Dies ist kostenlos 10 grundlegende Tech-Tipps, die einen Unterschied machen

Beim Coaching geht es in der Regel um die „große Veränderung“: die Generierung signifikanter neuer Geschäftsstrategien oder Führungsverhalten. Aber auf dem Weg gibt es Dutzende kleiner Anpassungen, die ebenfalls einen großen Unterschied machen. Viele davon sind im Bereich der Technologie.

Insbesondere bei der Arbeit mit kleinen Unternehmen und Einzelunternehmern empfehle ich eine Vielzahl von Tools und Ansätzen, um Kapazitäten aufzubauen und Hindernisse abzubauen. Hier sind 10 Tipps, die sich aus den täglichen Interaktionen mit Kunden ergeben.

Ein Wort zur Sicherheit. Dieser Artikel behandelt keine Sicherheitsprobleme. Wenn Sie externe Server, Bluetooth-Verbindungen, das Speichern von Daten auf Ihrem Telefon usw. verwenden, treten erhebliche Sicherheitsprobleme auf. Lifehack, Google, About.com und andere Websites können wichtige, aktuelle Informationen zu diesen Themen bereitstellen. Oder sprechen Sie mit Ihrem lokalen Technologie-Guru. Nur damit du es weißt.

Das heißt, hier gehen wir:

1. Erfahren Sie, wie Sie Dateien freigeben und exportieren

• Unabhängig davon, welche Buchhaltungssoftware Sie verwenden, erfahren Sie, wie Sie in eine Excel-Tabelle oder eine CSV-Datei (Comma Separated Value) exportieren. Auf diese Weise kann ein Coach oder Berater auf einfache Weise Ihre finanzielle Situation überprüfen (ohne dass Sie die Daten manuell neu eingeben müssen!). Die meisten Finanzsoftwareprogramme haben unter "Datei" den Eintrag "Speichern unter ..." oder "Exportieren ...". Hör zu.
• CSV-Dateien sind auch ein Standardformat zum Exportieren von Kontaktinformationen aus Ihrem PIM (Personal Information Manager) wie Outlook oder Entourage. Wenn Sie beispielsweise Ihre Kontaktinformationen exportieren, können Sie sie in eine Tabelle für Seriendrucke laden oder sie zu Diensten wie Constant Contact hochladen, um elektronische Newsletter-Kampagnen zu erstellen.
• Wenn Sie Dokumente (z. B. Lebensläufe, Berichte oder Geschäftspläne) per E-Mail zur Überprüfung senden, möchten Sie sicherstellen, dass das Dokument genau so ankommt, wie Sie es gesendet haben. Sie möchten Ihre Dokumente auch vor böswilligen oder versehentlichen Änderungen schützen. Die beste Lösung für beide Probleme ist das Speichern des Dokuments als PDF (Portable Document Format). Ein gesperrtes PDF-Dokument sieht EXAKT so aus, wie Sie es gesendet haben, und kann nicht einfach geändert werden. Neuere Versionen der meisten Office- und Grafiksoftware können im PDF-Format gespeichert, gedruckt oder exportiert werden. Es gibt auch eine Reihe von Free- oder Share-Software-Programmen, die Sie herunterladen können und mit denen fast jedes Dokument oder Bild in eine PDF-Datei konvertiert werden kann.

