Rüsten Sie Ihren GTD-Kalender auf und halten Sie sich mit der Zeit

Ich mag es zwar, Dinge erledigen zu lassen (GTD), aber viele Benutzer haben Schwierigkeiten, die Empfehlungen umzusetzen.

Der Grund? GTD wurde in den 1990er Jahren zu einer Zeit entwickelt, als das E-Mail-Volumen gering war, der mobile E-Mail-Zugriff begrenzt war, es kein Tweeten gab und 2 Personen nicht gezwungen waren, die Aufgabe von 8 zu erledigen. Es wurde für eine einfachere Zeit erfunden. und lehrte die Benutzer, Listen mit Aufgaben zu erstellen, die mit gekennzeichnet sind “Kontexte,” Dies wurde hauptsächlich durch die Kombination des physischen Standorts und der Nähe zu den erforderlichen Werkzeugen bestimmt.

Die Dinge haben sich sicherlich geändert, und einige derjenigen, die sich von den GTD-Regeln inspirieren lassen, verfolgen heute einen neuen Ansatz, um 2011 mit dem Leben Schritt zu halten.

Erstens geben sie laut Sven Fechner die alte Vorstellung auf, dass Arbeit durch Ort definiert ist. Tags wie @Blackberry oder @iPad haben aufgrund der Mobilität dieser Geräte offensichtlich nur eine geringe Bedeutung. @Computer scheint eine kuriose Erinnerung an die Zeiten zu sein, als E-Mails nur an Ihrem Schreibtisch eingingen und mit dem Aufkommen von Cloud Computing und mobiler Technologie. @Home ist zum funktionalen Äquivalent von @Work geworden. Werbung

Heutzutage haben Benutzer von GTD verschiedene Probleme: Sie haben (wie alle anderen auch) Mühe, mit der zunehmenden Menge an Dingen Schritt zu halten, die sie in der begrenzten verfügbaren Zeit erledigen möchten. Glücklicherweise gibt es eine Lösung, die den Grundsätzen von GTD inhärent ist, aber sie kann nur verstanden werden, wenn man die Art und Weise betrachtet, in der strenge GTD-Verantwortliche ihre Aufgaben bewältigen.

Zu Beginn einer Aktivität folgt ein Benutzer der GTD-Kontextkennzeichnung diesem Prozess:
1. Bestimmen Sie meinen aktuellen Kontext, z. @Computer
2. Durchsuchen Sie die Liste der Elemente, die mit diesem bestimmten Kontext gekennzeichnet sind
3. Entscheiden Sie, welche Aufgabe zuerst ausgeführt werden soll
4. Kehren Sie am Ende der Aufgabe zu Schritt 1 zurück

Häufig muss ein GTD-Nutzer auch eine “Wochenüberblick” aller ihrer Aufgaben, um sicherzustellen, dass sie angemessen gekennzeichnet sind.

Es ist eine Sequenz, die einfach zu verstehen und zu implementieren ist, und der Schlüssel, um sie zum Laufen zu bringen, ist, dass jede einzelne Aufgabe mit dem richtigen Kontext markiert wird. Dieser Ansatz hat sich für viele bewährt, aber es gibt immer mehr, die sich über ihre Unfähigkeit und ihren Unwillen beschweren, eine wirksame wöchentliche Überprüfung durchzuführen.

Was passiert ist, ist einfach zu erklären. Da die Anzahl der Aufgaben, Nachrichten, Kommunikationskanäle und mobilen Geräte zugenommen hat, ist der Prozess des Scannens jedes Elements in jeder Liste überwältigend geworden. Es dauert zu lange, beklagen sie sich: eine mühsame Aufgabe, die sich nicht lohnt. Werbung

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Etwas anderes hat auch zum Gefühl der Belastung beigetragen.

Alle effektiven Wissensarbeiter planen in bestimmten kritischen Momenten der Woche aktiv ihre Arbeitszeiten: jeden Morgen vor Arbeitsbeginn, am Sonntagabend vor Wochenbeginn, kurz bevor sie sich bereit erklären, einen neuen Auftrag anzunehmen, und wenn eine Panne vorliegt eine Art tritt auf. In diesen Momenten. Sie scannen schnell ihre mentalen Kalender und beginnen, Gegenstände in ihren Köpfen zu bewegen, um sicherzustellen, dass sie die wichtigsten Aufgaben erledigen können, bevor sie fällig sind.

Dieser Jonglierakt ist besonders wichtig für komplexe Aktivitäten wie die Zahlung der Steuern bis zum 15. April. Die meisten Menschen denken nicht nur an den großen Tag selbst, sondern konzentrieren sich auch darauf, die Vorbereitungsarbeiten einige Wochen und sogar Monate vor dem Fälligkeitsdatum abzuschließen, um eine kurzfristige Panik zu vermeiden.

Wie Sie sich vorstellen können, erledigen die am besten organisierten Fachkräfte diese Aufgaben nicht alleine. Sie verwenden Planungstools wie Papierkalender, Tablets, Laptops, Smartphones und Webservices, um Fälligkeitstermine, Laufzeiten und Ergebnisse in einem expliziten Zeitplan zu bearbeiten. Dabei werden einige der bewährten Vorgehensweisen im Projektmanagement unwissentlich übernommen.

