7 Möglichkeiten, durch Dokumentation schneller zu arbeiten

Heutige Unternehmer haben es besser und schlechter als jede Generation ihrer Kollegen in der Vergangenheit. Die Fülle an Technologien und Werkzeugen, die uns zur Verfügung stehen, ist bis zum Ersticken überwältigend, aber bei richtiger Verwendung können diese Werkzeuge unglaublich leistungsstark sein.

Jeden Tag werde ich mit Anzeigen für neue Tools, Dienste und Apps bombardiert, die mich angeblich effizienter machen und mir helfen, mehr aus meinem Geschäft herauszuholen. In Wahrheit hilft mir jedoch nur 1 von 100 dieser Dinge jemals persönlich. Ich habe festgestellt, dass es hilfreich ist, früh und häufig zu dokumentieren, was Sie tun und wie Sie es tun. Um Ihnen dabei zu helfen, dasselbe für Ihr Unternehmen zu tun, finden Sie hier sieben einfache Tipps, mit denen Sie dokumentieren können, wie Ihr Unternehmen funktioniert, welche Tools Sie verwenden und was Sie versucht haben (ob erfolgreich oder nicht)..

Verwenden Sie Software

Notizbücher, Haftnotizen und E-Mails sind keine guten Tools, um die Funktionsweise Ihres Unternehmens im Auge zu behalten. Sie können mit Sicherheit eine Menge Geld ausgeben und teure Software wie Omnifocus kaufen, um Aufgaben zu organisieren und Listen zu erstellen, oder Sie können es einfach halten.

Für all meine Dokumentationsanforderungen benutze ich Evernote. Ich habe mein Geschäft in fünf Hauptkomponenten unterteilt - Verkauf, Marketing, Produktion, Management und Finanzen - und separate Notizbücher erstellt, in denen ich mir Notizen über bestimmte Aufgaben mache, die ich täglich, wöchentlich oder monatlich erledige. Von Quittungen und Steuerunterlagen bis hin zu E-Mails, die wir an Interessenten senden, habe ich alles in ungefähr 25 sorgfältig organisierten Journalen und alles ist kostenlos. Werbung

Gehen Sie mobil

Unabhängig davon, für welches Tool Sie sich entscheiden, stellen Sie sicher, dass es eine mobile Komponente enthält. Evernote ist genau das Richtige für mich. Dies ist einer der Gründe, warum ich damit angefangen habe. Eine andere App, die ich für die mobile Integration mag, ist Day One, eine Journaling-App. Mit der Desktop- und iOS-Version für Mobilgeräte ist Tag 1 eine großartige Möglichkeit, Notizen über meine Aktivitäten und Bedenken an einem bestimmten Tag zu machen.

Arbeiten Sie mit Kollegen und Kunden zusammen

Auch wenn Sie zu 100% alleine arbeiten, haben Sie keine Angst davor, andere Leute in Ihrer Branche (oder sogar Ihre Kunden) zu fragen, was sie über einen bestimmten Prozess denken.

Wir binden unsere Kunden aktiv ein und fragen, was sie von unseren Verkaufsprozessen, unseren Marketingtechniken und dem Service halten, den sie erhalten haben. Was nützt es, einen komplexen Prozess zu dokumentieren, wenn Sie zwei Jahre später feststellen, dass Ihre Kunden ihn hassen??

Verwenden Sie GTD, um Prioritäten zu setzen

David Allen Dinge erledigen ist eines der wichtigsten Bücher, die jemals über Produktivität geschrieben wurden, und es gibt eine ganze Kategorie von Software, die sich um die Konzepte in diesem Buch dreht. Werbung

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Die Grundidee ist ziemlich einfach: Wenn eine Aufgabe eingeht, wird sofort darauf reagiert. Die Aufgabe wird entweder mit Datum und Uhrzeit für die Fertigstellung in Ihre Aufgabenliste aufgenommen, zur späteren Prüfung in einen Papierkorb verschoben oder an einen Mitarbeiter oder Auftragnehmer weitergeleitet, der die Aufgabe für Sie erledigt. Alle Aufgaben müssen umsetzbar sein. Das Letzte, was Sie in drei Wochen sehen möchten, ist eine Aufgabe auf Ihrer Liste, die besagt “neue Kunden gewinnen”. Ich danke dir selbst, das ist sehr spezifisch.