2. Gehen Sie systematisch mit Ordnern und Dateien um

• Erstellen Sie unabhängig davon, ob es sich um einzelne Dokumentnamen oder ganze Dateisysteme handelt, ein Namens- und Standortsystem, das Sie wiederholen können. Sie sparen Zeit und reduzieren Fehler. Zum Beispiel habe ich einen 'New Client'-Ordner, der alle leeren Unterordner enthält, die ich normalerweise für Client-Dokumente benötige. Wenn ein neuer Client an Bord kommt, kopiere ich einfach den Ordner "New Client" und benenne ihn um. Nun kann ich damit beginnen, die bereits genannten Unterordner mit neuen Dokumenten zu füllen. Auf diese Weise weiß ich, dass jedes von mir erstellte Dokument für jeden Kunden dasselbe Zuhause hat.
• Haben Sie jemals nach einer Datei in einem bestimmten Ordner gesucht und sie dort nicht gefunden? Wir sind Gewohnheitstiere. So wahrscheinlich es auch sein mag, Sie werden dort das nächste Mal nachsehen, wenn Sie diese Datei haben möchten. Es sei denn, es gibt einen eindeutigen Grund, die Datei nicht zu finden. Ziehen Sie in Betracht, sie in den Ordner zu verschieben, in dem Sie sie zuerst gesucht haben.
• Verwenden Sie beim Benennen von Dateien eine Standardstruktur, damit a) der Name angibt, was Sie gerade sehen, und b) Ihre Dateien beim Öffnen des Ordners ordnungsgemäß sortiert werden. Ein Tipp hierfür ist, die Dateien "Jahr-Monat-Datum-Dateiname.doc" für Dateien zu benennen, für die Sie mehrere Versionen haben (z. B. 2009-07-23-newsletter.doc), und die Sortierkriterien für diesen Ordner festzulegen 'date - last recent first'. Auf diese Weise werden die Dateien bei jedem Öffnen des Ordners sortiert, sodass Sie die zuletzt bearbeitete Datei oben in der Liste sehen können.

3. Sicherung

Ich kenne. Unglaublich langweilig. Aber wirklich, wenn Sie Ihre Sachen nicht sichern, fragen Sie nach Ärger. Und heute, mit den verschiedenen verfügbaren Backup-Lösungen, gibt es keinen Grund, dieses eiskalte Gefühl im Nacken zu haben, wenn Sie feststellen, dass Ihrem Computer gerade etwas wirklich Schlimmes passiert ist. Werbung

• Wenn Ihre Software über eine automatische Speicherfunktion verfügt, verwenden Sie diese. Wie lange sollte das Intervall zwischen den automatischen Speichervorgängen sein? Ich weiß es nicht. Wie viel Arbeit kannst du nochmal machen? 10 Minuten? 20 Minuten? 2 Minuten?
• Gesamtsystem-Backups. Heutzutage können Sie externe Festplatten, externe Netzwerk-Backups und Backups erhalten, die während des Schlafens oder der Arbeit durchgeführt werden. Eines meiner beliebtesten Sicherungsprogramme ist SyncBack SE. Die Technologie ist billig und einfach zu bedienen. Es gibt keine Entschuldigung.
• Smartphone als Backup. Ihr Smartphone kann eine Menge cooler Sachen machen. Wussten Sie, dass Sie damit Ihre Kontaktinformationen und Ihren Kalender speichern können? Ein gutes Smartphone wie ein Blackberry, ein IPhone oder ein Palm speichert mühelos alle Ihre Kontaktinformationen und Ihren Kalender und hält sie auf dem neuesten Stand. Diese Telefone werden mit Software geliefert, mit der Sie Daten mit Ihrem Hauptcomputer synchronisieren können. Sie können sicherstellen, dass beide Geräte über dieselben Kalender- und Kontaktinformationen verfügen. Niemals eine schlechte Idee. Was mich zum nächsten Punkt bringt ...

4. Synchronisieren oder sinken!

Wussten Sie, dass Ihr Telefon Ihre Kontakte, Kalender, Aufgaben, Notizen und mehr mit Ihrem Computer synchronisieren kann? Wenn in Ihrem Telefon und auf Ihrem Computer Bluetooth integriert ist, müssen Sie nicht einmal etwas anschließen. Durch externe Server und Bluetooth haben Sie die Möglichkeit, Schlüsselwörter, Tabellenkalkulationen, PDF-Dateien und andere Dokumente auf Ihrem Telefon als zu speichern Gut.

Durch die Synchronisierung Ihres Computers mit Ihrem Telefon werden Ihre PIM-Objekte nicht nur auf dem neuesten Stand gehalten, sondern Sie haben auch eine andere Form der Sicherung erstellt!

5. Ein bisschen tiefer graben

Ein Kollege oder Kunde wird manchmal erwähnen, dass er vorhat, eine teure Software zu kaufen, um ein bestimmtes Problem zu lösen. Die meiste Zeit ist die Software, die sie in Betracht ziehen, übertrieben. Es ist nicht so, dass die Software nicht gut ist oder die gewünschten Probleme nicht löst, es ist einfach eine Frage des ROI. Die Investition in Geld und Schulungszeit ist häufig nicht durch die Rentabilität gerechtfertigt.

