als die Zeit auszufüllen, die man in einem Zug sitzen würde. Die Gewohnheit hat jeden Winkel unseres Lebens erobert, niemanden verschont und uns viel gekostet.

Zu diesem Zeitpunkt schütteln viele von Ihnen wahrscheinlich aufgrund der schlechten Etikette den Kopf. Ich tat dasselbe, bis ich anfing, an die Denkweise der beteiligten Angestellten zu denken.

Alle oben aufgeführten Gewohnheiten wurden von gut gemeinten Fachleuten entwickelt - sie versuchten, ihre Produktivität durch Konvertierung zu steigern “Ausfallzeit” in etwas von Wert. Unglücklicherweise ist es schwer aufzuhören, wenn wir Menschen erst einmal an einer Gewohnheit festhalten, und am Ende setzen wir sie unangemessen ein, sehr zum Ärger anderer in unserem Leben. In diesem Moment ist der Spaß verschwunden und die Gewohnheit ist zu einer leeren, automatischen Praxis geworden, die mehr schadet als nützt. Werbung

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Das Schlimmste ist, dass in vielen Unternehmen die Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen, da sie häufig die ersten Benutzer dieser Geräte sind und die Mitarbeiter mit der größten Wahrscheinlichkeit ihre Arbeit in jede verfügbare Minute ihres Lebens quetschen.

Sie sind auch diejenigen, die nicht bereit sind, die Verbindung zwischen sich und ihren Kollegen für ein paar Stunden pro Tag zu trennen.

In Kontakt mit der Arbeit bleiben Ein Freund von mir erzählte mir einmal die Geschichte eines Managers eines überstürzten Angestellten, der für die Organisation unerlässlich war, sich aber häufig beschwerte und mit dem Verlassen drohte. Innerhalb weniger Monate heiratete er, kaufte ein Haus und bekam ein Baby.

Nach diesen glücklichen Ereignissen überholte sein Manager meinen Freund in der Halle, als er die neuesten glücklichen Nachrichten hörte, und flüsterte verschwörerisch: “Ich habe ihn jetzt!” Mit anderen Worten, aufgrund seiner neuen familiären und finanziellen Verpflichtungen war es unwahrscheinlich, dass der wilde Angestellte mehr Ärger aufwirft, und er würde sich wahrscheinlich in eine komfortable Routine des Unternehmensdienstes einfinden, bei der er seine Rente, seine Leistungen und 401 (k) im Auge behält..

Der Sinn der Geschichte? Es gibt Führungskräfte und Manager, die ihren Mitarbeitern gerne Smartphones schenken, und in einigen Unternehmen wird dies als Belohnung und als Statussymbol angesehen.

Viele von ihnen wissen jedoch, dass sie, wenn ein Mitarbeiter das Gerät akzeptiert, wahrscheinlich der Gruppe der immer erreichbaren Mitarbeiter beitreten und sich auf viele Verhaltensweisen ihrer Vorgesetzten einlassen, wie zum Beispiel: - Senden und Empfang von Nachrichten um 2.30 Uhr - Nutzung von Wochenenden, Ferien und Feiertagen zur Abwicklung von Unternehmensgeschäften - implizite Zustimmung zur Beantwortung aller Nachrichten innerhalb eines kurzen Zeitrahmens - Unterbrechen von JEDER Aktivität an “Finde heraus, was mein Chef will”

(Wenn die Geschichten, die auf YouTube und in Blogs erzählt werden, wahr sind, kann heutzutage alles durch Smartphone-Nutzung unterbrochen werden!)

Um es machiavellistischer auszudrücken: Unternehmen haben einen Weg gefunden, Zeit und Aufmerksamkeit, die Mitarbeiter früher alleine, mit ihren Familien und mit ihren Freunden verbrachten, in Unternehmenszeit umzuwandeln. Es beginnt mit dem Geschenk eines Smartphones. Werbung

Ich bezweifle wirklich, dass es einen Masterplan gibt, bezweifle aber nicht, dass eine Managerin den Unterschied zwischen ihren Mitarbeitern, die immer erreichbar sind, und denen, die nicht erreichbar sind, nicht weiß. Unternehmen können ihre Produktivität erheblich steigern, indem sie einfach Smartphones an ihre Mitarbeiter verschenken und dabei den zusätzlichen Stress, der dadurch entsteht, ignorieren.

Es gibt jedoch einige Unternehmen, die bemerken, was gerade passiert.

Aufgeklärte Unternehmen nehmen eine Seite aus der Ärzteschaft heraus, die längst erkannt hat, dass es wichtig ist, gewisse Grenzen im Leben ihrer Fachkräfte einzuhalten. Unternehmen können Richtlinien festlegen, die den Zeitaufwand klar definieren “auf Arbeit,” “auf Abruf” und “weg von der Arbeit.” Sie erkennen an, dass dies drei unterschiedliche Modi sind, die durchgesetzt werden müssen, wenn erwartet wird, dass Mitarbeiter optimal funktionieren.

