Automatisieren oder nicht automatisieren Sie Ihr persönliches Produktivitätssystem

Hier bei Lifehack geht es darum, Dinge schneller und besser zu machen. Ein Teil davon, Dinge schneller und besser zu machen, ist ein solides persönliches Produktivitätssystem, das Sie täglich nutzen.

Dieses System kann so ziemlich alles sein, was Sie bei der Bewältigung Ihrer zahlreichen Projekte oder Aufgaben unterstützt und Ihnen dabei hilft, Ihren Lebenszielen näher zu kommen. Ob es sich um Papier oder Pixel handelt, ist eigentlich egal. Da Sie jedoch Lifehack lesen, muss ich davon ausgehen, dass Pixel und technologische Geräte ein wichtiger Bestandteil Ihres Workflows sind.

“Persönliches Produktivitätssystem” definiert

Ein persönliches Produktivitätssystem (zumindest die Definition, die in diesem Artikel verwendet wird) besteht aus einer Reihe von Workflows und Tools, mit denen eine Person ihre Arbeit optimal erledigen kann.

Arbeitsabläufe Sie können festlegen, wie Sie Ihre Fotos von Ihrer Kamera importieren und verarbeiten, wie Sie Blogposts schreiben und erstellen, wie Sie kompilierten Code auf einem Server bereitstellen usw.

Werkzeuge sind die Dinge wie Planer, Aufgabenverwalter, Kalender, Entwicklungsumgebungen, Anwendungen usw.

Wenn die Automatisierung schlecht ist

Sie denken vielleicht, je mehr wir unsere Systeme automatisieren, desto mehr werden wir tun. Dies ist meistens der Fall, aber es gibt eine sehr große “Erwischt” wenn es um die automatisierung von irgendetwas geht.

Automatisierung ist eine schlechte Sache für Ihr persönliches Produktivitätssystem, wenn Sie den Prozess von etwas nicht von sich aus verstehen.

Nehmen wir zum Beispiel die Bezahlung Ihrer Rechnungen. Dies mag sehr offensichtlich erscheinen, aber wenn Sie sich nicht an ein Monatsbudget halten können und Probleme haben, das Geld zu finden, um die Zahlungen pünktlich auszuführen, ist die Automatisierung Ihrer monatlichen Rechnungszahlung völlig nutzlos und kann gefährlich für Ihre persönlichen Finanzen sein. Werbung

Ein weiteres Beispiel ist die Verwendung eines Produktivitätstools “sage dir” welche aufgaben sind wichtig und was als nächstes zu tun ist. Wenn Sie nicht einen Schritt zurückgegangen sind und herausgefunden haben, wie Ihre Produktivitätssysteme zusammenarbeiten sollten, wird diese Art der Automatisierung Sie wahrscheinlich davon abhalten, Dinge zu erledigen.

Sie können nur etwas in Ihrem persönlichen Produktivitätssystem automatisieren, das für eine Weile verwaltet wurde. Wenn Sie versuchen, Dinge zu automatisieren, die noch nicht gut gemanagt sind, werden Sie sich wahrscheinlich ein bisschen außer Kontrolle geraten und ein größeres Gefühl der Überwältigung haben.

Eine andere Sache, an die Sie sich erinnern sollten, ist, dass einige Dinge immer von Ihnen selbst erledigt werden sollten, wie das Beantworten wichtiger E-Mails und die Kommunikation mit anderen. Die Automatisierung dieser Dinge kann Ihren Mitarbeitern und Kollegen zeigen, dass es Ihnen nicht wichtig ist, sich selbst zu kommunizieren.

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Wenn Automatisierung gut ist

Andererseits ist Automatisierung eine großartige Sache für Ihr persönliches Produktivitätssystem, wenn Sie den Prozess von etwas verstehen und dann die Schritte automatisch ausführen können. Wenn Sie wissen, wie Sie etwas effektiv verwalten und den schrittweisen Ablauf eines Teils Ihres Systems verstehen, ist es wahrscheinlich eine gute Zeit, um es zu automatisieren. Werbung

Ich habe mehrere Workflows, die ich im letzten Jahr eingeführt habe und die einige von ihnen benötigen “geistlos” Arbeite von mir, damit ich kreativer sein und mich nicht um die Details von etwas kümmern muss.

Auf meinem Mac verwende ich eine Kombination aus Automator-Workflows, TextExpander-Snippets und jetzt Tastenkombinationen für Maestro, um beispielsweise automatisch von meinem iPhone 4S importierte Nachbesserungsfotos zu erstellen oder alle für ein wöchentliches Meeting erforderlichen Apps und Websites zu öffnen Desktop durch Eingabe einiger Tasten. Sobald Sie sich für die Automatisierung einiger Ihrer Prozesse geöffnet haben, sehen Sie andere Teile Ihres Systems, die von der Automatisierung profitieren können.

Noch einmal; Dies funktioniert nur, wenn Sie Ihre Prozesse verstehen und wissen, mit welchen Tools Sie sie automatisch ausführen können.

Die drei Schritte, um festzustellen, ob etwas ist “reif” für die Automatisierung

Wenn Ihr Workflow diese drei Schritte durchläuft, können Sie automatisieren, Baby: Werbung

1. Sie können diesen Vorgang im Schlaf durchführen und benötigen keine volle Aufmerksamkeit. Es kann (und wurde) in irgendeiner Form verwaltet, bevor es automatisiert wird.
2. Der Vorgang ist zeitaufwändig.
3. Der Prozess erfordert nicht “menschliche Finesse” (dh kommunizieren und persönlich auf etwas antworten)

Die Automatisierung Ihrer persönlichen Produktivitätssysteme kann auf lange Sicht ein großer Vorteil für Sie sein, wenn Sie vorsichtig und aufmerksam sind, was Sie tun. Sie müssen jedoch zuerst die Prozesse verstehen, die Sie automatisieren möchten, bevor Sie sie automatisieren können. Denken Sie nicht, dass alles und jedes in Ihrem Leben automatisiert werden sollte, weil dies wahrscheinlich nicht der Fall sein sollte.

Wählen Sie diese Prozesse mit Bedacht aus, und Sie werden diejenigen finden, die die meiste Zeit in Anspruch nehmen, um die besten zu automatisieren. Was haben Sie in Ihrem persönlichen Produktivitätssystem automatisiert??

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