10 E-Mail-Managementfähigkeiten Jeder sollte lernen, produktiver zu sein

Für viele Leute heutzutage ist E-Mail = Arbeit.

Es ist nur die traurige (oder nicht so traurige) Wahrheit der modernen Welt der Fachleute, Unternehmer, Kreativen und aller dazwischen.

Ehrlich gesagt, wenn Sie mit Ihrer E-Mail nicht erfolgreich sind, werden Sie wahrscheinlich auch nicht zur Arbeit kommen.

Schauen wir uns dieses Thema heute genauer an und versuchen, mit unseren E-Mails ein bisschen produktiver zu werden. Der Schlüssel dazu ist, bestimmte E-Mail-Managementfähigkeiten zu beherrschen, zehn davon, um genau zu sein.

1. Wählen Sie Ihre E-Mails aus, um Geld zu verdienen, und priorisieren Sie sie

E-Mail-Verwaltung ist ein Spiel, bei dem Sie wissen, wo Sie am meisten Aufmerksamkeit schenken und was Sie möglicherweise vollständig ignorieren müssen.

Unabhängig von Ihrem Beruf oder der Art des Geschäfts, in dem Sie tätig sind, sollten Sie nach einer bestimmten Kategorie von E-Mails suchen, die einfach mehr Wert haben als alles andere.

Wenn Sie in einer Agentur tätig sind (Design, Schreiben, freiberufliches Arbeiten usw.), sind diese E-Mails normalerweise Ihre Verkaufs-E-Mails oder einige andere E-Mails, die einen Kunden dazu veranlassen, einen Vertrag mit Ihnen zu unterzeichnen. Sie zu meistern ist, wie Sie Geld verdienen. So verwandeln Sie Ihre Stunden in produktiven Output.

Dies ist etwas, worauf Ruben Gamez - Gründer der Bidsketch-Vorschlagssoftware - hinweist, wenn er gefragt wird: “Welche E-Mail-Managementfähigkeiten sollten Unternehmer und Fachleute beherrschen??”

Seine Antwort:

Erfahren Sie, wie Sie E-Mails nach Antwortzeiten segmentieren. Zum Beispiel haben wir bei Bidsketch erfahren, dass die Kunden mit dem Schnellste Antwortzeiten auf Angebote, höhere Verkaufszahlen.

Wie können Sie also reagieren, ohne Ihre Produktivität zu beeinträchtigen? Du solltest Verkaufsrelevante E-Mails anders behandeln, und senden Sie sie entweder an einen anderen Ordner oder an eine andere E-Mail-Adresse. Dies hinterlässt eine viel überschaubarere Anzahl von Nachrichten, auf die unmittelbar nach dem Eingang geantwortet werden kann. Andere Arten von Nachrichten können (und sollten) warten.

2. Berühren Sie jede E-Mail nur einmal

Hier ist was ich meine. Es ist für uns sehr verbreitet, eine wichtige E-Mail mit einem Stern zu kennzeichnen und uns mitzuteilen, dass wir später darauf zurückkommen. Dann kommt später und wir wiederholen den Vorgang noch einmal und denken nach, “Ich werde mich morgen darum kümmern.”

Dies ist eine große Zeitverschwendung.

Eine einfachere Lösung?

Probieren Sie eine Variation der “Berühre es einmal” Prinzip, das mir Ann Gomez beigebracht hat.

Kurz gesagt, verarbeiten Sie jede E-Mail beim ersten Mal “berühren” es. Dies bedeutet, entweder sofort auf diese E-Mail zu antworten oder eine separate Aufgabe für sie an einer anderen Stelle zu erstellen. Auf diese Weise bleibt Ihr Posteingang frei.

3. Behandeln Sie Ihren Posteingang nicht als Aufgabenliste

Ihr Posteingang ist einfach nicht so organisiert, dass er als Aufgabenliste behandelt werden muss. Wenn Sie dies tun, werden Sie sich schnell im Meer von markierten E-Mails, halbfertigen Entwürfen und wahrscheinlich mehr als einer Handvoll Menschen wiederfinden, die sich über Sie ärgern.

