15 Tipps zum Organisieren von Büros und zum Erledigen weiterer Aufgaben

Sie denken vielleicht, Sie hätten keine Zeit, Ihr Büro zu organisieren, aber wenn Sie wirklich wüssten, wie viel Zeit Sie diese Desorganisation gekostet hat, würden Sie es sich noch einmal überlegen.

Das Umordnen und Bewegen von Pfählen zählt gelegentlich nicht. Sie können Ihren Schreibtisch auch nicht aufräumen, wenn Sie das Chaos in einen Papierkorb oder eine Schreibtischschublade wischen.

Eine relativ ordentliche und ordentliche Bürofläche ebnet den Weg für eine höhere Produktivität und weniger Zeitverschwendung.

Die Organisation Ihres Büros muss nicht Tage in Anspruch nehmen, sondern kann nacheinander erfolgen. In der Tat ist die Aufrechterhaltung eines organisierten Büros viel effektiver, wenn Sie es wie ein laufendes Projekt behandeln, anstatt wie einen massiven Angriff.

Wenn Sie für den Einstieg bereit sind, können Sie mit den folgenden Organisationstipps Ihr Büro in einen effizienten Arbeitsbereich verwandeln.

1. Reinigen Sie Ihr Büro

Entflechten, leeren, zerkleinern, alles loswerden, was Sie nicht brauchen oder wollen. Umschauen. Was hast du eine Weile nicht mehr benutzt??

Nehmen Sie jeweils einen Bereich ein. Wenn es nicht funktioniert, senden Sie es zur Reparatur oder werfen Sie es weg. Wenn Sie es seit Monaten nicht mehr benutzt haben und nicht mehr wissen, wann Sie es tatsächlich brauchen, ist es vorbei. Dies gilt für Möbel, Geräte, Zubehör usw. Werbung

Vergessen Sie nicht Schnickschnack, Pflanzen (echt oder künstlich) und Dekorationen - wenn sie mit Staub bedeckt sind und Ihr Büro schäbig aussehen lassen, sind sie Freiwild.

2. Sammeln und verteilen

Sammeln Sie alle Gegenstände, die nicht dort sind, wo sie hingehören, und platzieren Sie sie dort, wo sie sind.

3. Stellen Sie die Arbeit fest “Zonen”

Entscheiden Sie, welche Art von Aktivität in jedem Bereich Ihres Büros stattfindet. Sie haben wahrscheinlich einen Hauptarbeitsbereich (wahrscheinlich Ihren Schreibtisch), einen Referenzbereich (Aktenschrank, Regale, Ordner) und einen Versorgungsbereich (Schrank, Regale oder Schubladen).

Platzieren Sie die entsprechenden Geräte und Verbrauchsmaterialien so weit wie möglich in der richtigen Umgebung.

4. Nähe

Stellen Sie die Geräte und Verbrauchsmaterialien, die Sie am häufigsten verwenden, in Reichweite auf. Dinge, die Sie selten benutzen, können aufbewahrt oder weggeräumt werden.

5. Holen Sie sich einen guten Etikettierer

Wählen Sie einen Etikettendrucker, der einfach zu bedienen ist. Nehmen Sie sich Zeit, um Regale, Mülleimer und Körbe zu beschriften. Dies erinnert Sie nicht nur daran, wohin die Dinge gehen, sondern hilft auch anderen, die möglicherweise etwas in Ihrem Arbeitsbereich suchen, verwenden oder weglegen müssen.

6. Überarbeiten Sie Ihr Dateisystem

Während wir uns voll und ganz dem digitalen Zeitalter nähern, ist die Notwendigkeit, Papierdateien zu speichern, gesunken. Werbung

Was kann dein Laden digital? Kopieren Sie Dateien? Möglicherweise können Sie einige der Dateien und Ordner entfernen, die Sie in der Vergangenheit verwendet haben. Wenn Sie Dateien auf Ihrem Computer speichern, stellen Sie sicher, dass Sie regelmäßig Sicherungskopien erstellen.

Hier sind einige Speicherideen für die Erstellung eines reibungslosen Ablagesystems:

• Erstellen Sie einen Besprechungsordner - Alles setzen “zu diskutierende Punkte” Dort drin, zusammen mit Gegenständen, die übergeben werden müssen, Berichten, die übergeben werden müssen usw. Es hilft Ihnen, sich auf Besprechungen vorzubereiten, und erspart Ihnen Stress, selbst wenn eine Besprechung verschoben wird.
• Erstellen Sie einen WOR-Ordner - So viele unserer chaotischen Papiere sind Dinge, die auf Eis liegen, bis jemand anderes antwortet oder handelt. Korrigieren Sie sie in einem WOR-Ordner (Waiting on Response). Überprüfen Sie es alle paar Tage auf noch ausstehende Maßnahmen, die Sie möglicherweise nachverfolgen müssen.
• Aufbewahrungsboxen - Verwenden Sie kostengünstige Aufbewahrungsboxen, um archivierte Dateien aufzubewahren und aus Ihrem aktuellen Dateibereich zu entfernen.
• Zeitschriftenkästen - Verwenden Sie Zeitschriftenboxen oder Ordner, um Zeitschriften und Kataloge zu speichern, die Sie wirklich speichern möchten. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie sie wirklich als Referenz oder Recherche benötigen, oder recyceln oder verschenken Sie sie.
• Ordner lesen - Legen Sie eine Datei für Druckartikel und Dokumente fest, die Sie lesen möchten und die nicht dringend sind.
• Dateien archivieren - Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, stellen Sie alle Materialien zusammen und legen Sie sie ab. Halten Sie Ihren “Arbeitsordner” für laufende Projekte.
• Datei wöchentlich - Lassen Sie Ihre Unterlagen nicht stapeln. Legen Sie Ihre Papiere in ein “Einordnen” Ordner und Datei alles einmal pro Woche.

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7. Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf

Entfernen Sie alles, reinigen Sie es gründlich und legen Sie nur die Gegenstände zurück, die für den täglichen Gebrauch unerlässlich sind.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Sachen zu dekodieren, hilft Ihnen diese Dekodierungsformel, Sachen wegzuwerfen, ohne es später zu bereuen.

8. Organisieren Sie Ihren Desktop

Nachdem Sie Ihren Desktop optimiert haben, empfiehlt es sich, ihn zu organisieren.

Verwenden Sie Desktop-Organizer oder Container, um die Elemente auf Ihrem Schreibtisch zu organisieren. Verwenden Sie Papierfächer und Behälter für kleinere Gegenstände. Werbung

Vergessen Sie nicht Ihren Computer-Desktop! Stellen Sie sicher, dass sich alle Dateien oder Bilder in organisierten Ordnern befinden. Ich empfehle Ihnen, Ihren Computer-Desktop täglich zu löschen, bevor Sie die Arbeit verlassen.

9. Organisieren Sie Ihre Schubladen

Legen Sie gebrauchte Gegenstände in die gleiche Schublade, Briefmarken mit Umschlägen, Notizblöcke mit Notizblöcken usw.

Verwenden Sie Schubladenorganisatoren für kleine Gegenstände - Büroklammern, Heftklammern usw. Verwenden Sie eine separate Schublade für persönliche Gegenstände.

10. Separate Posteingänge

Wenn Sie regelmäßig mit anderen Personen zusammenarbeiten, erstellen Sie für jede einen Ordner, ein Fach oder einen Posteingang.

11. Räumen Sie Ihre Stapel

Hoffentlich schaffen Sie mit Ihrem neuen Büro keine Papierstapel mehr, aber Sie müssen immer noch die alten sortieren.

Gehen Sie den Stapel durch (bei Bedarf ein wenig nach dem anderen) und legen Sie ihn an die entsprechende Stelle oder werfen Sie ihn weg.

12. Mails sortieren

Stecken Sie die Post nicht einfach in einen Stapel, um sie zu sortieren oder zu durchsuchen, und nehmen Sie die Teile heraus, die Sie gerade benötigen. Sortieren, sobald Sie es bekommen - Handeln, Lesen, Ablegen, Delegieren oder Weitergeben ... Werbung

13. Vergeben Sie die Löschdaten

Sie müssen nicht jedes Blatt Papier unbegrenzt aufbewahren. Markieren Sie Dateien oder Dokumente, wenn sie geworfen oder zerkleinert werden können.

Einige rechtliche oder finanzielle Dokumente müssen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Anforderungen kennen.

14. Filtern Sie auch Ihre E-Mails

Einige E-Mails sind wichtig zum Lesen, andere sind einfach nicht so wichtig.

Wenn Sie das Filtersystem verwenden, um verschiedene Arten von E-Mails zu kennzeichnen, wissen Sie, welche Priorität sie haben und welche Sie zuerst beantworten müssen.

Schauen Sie sich diese 4 Schritte an, um Posteingang Null zu erreichen.

15. Begradigen Sie Ihren Schreibtisch

Führen Sie am Ende des Tages eine schnelle Glättung durch, damit Sie am nächsten Tag einen sauberen Start haben.

Abschließende Gedanken

Verwenden Sie einen Tipp oder probieren Sie sie alle. Der Aufwand, den Sie in die Schaffung und Pflege eines effizienten Arbeitsbereichs investieren, wird sich in hohem Maße auszahlen.

Anstatt Zeit damit zu verbringen, nach Dingen zu suchen und Haufen zu mischen, können Sie Ihre Zeit damit verbringen… na ja… Arbeiten und Sie werden es genießen, unübersichtlich zu sein!

Ausgewählter Fotocredit: Alesia Kazantceva über unsplash.com