Die meisten Mitarbeiter befinden sich jedoch in nicht aufgeklärten Unternehmen und müssen ihren eigenen Weg gehen, beginnend mit 3 Schritten, die sie unternehmen müssen.

Der erste Schritt besteht darin, die unproduktiven Gewohnheiten in ihrem Zeitmanagementsystem zu identifizieren. Sie können die Art von Analyse durchführen, die ich auf meiner Website (www.2time-sys.com) beschreibe, um die Stärken und Schwächen zu finden.

Der zweite Schritt besteht darin, einen Verbesserungsplan zu erstellen, in dem die zu ändernden Gewohnheiten sowie einige Zieldaten aufgeführt sind. Dies gibt ihnen einige realistische Ziele zu hören.

Im dritten Schritt müssen sie eine Umgebung schaffen, damit die Gewohnheitsänderungen leichter wirksam werden. Leider ändern sich die meisten Gewohnheiten nicht einfach oder schnell, und die richtige Mischung der Stützen kann den Unterschied ausmachen.

Mitarbeiter, die diese persönliche Reise angetreten haben, müssen einen Plan erstellen, um das Führungsteam aufzuklären. Die meisten Smartphones wurden von der Geschäftsführerin und ihren direkten Mitarbeitern eingesetzt, und sie haben höchstwahrscheinlich beispielsweise eine Kultur der 24-Stunden-Verfügbarkeit für das Unternehmen eingeführt. Werbung

In einem solchen Bestreben brauchen Mitarbeiter Verbündete auf allen Ebenen, um zu demonstrieren, dass schlechte Gewohnheiten, die in der Executive Suite entwickelt wurden, Chaos anrichten können, wenn sie auf ein gesamtes Unternehmen ausgeweitet werden. (Es stehen immer mehr Daten zur Verfügung, die für diese Bemühungen verwendet werden können.) Bei einer Intervention können Führungskräfte gebeten werden, sich ein unternehmensübergreifendes Meeting vorzustellen, bei dem die Hälfte der Teilnehmer den größten Teil des Meetings auf ihrem Smartphone verbringt, das im Internet verloren geht -Platz. (Einige würden einfach argumentieren, dass sie dem guten Beispiel ihres CEO folgen!)

Wenn das Führungsteam überzeugt ist, dass diese Verhaltensweisen destruktiv sind, kann das Unternehmen bestimmte Änderungen vornehmen.

Zum Beispiel hat die US-Bundesregierung die Nutzung von Mobiltelefonen durch ihre Mitarbeiter verboten, während sie Regierungsgeschäfte führen und betreiben. Dies ist teilweise auf offensichtliche Sicherheitsgründe zurückzuführen.

Aus Sicht der Produktivität ist dies jedoch absolut sinnvoll. Es können andere Richtlinien eingeführt werden, um die Verwendung von Smartphones und Laptops außerhalb der Geschäftszeiten zu beschränken. (In einigen Unternehmen ist das Ausschalten aller Messaging-Geräte zwischen 12:00 und 6:00 Uhr ein wichtiger Schritt.)

Jedes Unternehmen muss sich mit seiner Kultur und seiner Strategie auseinandersetzen und diese Veränderungen auf sinnvolle Weise einleiten. Sie müssen berücksichtigen, dass die Änderung von Gewohnheiten Zeit braucht und dass eine neue Kultur nicht im Nu geboren werden kann.

Die einzelne Mitarbeiterin, die sich für einen Wechsel ihres Unternehmens entscheidet, hat jedoch eine sehr schwierige Aufgabe vor sich, da sie feststellt, dass Smartphones in den letzten Jahren mehr zur Veränderung der Unternehmenskultur beigetragen haben als jede Vision oder jeder zweitägige Rückzug. Sie muss sich darüber im Klaren sein, dass einige Führungskräfte entscheiden, dass sie die Dinge mögen und nichts ändern wollen. Diejenigen Unternehmen, die diesen Weg einschlagen, werden wahrscheinlich keine unmittelbaren Auswirkungen feststellen, da die Mitarbeiter an ihren Jobs festhalten, weil sie befürchten, sie zu verlieren, aber sie zahlen später. Irgendwann in der Zukunft wird die Produktivität in großem Umfang beeinträchtigt, da sich die Mitarbeiter selbst verbrennen und das Endergebnis darunter leidet.

Es ist viel besser, die kleinen, aufgeklärten Änderungen jetzt vorzunehmen, als zu warten, bis die Kosten höher sind und der erforderliche Aufwand unmöglich zu sein scheint.

Der Einstieg erfordert nur ein oder zwei Mitarbeiter, die bereit sind, die Bedeutung der Produktivität für sich und ihre Unternehmen neu zu definieren, um langfristig nachhaltige Ergebnisse zu erzielen.