Die GTD-Methode des Aufgabenmanagements hilft bei der Dokumentation, da Sie gezwungen sind, in prioritären und umsetzbaren Aufgaben zu denken. Wenn Sie das tun, ist es viel einfacher, eine Liste der Aufgaben zu erstellen.

Überprüfen Sie die Notizen einmal im Monat

Wenn Sie so viele Notizen machen, ist es einfach, sich täglich hinzusetzen, sie durchzulesen und ein Muster zu erstellen. Um jedoch die Rendite Ihrer Zeitinvestition zu maximieren, ist es wichtig, dass Sie Ihre Notizen nur einmal im Monat überprüfen.

Wenn Sie dies tun, passieren drei Dinge: Werbung

1. Sie sehen klare Muster
2. Sie können diese Muster in Prozessen organisieren
3. Sie können basierend auf Ihren Prozessen Pläne für den nächsten Monat erstellen

Besser noch, Sie werden nicht täglich von dem Drang abgelenkt, Ihren Zeitplan zwangsweise neu zu organisieren. Es wird nur einmal im Monat gemacht.

Teilen Sie Notizen mit Kunden

Bitten Sie Kunden und Kunden nicht nur um Feedback. Zeigen Sie ihnen genau, was Sie aufnehmen. Wir verwenden interne Notizen als Marketingmaterial und senden potenziellen Kunden einen vollständigen Überblick über unsere Tätigkeiten und unsere Vorgehensweise, damit sie sehen können, wen sie einstellen.

Es schafft nicht nur Vertrauen wegen der Transparenz; Dies ermöglicht es uns, Probleme zu klären, bevor ein Projekt gestartet wird, das ansonsten Probleme verursachen würde.

Halte nichts heilig

Ihr Geschäft ist etwas Besonderes für Sie, und es gibt bestimmte Dinge, die Sie seit Jahren tun, die gut funktionieren, aber die Dinge ändern sich. Unabhängig davon, ob Sie schnell wachsen oder aufgrund von technologischen Fortschritten wichtige Änderungen vornehmen müssen, müssen Sie bereit und gewillt sein, alte Prozesse zu überarbeiten, wenn sie nicht mehr so ​​gut funktionieren. Wenn Sie sich ständig merken, was Sie tun und wie Sie es tun, sehen Sie diese Muster schneller und können sich in Echtzeit anpassen, nicht erst nach Wochen oder Monaten. Diese Art von Agilität ist äußerst wichtig, wenn Sie versuchen, der sich ständig weiterentwickelnden Kurve des Online-Geschäfts einen Schritt voraus zu sein. Werbung

Eines der wertvollsten Vermögenswerte Ihres Unternehmens befindet sich in Ihrem Kopf. Es sind die Schritte, die Sie jeden Tag unternehmen, um Dinge zu erledigen. Wenn Sie diese aufschreiben, können Sie nahezu jeden Aspekt Ihrer Arbeit automatisieren, auslagern und optimieren. Das heißt nicht du müssen, zu ... haben Stellen Sie jemanden ein, der Sie ersetzt, aber Sie sind dem Punkt, an dem Sie es könnten, umso näher.

Die vollständige Dokumentation braucht Zeit, aber wenn Sie jetzt anfangen, werden Sie fast sofort positive Ergebnisse sehen, und mit der Zeit werden Sie hoffentlich eine Angewohnheit entwickeln, die es Ihnen ermöglicht, nahezu jede Aufgabe auf Ihrer To-Do-Liste zu durcharbeiten.