Die Lösung? Vertiefe dich ein wenig in die Software, die du bereits hast. Haben Sie sich bereits grundlegende Tutorials für Ihre Office-Suite oder Buchhaltungssoftware angesehen / gelesen? Die meisten Menschen sind überrascht, wie viel sie mit dem anfangen können, was sie bereits auf ihren Computern haben.

Wenn eine bestimmte Funktionalität fehlt, besteht eine sehr gute Chance, dass jemand diese Lücke mit kostenloser Software verschlossen hat, die Sie herunterladen oder online verwenden können. Ich experimentiere zum Beispiel mit Tungle, einer Online-Lösung, mit der Leute Termine in meinen kostenlosen Slots buchen können. Die Online-Buchungen werden automatisch mit meinem Outlook-Kalender synchronisiert. Und es ist kostenlos.

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6. Lernen Sie Ihre Summen

Während Kalkulationstabellen ursprünglich erfunden wurden, um grundlegende Buchhaltungsfunktionen zu handhaben, strahlen sie wirklich in Modellierungsmöglichkeiten und -optionen. Das anspruchsvollere Material richtet sich an Vollzeitspezialisten für Tabellenkalkulationen, aber es gibt Grundlagen, die ich fast täglich verwende, um Kunden finanzielle Empfehlungen zu geben. Werbung

Mit Tabellenkalkulationen kann ich verschiedene Durchschnitte und Verhältnisse vergleichen, einige Zahlen ändern und die unterschiedlichen Ergebnisse sofort sehen, ohne die Berechnungen jedes Mal wiederholen zu müssen.

Wenn Sie wissen, wie Sie ein Grundbudget, einschließlich Summen, Durchschnittswerten und Quoten, in einer Tabelle erstellen, können Sie Ihre Finanzen besser kontrollieren.

7. Kalender, Aufgaben und Alarme

Unser Verstand kann nur etwa 4 - 7 Informationen gleichzeitig speichern. Warum sollten Sie diese wertvolle Speicherkapazität in Anspruch nehmen und daran denken, bei der chemischen Reinigung anzuhalten, wenn Sie darüber nachdenken könnten, wie Sie die Beziehungen zu Kunden vertiefen können??

Für Ihr Smartphone und Ihren Computer stehen zahlreiche Tools zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Zeitpläne und Aufgabenlisten verwalten können. Ich bevorzuge diese Werkzeuge mit Papier. Warum? Der große Vorteil digitaler PIM-Tools gegenüber Papier ist für mich:

• Die Informationen können zwischen Geräten synchronisiert werden (kein Buch zum Verlieren oder Vergessen);
• Sie können Sie aktiv an Dinge erinnern, die erledigt werden müssen (damit Sie nicht daran denken müssen, in Ihrem Buch nachzuschlagen, was Sie tun müssen).
• Sie können so eingestellt werden, dass Ihre wiederkehrenden Ereignisse und Erinnerungen täglich, wöchentlich, monatlich usw. geplant werden. Dies erspart Ihnen die Zeit, jedes wiederkehrende Ereignis aufzuschreiben. Wenn sich der Zeitplan ändert, müssen Sie ihn nicht löschen und neu schreiben.

8. E-Mail- und SMS-Text

E-Mail ist mehr als nur eine Art der Kommunikation. Einer der größten Vorteile von E-Mails besteht darin, dass sie eine hervorragende Möglichkeit zum Verfolgen und Organisieren der Kommunikation darstellen.

Ich liebe Gespräche von Angesicht zu Angesicht, aber manchmal bin ich froh, dass es eine Möglichkeit gibt, genau zu verfolgen, was gesagt wurde, wenn Meinungsverschiedenheiten bestehen. Selbst kleine Streitigkeiten wie Datum oder Uhrzeit einer Besprechung können auf eine Weise bestätigt werden, die sonst nicht möglich ist. Werbung

E-Mail ist auch am einfachsten zu organisieren. Erstellen Sie einfach Ordner, die die Art und Weise darstellen, wie Sie Ihre Informationen organisieren (siehe Punkt 2 oben), und ziehen / verschieben Sie die E-Mails hinein.

