5 Arten von E-Mails, die Sie automatisch filtern sollten

Wie viele E-Mails haben Sie gerade in Ihrem Posteingang? Bist du ein Inbox-Zero-Freak wie ich? Oder haben Sie E-Mails angehäuft und ungelesen, von denen Sie hoffen, dass Sie Zeit dafür haben?

Ich urteile nicht - ich hatte früher einen so unordentlichen Posteingang wie jeder andere. Und selbst jetzt, wenn ich in den Urlaub fahre oder meine E-Mails nicht zu lange checke, kann es zu einem Haufen Ärger kommen: Die E-Mails häufen sich und es kann eine echte Aufgabe sein, in meinen leeren Posteingang zurückzukehren.

Ich habe ein paar Tipps im Ärmel, um den Umgang mit E-Mails zu erleichtern - und ich habe festgestellt, dass die beste Verteidigung eine starke Beleidigung ist. In diesem Artikel werde ich Ihnen einige konkrete Tipps und Beispiele geben, um die Anzahl der E-Mails in Ihrem Posteingang sofort zu verringern - und Ihnen dabei zu helfen, dies durch die Verwendung von Filtern langfristig aufrechtzuerhalten.
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Was sind E-Mail-Filter??

Der E-Mail-Filter ist wie meine eigenen kleinen virtuellen E-Mail-Assistenten. Sie fordern jeden auf, jede E-Mail auf bestimmte Dinge zu überprüfen und ihr dann eine bestimmte Aktion mitzuteilen, die damit zu tun hat. Zu den Kriterien, die Sie überprüfen können, gehören:

• Von wem ist es??
• Wem gehört es??
• Welche Wörter sind in dem Thema?
• Welche Worte sind im Körper?

Einige Aktionen, die Sie normalerweise ausführen können, sind:

• Lösche es
• Markiere es als gelesen
• Archiviere es irgendwo
• Senden Sie eine automatische Antwort

Ich benutze GMail und ich weiß, dass Outlook (und die meisten Desktop-Programme) diese Funktion haben. Sie müssen sich bei Ihrem Webmail-Anbieter erkundigen, wie das funktioniert. Nach dieser kurzen Einführung sind hier die fünf Arten von E-Mails, die ich immer filtere.

1. E-Mail-Newsletter

Jedes Blog, für das ich mich anmelde, jede Marketing-E-Mail-Liste - das erste, was ich nach der Bestätigung meines Abonnements tue, ist, einen Filter einzurichten, um dies automatisch in eine zu filtern “Lesen” Eimer. Ich mache das auf zwei Arten: Werbung

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1. Verwenden Sie das + Symbol um eine eindeutige E-Mail-Adresse zu erstellen. Zum Beispiel, wenn Sie sind [email protected], Sie erhalten auch E-Mails, die an gesendet wurden [email protected]. Ich verwende eine ähnliche Strategie, sodass alle meine E-Mail-Newsletter an ein bestimmtes E-Mail-Konto gesendet werden, das automatisch in einen E-Mail-Eimer gefiltert wird, um später gelesen zu werden.
2. Filtern nach Absender. Ein bisschen langweiliger, aber Sie können auch individuelle Filter für jeden Absender einrichten.

2. Freunde, die mir Artikel weiterleiten

Ich habe einen Freund, der mir ständig politische Artikel von einer Handvoll Websites schickt. Obwohl sie anonym von http://stopforwarding.com/ per E-Mail gesendet und persönlich darüber informiert werden, werden sie nicht aufhören. Ich möchte nicht alle ihre E-Mails filtern, da sie mich gelegentlich mit einer legitimen E-Mail (einer nicht weitergeleiteten E-Mail) versehen..

Deshalb filtere ich sie basierend auf dem Absender und suche im Text ihrer E-Mails nach einer Handvoll Websites. Ich mache das mit vielen Leuten und es hilft, den Müll, den sie mir schicken wollen, von den echten Gesprächen zu trennen, die wir führen. Jede Woche oder so werde ich einen Blick auf meine “Wöchentliche Überprüfung” und sieh dir diese E-Mails dort an - und lösche sie normalerweise einfach.

3. Kommentare und Ping-Benachrichtigungen in meinem Blog

Ich habe einen Vollzeitjob und während ich mein Blog ernst nehme, muss ich nicht alle Kommentare und Trackbacks sofort sehen. Ich versuche, sie jeden Tag oder alle paar Tage zu erreichen, aber ich möchte nicht, dass sie meinen Posteingang verstopfen.

Ich filtere diese in einen Ordner, den ich jede Nacht zu überprüfen versuche - aber wenn ich nicht jede Nacht darauf komme, ist das keine große Sache. Wenn ich dazu komme, versuche ich, sie für mindestens 30 Minuten hintereinander zu verarbeiten, jeden zu besuchen, der auf mich verlinkt hat, vielleicht einen Kommentar zu hinterlassen - und den Leuten zu antworten, die so freundlich waren, auf meinem Blog zu kommentieren . Werbung

4. Facebook / Twitter / Social Media-Benachrichtigungen

Ich muss nicht sofort wissen, wann jemand mir folgt, mich befreundet, Nachrichten an mich weiterleitet usw. Normalerweise überprüfe ich soziale Netzwerke und Medienseiten sowieso mindestens einmal pro Woche und kann die Benachrichtigungen zu diesem Zeitpunkt verarbeiten.

Für eine Weile habe ich alle diese gefiltert und sie dann nach meinem Belieben überprüft. In den meisten Fällen schalte ich die E-Mail-Benachrichtigungen jedoch einfach vollständig aus, wenn ich die Website jetzt häufig genug überprüfe (wie bei Twitter und Facebook).

5. Shop-Aktionen

Ich höre gerne über die neuesten Angebote und Specials, aber es gibt keinen Grund, meinen normalen täglichen Arbeitsablauf zu unterbrechen. Ich schaute es mir an und stellte fest, dass ich vielleicht einmal im Jahr etwas von einem dieser Newsletter kaufen würde - wenn auch nur so oft!

Also filtere ich sie alle in eine “Rückblick Optional” Ordner - und wenn ich Zeit habe, werde ich sie in meiner Freizeit durchsuchen. Wenn nicht - keine große Sache, lösche ich sie nur alle paar Wochen. Werbung

OK, ich habe meine Filter - jetzt was?

Nachdem Sie einige dieser Filter erstellt haben, kann GMail (das, was ich verwende) sie sofort auf dem Posteingang ausführen. Verwenden Sie diese Option, um Elemente mit niedriger Priorität sofort herauszufiltern, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

In Zukunft werden Ihre Filter auf alle neu eingegangenen E-Mails angewendet. Auf diese Weise bleibt Ihr Posteingang sauber, sodass Sie die relevanten, wichtigen E-Mails zuerst lesen können, bevor Sie in Ihre Ordner navigieren, um diese möglicherweise noch vorhandenen E-Mails mit niedriger Priorität zu bearbeiten wichtig für Sie - aber nicht so schnell eine Antwort benötigen.