Verfolgen Sie meine Laufleistung, ohne meinen Verstand zu verlieren

Ich verfolge, wohin ich gehe - ob ich mit dem Auto, dem Zug oder dem Flugzeug unterwegs bin - aus verschiedenen Gründen: Werbung

• Ich kann für jede Geschäftsmeile, die ich 2008 fahre, 50,6 Cent abschreiben.
• Ich kann meine Reisen effizienter planen, wenn ich eine gute Vorstellung davon habe, wie oft ich reise und wohin.
• Gegebenenfalls kann ich auch noch lange nach der Reise problemlos einen Rückzieher machen.

Es kann jedoch schwierig sein, eine Methode zur Verfolgung von Reisen zu finden, insbesondere von Laufleistungen, die nicht zeitaufwändig ist. Ich habe von meiner Mutter gelernt, den Kilometerstand aufzuspüren. Bis heute schreibt sie ihren Kilometerstand und ihre Position jedes Mal auf, wenn sie das Auto auf der Rückseite ihres letzten Gasbelegs parkt. Es erledigt die Arbeit, aber es scheint, als ob sie viel Zeit für den Prozess aufwenden muss, von der tatsächlichen Zeit, die sie damit verbracht hat, Informationen aufzuschreiben, bis sie später verarbeitet werden.

Bei der Auswahl eines Kilometerstand-Verfolgungssystems - oder beim Erstellen eines eigenen - sollten Sie einige ganz bestimmte Faktoren berücksichtigen:

Dokumentationsbedarf: Wenn Sie von einem Arbeitgeber oder Kunden eine Erstattung Ihrer Meilen erwarten, wissen Sie von Anfang an, welche Art von Dokumentation Sie übergeben müssen - reicht ein Reisebericht aus? Benötigen Sie Gasbelege? Benötigt Ihre Reise eine Genehmigung? Gleiches gilt für alle Kilometer, die Sie als Abzug für Ihre Steuern beanspruchen möchten. Wenn Sie in den USA ansässig sind, benötigen Sie nur eine minimale Dokumentation, es sei denn, Sie werden auditiert. Wenn Sie auditiert werden, müssen Sie in der Lage sein, einige Unterlagen herauszuholen, um zu zeigen, dass Sie wirklich intensiv für Ihre Arbeit fahren. Welche Art von Aufzeichnungen, könnten Sie fragen: Kelly Erb von Taxgirl, sagt, “Der beste Beweis sind schriftliche Aufzeichnungen.” Der Schlüssel, sagt Kelly, ist, dass sie zeitgemäß sein müssen - das heißt, Sie haben Ihre Reisen nachverfolgt, als Sie sie gemacht haben. Die elektronische Verfolgung ist in Ordnung, solange Sie damit Schritt halten wie mit einem geschriebenen System. Sie empfiehlt, den Kilometerstand und den Zweck einer Reise zu verfolgen sowie Quittungen für Maut und Benzin zu führen. Kelly machte noch einen weiteren Vorschlag: “Wenn Sie einen E-Z-Pass oder etwas Ähnliches verwenden, haben Sie tatsächlich eine gedruckte Aufzeichnung Ihrer Reisen für Sie zusammengestellt.” Werbung

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Andere Variablen: Verfolgen Sie Ihre Reisen, um Ihre wöchentlichen Besorgungen effizienter zu gestalten? Oder vergleichen Sie Ihre Laufleistung mit Ihren Benzinausgaben? Wenn Sie andere Variablen verfolgen müssen, müssen Sie dies von Anfang an planen. Möglicherweise müssen Sie Ihre Benzinkosten oder die Häufigkeit, mit der Sie einen bestimmten Ort in einem Monat besuchen, in Ihrem Tracking-System angeben.

Wenn Sie im Allgemeinen gut darin sind, Aufzeichnungen zu führen, müssen Sie sich möglicherweise nicht zu sehr mit der Verfolgung von Meilen befassen: Angenommen, Sie führen einen Kalender mit ziemlich genauen Aufzeichnungen darüber, wo Sie sich zu einem bestimmten Zeitpunkt befinden - Firmennamen und -adressen. Wenn Sie nicht zu oft umfahren, können Sie einfach die Entfernung von einem Termin zum nächsten berechnen (fügen Sie einfach Adressen in GoogleMaps oder Mapquest ein). Werbung

Aber für diejenigen von uns, die lieber den Überblick über ihre Laufleistung behalten möchten, können mehrere Webanwendungen den gewünschten Zweck erfüllen. Persönlich mag ich Jott. Wenn ich an einem Ort ankomme, kann ich einfach Jott anrufen und eine Nachricht mit meinem Kilometerstand, meinem aktuellen Standort und meinem Verwendungszweck aufzeichnen (was die Sache viel einfacher macht, wenn ich meine Geschäftsreisen von allem anderen trennen muss). Und weil Jott meine Aufnahmen an meine E-Mail sendet, kann ich Filter basierend auf ein paar Wörtern einrichten oder sogar nach bestimmten Orten suchen. Der einzige Schlüssel in meinem System ist das gelegentliche Problem mit der Spracherkennung: Ich gehe an viele Orte mit scheinbar nicht wiedererkennbaren Namen. Aber ich kann immer wieder zu Jott zurückkehren und mir eine bestimmte Aufnahme anhören.

Ich lege meine Jotts einfach in eine Tabelle - theoretisch monatlich, aber realistisch alle paar Monate - mit ein paar Formeln, die nicht nur meine gesamten Reisen, sondern auch meine Gesamtsummen innerhalb der Kategorien ermitteln. Ich versuche, meine Jotts so zu formulieren, dass ich sie einfach ausschneiden und einfügen kann, während ich weniger als intellektuell herausfordernd arbeite, wie z. B. Fernsehen. Werbung

Aber ich kann mir viele Variationen zu diesem Thema vorstellen, die davon abhängen, wie Sie mit dem Internet verbunden sind und welche Anwendungen Sie mögen: Sie können SMS-Nachrichten an einen Twitter-Account senden, Dateien auf einem PDA speichern oder Ihr Auto und ein GPS-Gerät zusammen hacken Sie können den Kilometerstand verfolgen, ohne dass Sie eingreifen müssen. Der Hauptunterschied zwischen diesen Techniken und einem Old-School-Meilenbuch (das Sie kostenlos in Ihrem örtlichen H & R Block-Büro erhalten können, wenn Sie keine High-Tech-Lösungen mögen) besteht darin, dass die Informationen bereits eingetippt sind. Mit weitaus weniger Aufwand als mit einem Quittungsstapel können Sie Ihre Reiseinformationen manipulieren: Selbst die einfache Aufgabe, die Gesamtzahl der zurückgelegten Kilometer zu addieren, erscheint bei dem mit Anmerkungen versehenen Gasquittungsstapel meiner Mutter monumental. Viele Leute sagen, dass die einzig akzeptable Methode zur Verfolgung die Verwendung von Stift und Papier ist, die vorzugsweise im Auto aufbewahrt werden. Aber überlegen Sie, wie viel Zeit das Aufaddieren dieser Zahlen in Anspruch nehmen wird, während ich meine Jotts in eine Kalkulationstabelle lege, die die ganze Mathematik für mich erledigt?