Viele Profis haben noch keine SMS erhalten (Small Message Service) “SMS” als Kommunikationskanal. Obsessive SMS über triviale Dinge ist Dies ist eine enorme Zeitverschwendung und kann den Eindruck erwecken, dass eine sinnvolle Kommunikation stattfindet. Darüber hinaus können Textnachrichten nicht einfach wie E-Mails organisiert werden. Trotzdem ist das Senden von SMS ein nützliches Tool, da es zwischen verschiedenen Arten von Telefonen durchgeführt werden kann, nicht nur zwischen den teureren und komplexeren Smartphones, und weil es schnell und diskret ist. Wenn Sie herausfinden möchten, vor welchem ​​Kino Sie jemand trifft, möchten Sie möglicherweise keine E-Mail senden. Außerdem kann es vorkommen, dass Sie jemandem eine kurze Schnellnachricht senden möchten und ein Anruf nicht angebracht ist (sagen Sie, wenn er bereits im Theater ist). Das Senden einer SMS kann damit umgehen.

Telefonanrufe, E-Mails und SMS haben ihre Stärken. Der Trick ist, wie bei Social Networking, zu wissen, wann man das richtige Tool einsetzt.

9. Soziale Netzwerke

Dieses Thema ist viel umfangreicher, als es in einer kurzen Liste dieser Art leicht zu behandeln ist. Aber jeder Unternehmer sollte sich dessen bewusst sein. Meiner Erfahrung nach gibt es vier Hauptplattformen für soziale Netzwerke, die jeder Geschäftsinhaber und -leiter verstehen sollte.

Facebook. Dies ist bislang die am wenigsten geschäftsorientierte der Netzwerkplattformen. Ich empfehle den meisten Kunden, Facebook für ihr persönliches soziales Netzwerk zu behalten. Ich weiß, dass Facebook hart daran arbeitet, sich neu zu positionieren, und es gibt eine wachsende Anzahl von Experten, die Gründe und Ansätze für die Nutzung von Facebook im Geschäftsleben liefern, aber bisher habe ich nicht genug Potenzial für eine Rendite gesehen, um die Zeit zu investieren.

Es gibt eine Ausnahme: Facebook ist eine leistungsstarke und kostengünstige Möglichkeit, Werbung zu schalten. Mit Facebook können Sie Werbung für Personen mit bestimmten demografischen Merkmalen schalten und ein festes Budget festlegen, das sich darauf bezieht, wie oft Ihre Anzeige auf den Seiten der Personen erscheint, die zu dem von Ihnen gesuchten Profil passen. Für das richtige Produkt oder die richtige Dienstleistung kann dies sehr effektiv sein. Werbung

Youtube. Wie Facebook startete YouTube als nicht-geschäftliche Plattform. In letzter Zeit nutzen jedoch immer mehr Unternehmen YouTube, um kostengünstige Video-Aktionen im Guerilla-Stil zu veröffentlichen. Wenn Sie ein Unternehmen mit einer signifikanten visuellen Komponente haben oder die Öffentlichkeit durch Videos aufklären können, kann Youtube ein leistungsstarkes Tool sein. Sie wissen nicht, wie Sie ein kleines Video über Ihr Unternehmen aufnehmen und veröffentlichen sollen? Lassen Sie sich von einem Ihrer Generation Y-Mitarbeiter zeigen, wie es geht! Sie können Ihnen sogar Tools zeigen, mit denen Sie Videos auf YouTube aufnehmen, veröffentlichen und bewerben können, und das alles von ihren Smartphones aus!

LinkedIn. Dies ist eine reine Unternehmensseite, die Facebook nur äußerlich ähnelt. Unter der Haube sind sie sehr unterschiedlich. Die Datenschutzkontrollen sind strenger und sogar Ihr Profil ist eher ein Lebenslauf. Der einzigartige Fokus von LinkedIn auf geschäftliches und professionelles Networking hat ein Umfeld geschaffen, das ein fruchtbares Fundament für Networking, Karriere- und Jobsuche sowie berufliche Entwicklung darstellt. Formalisierte Empfehlungssysteme, gemeinsame Interessengruppen, geschäftliche und persönliche Markierungsmöglichkeiten usw. sind gut durchdacht und funktionieren gut. Wenn Sie ein professioneller oder geschäftlicher Eigentümer / Leiter sind und kein Profil auf LinkedIn haben, verpassen Sie möglicherweise die Gelegenheit, Ihr Netzwerk auf leistungsstarke Weise auszubauen.