Interessanterweise hält GTD seine Benutzer jedoch davon ab, diese mentalen Pläne aus ihren Gedanken zu verbannen. Die rigorosesten Benutzer verwenden diese Planungstools nur, um Termine zu verfolgen, die nicht verschoben werden können, z. B. das nicht verhandelbare Fälligkeitsdatum für den 15. April. Alle Aktivitäten, die zu einem früheren Zeitpunkt stattfinden können, gehören nicht in einen Kalender. Sie würden zum Beispiel keine Zeit in ihren Zeitplänen einplanen, um Rechnungen zu finden, Software zu kaufen, frühere Aufzeichnungen zu konsultieren und Steuertabellen zu konsultieren. Werbung

Ich bin mir nicht sicher, ob der Autor von GTD dies beabsichtigt hat, aber die Auswirkungen auf GTD-Benutzer insgesamt sind, dass sie mit fast leeren Kalendern, aber sehr komplexen mentalen Zeitplänen herumlaufen. Auch dies war kein Problem, als GTD in den 90er Jahren entwickelt wurde. Am heutigen Arbeitsplatz hat der Versuch, komplexe und sich ständig ändernde Kalender im Kopf zu behalten, jedoch zu einem Gefühl der Überforderung und Belastung geführt, da Benutzer gezwungen sind, mentale Zeitpläne zu erstellen, zu speichern und abzurufen, die sich über mehrere Monate erstrecken.

Vor ungefähr 5 Jahren dachte ich auch, mein elektronischer Kalender sei das Problem und versuchte, den GTD-Ansatz für die Aufgabenplanung zu befolgen. Als mehr meiner Verpflichtungen anfingen, durch die Risse zu fallen, verstand ich nicht warum, aber jetzt schon - es ist zu schwer, in der heutigen Welt der immer größer werdenden Aufgaben einen mentalen Kalender zu führen.

Die Antwort ist zum Glück, GTD nicht aufzugeben, sondern zu optimieren.

Der Tweak

Der Zweck des Kennzeichnens von Aufgaben mit einem Kontext besteht darin, einen Filter bereitzustellen, der dem Benutzer einen kleinen, überschaubaren Aufgabenbereich zur Auswahl bietet. Da wir jetzt mehr Anforderungen an unsere Zeit haben, brauchen wir andere Filter als die im Buch beschriebenen.

Heutzutage ist die Zeit die Hauptressourcenbeschränkung, und es gibt bereits einige Benutzer, die temporale Tags verwenden, um diese Filterung zu unterstützen. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass Sie sich um 9:30 Uhr in einer angespannten Besprechung befinden und eine Nachricht von Ihrer Nanny erhalten: “Holen Sie die Milch auf dem Heimweg von der Arbeit ab.” Werbung

Was früher war “@GroceryStore - Milch abholen” wird jetzt “@Mon Abend - Milch abholen” oder auch “@ 18.00 Uhr - Milch abholen.”

In diesem Beispiel besteht die größte Herausforderung für Berufstätige darin, sich nicht daran zu erinnern, was zu tun ist, wenn sie im Lebensmittelgeschäft sind. Stattdessen muss man sich daran erinnern, nach einem Tag harter Meetings um 18 Uhr den Umweg zum Laden zu machen “merken” Verwenden Sie in der Tat keinen Speicher. Sie verwenden Tools wie Smartphone-Kalender, um Konflikte zu vermeiden, bevor sie den Artikel zusammen mit einer Benachrichtigung wie einem Summer, einem Piepton oder einer Vibration in das Zeitfenster um 18 Uhr stellen.

Obwohl diese Lösung recht einfach zu sein scheint, wurden elektronische Kalender nicht für diesen Zweck erstellt und müssen an die Bedürfnisse jedes Benutzers angepasst werden. Wenn Sie sich für dieses Upgrade entscheiden, sollten Sie weiter experimentieren, um festzustellen, ob sich das Leben verbessert, indem Sie Folgendes fragen:
Frage 1 - Ist es besser für mich, meine Aktivitäten in einem Tool zu verwalten, als in meinem Gedächtnis?
Frage 2 - Benutze ich das Tool auf eine Weise, die die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass ich die Milch aufnehme??
Frage 3 - Kann ich die wöchentliche Überprüfung reduzieren, indem ich Aufgaben scanne, die in naher Zukunft geplant sind??

Dies sollten keine abstrakten Fragen sein. Sie sollten beantwortet werden, während Sie mit Ihrem Upgrade experimentieren, um festzustellen, ob weitere Änderungen oder sogar ein Rollback erforderlich sind.

Tatsache ist, dass es keine einheitliche Lösung mehr gibt, um unsere Verpflichtungen dauerhaft zu erfüllen, und wir müssen weiter basteln, um neue Wege zu finden, um besser zu werden. Ein Upgrade unserer Systeme und der Art und Weise, wie wir die Empfehlungen von GTD verwenden, kann Spaß machen, da wir neue Wege entdecken, um produktiv zu sein, aber wir müssen bereit sein, uns mit der Zeit zu ändern.