Verwandeln Sie stattdessen E-Mails in Aufgaben und verschieben Sie sie anschließend in andere Tools.

Meine Empfehlung ist, Todoist für diesen Zweck zu verwenden. Kurz gesagt, es ist ein Cloud-basierter To-Do-Listen- und Task-Manager. Darüber hinaus ist es sehr gut in Google Mail integriert, was die Dinge für Sie noch einfacher machen dürfte.

Kurz gesagt, wenn Sie auf eine E-Mail stoßen, die eine Aktion erfordert, verwandeln Sie sie in eine Todoist-Aufgabe und löschen Sie sie sofort aus Ihrem Posteingang. Werbung

4. Verwenden Sie nur eine App / ein Tool für alle Ihre Geräte

Das mag einfach klingen, aber es ist tatsächlich überraschend, wie viele Menschen in die Falle geraten, mehrere Apps zum Verwalten ihrer E-Mails zu verwenden. Nun die Sohle Vielzahl von Werkzeugen ist nicht das Problem. Die eigentlichen Probleme beginnen, wenn diese Tools nicht miteinander synchronisiert sind.

Am Ende haben Sie einen inkonsistenten Posteingang, der je nach Tool, über das Sie darauf zugreifen, anders aussieht.

Einfache Lösung: Verwenden Sie nur ein Tool für alle Geräte. Wenn Sie beispielsweise Google Mail verwenden, verwenden Sie das native Google Mail-Tool überall. Wenn Sie Outlook mögen, verwenden Sie nur das. Kombinieren Sie einfach keine verschiedenen E-Mail-Tools.

5. Nur zweimal am Tag mit E-Mails umgehen

Auch wenn ich das gesagt hätte “E-Mail ist Arbeit” Am Anfang dieses Beitrags ist dies eigentlich selten der Fall.

Für die meisten Leute ist E-Mail nicht das, was das Geld verdient, und daher sollte es nicht die meiste Zeit Ihrer Arbeit in Anspruch nehmen.

Eine einfache Lösung besteht darin, nur zweimal am Tag mit E-Mails umzugehen: einmal am Morgen und einmal am Nachmittag.

Und am wichtigsten ist, deaktivieren Sie alle E-Mail-Benachrichtigungen. Benachrichtigungen verursachen Unterbrechungen. Diese Unterbrechungen sind teurer als erwartet. Zum Beispiel, wie in dieser Ressource von Harvard Business Review erklärt:

Laut einer Studie der University of California-Irvine kann es durchschnittlich bis zu 20 Minuten dauern, bis wir nach einer Unterbrechung wieder an Fahrt gewonnen haben.

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6. Verwenden Sie Vorlagenantworten

Der Schlüssel zur Produktivität vieler Menschen ist ihre Fähigkeit, das Rad mit ihren E-Mail-Antworten sozusagen nicht neu zu erfinden.

Der ganze Trick besteht darin, den genauen Zeitpunkt zu ermitteln, zu dem eine Vorlagenantwort verwendet werden könnte, anstatt dieselbe E-Mail immer wieder neu zu schreiben. Werbung

Es gibt nur zwei Schritte, um diese Fähigkeit zu meistern:

1. Identifizieren Sie häufige Szenarien und E-Mail-Typen, die Sie am häufigsten versenden.
2. Erstellen Sie Vorlagenantworten für sie.

Ein Weg, dies zu tun, ist mit einem Tool wie Yesware. Neben anderen Funktionen können Sie solche personalisierten E-Mail-Vorlagen erstellen und sie dann bei Bedarf versenden.

7. Zähme deine Newsletter-Abos

Wenn Sie wie die meisten Menschen sind, haben Sie wahrscheinlich eine Menge Dinge online abonniert (Newsletter). Egal, ob es sich um Newsletter Ihrer Lieblingssportmannschaften, Branchennachrichten oder Hobby-Websites handelt, wahrscheinlich gibt es eine Menge davon.

Check out Unroll.Me. Es ist ein All-in-One-Tool zum Verwalten Ihrer E-Mail-Abonnements. Sie können es so einrichten, dass es Ihnen eines sendet verdauen E-Mail anstatt Dutzende einzelner Newsletter-E-Mails zu erhalten.