Twitter. Diese Mikro-Blogging-Site (begrenzt auf Beiträge mit 142 Zeichen) entwickelt sich rasch zu einem weiteren leistungsstarken Netzwerk- und Kommunikationsinstrument für Profis. Unternehmen nutzen es, um Kunden über neue Werbeaktionen auf dem Laufenden zu halten, und viele Fachleute nutzen es, um Ideen, Links zu nützlichen Artikeln und Ankündigungen von Veranstaltungen in ihren Communities und Märkten auszutauschen. Wenn sich ein Post bei Twitter durchsetzt, kann er in wenigen Stunden "viral" werden und den Weg zu Tausenden von Menschen finden. Zunehmend verbreiten sich Geschichten über wichtige Ereignisse (wie sie von denjenigen definiert werden, die sich für sie interessieren) schnell auf Twitter, noch bevor sie traditionelle Nachrichtensender erreichen.

Ein interessanter Hinweis auf Twitter ist, dass es im Gegensatz zu anderen Social-Networking-Kanälen nicht von der Mehrheit der Jugendlichen / Gen Ys aufgenommen wird. Es gibt eine große Debatte darüber, warum dies so ist, und meine beiden Cent sind, dass es in seiner Struktur und als Medium so "inhaltsorientiert" ist, dass es sich nicht für die wiederholte und relativ unsinnige Verwendung eignet, für die Kanäle wie SMS SMS werden oft gestellt. Es ist schwierig, Ihre Nachrichten auf eine begrenzte Gruppe von "Freunden" zu beschränken, daher funktioniert es nicht gut als rein soziales Tool. Tweets sind wirklich 'Mikroblogs' mit einem Fokus auf Ideen und Informationen (zumindest diejenigen, die jemand liest), und sowohl Benutzer als auch Nicht-Benutzer scheinen diese Realität unbewusst verstärkt zu haben (für einen komischen Beweis, dass dies nicht der Fall ist jeder "bekommt es" check out http://tweetingtoohard.com/)

10. Stellen Sie sich Ihr Smartphone als digitales Schweizer Taschenmesser vor

Sie können das Smartphone für Telefonanrufe, E-Mails und / oder SMS verwenden. Es ist aber auch ein leistungsstarkes Tool, das Ihnen das Berufsleben auf viele andere Arten erleichtert. Hier sind einige Tipps und Tricks:

• Verwenden Sie die eindeutigen Klingeltöne oder Signale Ihres Telefons für verschiedene Ereignisse. Möchten Sie, dass Ihr Telefon stumm bleibt, es sei denn, ein wichtiger Kunde oder ein Familienmitglied telefoniert? Sie können Ihr Telefon dafür einrichten.
• Möchten Sie ein diskretes Signal erhalten, dass Ihre Besprechungszeit fast abgelaufen ist? Stellen Sie die Uhr oder den Timer Ihres Telefons so ein, dass sie zu einer bestimmten Zeit vibrieren.
• Möchten Sie sich erinnern, wo Sie Ihr Auto am Flughafen geparkt haben? Machen Sie mit der Kamera Ihres Telefons einen Schnappschuss des Bereichs.
• Nehmen Sie Sprachnotizen auf, wenn Sie nicht die Zeit haben, eine Notiz zu schreiben
• Berechnen Sie Trinkgelder oder Rechnungssplits beim Mittagessen.
• Auf einigen Smartphones können Sie jetzt mithilfe des integrierten GPS eine Adresse finden oder Ihre Schritte zurückverfolgen.
• Sie können Einkaufslisten speichern und aktualisieren, Filme in Ihrer Nachbarschaft ansehen und auf Ihrem Telefon auf Facebook, YouTube und Twitter zugreifen.

Denken Sie daran, dies ist nur eine Liste von Aktivitäten und Lösungen, die ich in meiner eigenen Praxis oder in der Arbeit meiner Kunden als nützlich empfunden habe. Es ist nicht einmal annähernd erschöpfend. Wenn Sie mehr über einige der von mir erwähnten Dinge erfahren möchten oder sich fragen, ob die Technologie ein bestimmtes Problem lösen kann, können Sie sich gerne an mich wenden!