8. Achten Sie darauf, was in Ihrem Posteingang vor sich geht

“Tausend Dinge, die um Ihre Aufmerksamkeit schreien” - tut es nur für eine gute Beschreibung Ihres Posteingangs, nicht wahr??

Ich habe Catalin Zorzini, den Gründer von Matcha-Tea.com, gebeten, etwas Licht in dieses Problem zu bringen und eine einfache Frage zu beantworten: “Was ist Ihre wertvollste E-Mail-Gewohnheit??”

Sein Rat:

“Herstellungszeit.

Was wäre, wenn wir uns nicht dazu ausbilden könnten, mehr zu arbeiten, schneller oder effizienter zu werden? Stellen Sie mehr Zeit ein, damit wir unseren Posteingang entspannter verwalten können, ohne ein Gefühl der Dringlichkeit?

Nach dem, was ich gelernt habe, ist dies durchaus möglich und kann ganz leicht erreicht werden.

Zwei Dinge: Achtsamkeit üben und beides anwenden “HALL YEAH!” oder keine Annäherung an Ihren Posteingang.

Kultivieren Sie einen entspannteren Weg von “Leben während der Arbeit.” Damit meine ich, das zu überwinden “Autopilot” Sie erfahren, wie Sie sich jeder einzelnen Aufgabe, die wir am Computer ausführen (insbesondere dem Umgang mit E-Mails), bewusster werden, aus einer fundierteren Position heraus eine Auswahl treffen und mischen können “Arbeit” mit “Spaß” so dass wir das Gefühl haben, dass wir haben mehr Zeit.

Auf diese Weise können wir nicht nur Posteingang Null erreichen, sondern auch das Wunder des Lebens genießen, das wir als selbstverständlich betrachten, wenn wir im Autopiloten sind.”

Kurz gesagt, stellen Sie fest, dass sich das, was Sie in Ihrem Posteingang tun, direkt auf den Rest Ihres Tages (oder Ihrer Woche) auswirkt. Denken Sie also daran und nehmen Sie sich nur Zeit für Dinge, die Ihnen nützen können. Der wichtigste Trick bei der E-Mail-Verwaltung besteht darin, das meiste davon zu ignorieren.

9. Senden Sie kurze E-Mails. Nur.

Wenn Sie beim Militär waren, wissen Sie wahrscheinlich, was BLUF ist - “Unterm Strich vorne” steht für.

Kurz gesagt, es ist ein Kommunikationsprinzip, das uns ermutigt, jede Nachricht mit der Anfrage am Anfang zu beginnen, anstatt sie zu vergraben oder aufzubauen.

Wir gehen fälschlicherweise davon aus, dass unsere “Fragen” braucht einen ausreichenden Aufbau, sonst sagt die Person, mit der wir Kontakt aufnehmen Nein. Aber wie sich herausstellt, lassen die Leute den Aufbauteil ohnehin weg und gehen direkt zum “Fleisch” der Nachricht.

10. Finden Sie Ersatzwerkzeuge für Dinge, die Sie sonst per E-Mail erledigen würden

Obwohl wir vielleicht an E-Mails gewöhnt sind und mit den Tools und deren Verwendung vertraut sind, werden wir E-Mails häufig viel besser zugunsten anderer Lösungen aufgeben müssen.

Zum Beispiel:

• Kundenvorschläge per E-Mail machen? Nicht. Verwenden Sie stattdessen die oben genannte Gebotszeichnung. Es wird nicht nur jedes Angebot nachverfolgen, sondern Sie werden auch darüber informiert, wann Ihre Kunden sie sehen.
• Verwenden Sie Ihren Posteingang als CRM? Wieder nicht. Sehen Sie sich Nutshell CRM oder ähnliches an. Viel effektiver und leichter zu erfassen.

Die Beispiele sind zahlreich. Die allgemeine Regel wäre, immer die E-Mail-Aufgaben herauszusuchen, die Sie viel Zeit kosten, und dann zu versuchen, Ersatzlösungen zu finden, die effektiver sind. Es gibt immer etwas. Werbung