Die Suche nach meinem idealen GTD App

In den letzten Wochen habe ich nach einem Onlinedienst gesucht, der mir hilft, organisiert zu bleiben. Mein derzeitiges System besteht aus einem Flickenteppich aus Papier, Desktop-Apps und Willenskraft, der in der Vergangenheit gut genug funktioniert hat, sich jedoch allmählich auflöst, da ich immer mehr Aufgaben übernehme. Da ich an verschiedenen Standorten arbeite, muss ich auf eine einzige Quelle zugreifen können, von der aus ich auf Aufgaben, Dateien und Referenzinformationen zugreifen kann. Werbung

Ich habe noch nicht das System gefunden, das am besten für mich funktioniert, obwohl es eine Menge schicker Apps gibt, die vielversprechend aussehen, bis ich es tatsächlich schaffe Arbeiten mit ihnen. Nach ein paar aufregenden Tagen stoße ich auf Produktivitätsbarrieren - einige wegen schlechten Designs, andere wegen unterschiedlicher Philosophien zwischen mir und den Programmierern, die meisten, weil ich einfach nicht der Zielkunde bin - und finde Ich verbringe viel Zeit damit, nach Problemumgehungen zu suchen, um das System zum Laufen zu bringen, anstatt tatsächlich etwas zu erledigen. Werbung

Das Anschauen und Bewerten all dieser Anwendungen hat mich gezwungen zu überlegen, wonach genau ich in einer idealen GTD-App suche. Hier sind einige der Funktionen, die ich für wichtig halte: Werbung

• Unterstützende Materialien sollten an Projekte gebunden sein: Die meisten meiner Projekte beinhalten die Erstellung von Dokumenten, und viele von ihnen haben auch zugehörige Referenzmaterialien. Ich möchte in der Lage sein, ein Projekt oder eine Aufgabe unter einem Projekt anzusehen und mit einem Klick ein zugehöriges Dokument zu erstellen oder zu öffnen. Zum Beispiel arbeite ich an einem langen wissenschaftlichen Artikel für ein Buch; Ich möchte alle meine Notizen, PDFs von Forschungsmaterialien, Entwürfen und anderen Materialien zur Verfügung haben, wenn ich dieses Projekt öffne. Foldera tut dies auf eine Art und Weise, aber ich fand es schwierig, damit zu arbeiten, und es ist mehr auf geschäftliche Zusammenarbeit als auf individuelle Aufgabenverwaltung ausgerichtet.
• Dokumentbearbeitung: Ich möchte in der Lage sein, Dokumente über dieselbe Oberfläche zu erstellen und zu bearbeiten, mit der ich meine Projekte und Aufgaben betrachte. Es spielt keine Rolle, ob ein interner Dokumenteditor oder ein Link zu einem Drittanbieter wie Google Text & Tabellen oder Zoho verwendet wird, solange das Dokument wieder in dem Projekt gespeichert wird, zu dem es gehört. Wenn ich im obigen Beispiel an einem Entwurf für meinen Artikel arbeite, möchte ich in der Lage sein, das Dokument zu öffnen, zu schreiben und es wieder in dem Projekt zu speichern, zu dem es gehört.
• Bulk-Upload: Warum können Sie in so vielen Online-Apps nur ein Dokument gleichzeitig hochladen? Was ich wirklich gerne sehen würde, ist eine Desktop-App, mit der ich Dateien synchronisieren könnte, indem ich sie möglicherweise auf dem Desktop markiere und sie dann im Hintergrund hochlade - aber ich würde mich auch für einen Dateimanager entscheiden, der dies ermöglicht Ich durfte mehrere Dateien ziehen und ablegen oder sie bei gedrückter Strg-Taste auswählen, um sie alle auf einmal hochzuladen.
• Integration mit Desktop-Tools wie Outlook: Ich möchte in Outlook oder anderen Desktop-Apps arbeiten und die Arbeit in meinem Online-Bereich anzeigen lassen - und umgekehrt. Also, wenn ich ein ToDo-Listenelement überprüfe “erledigt” online ist es auch markiert “erledigt” in Outlook. Einige Online-Apps importieren in eine Richtung aus Outlook und einige führen manuelle Synchronisierungen durch. Ich verstehe nicht, warum dies nicht automatisiert werden konnte.
• Integration mit mobilen Tools: Für mich ist wie für viele andere auch ein PC nicht das einzige Werkzeug, mit dem ich arbeite. Ich benutze ein Treo und andere verwenden iPhones, Blackberries und sogar Windows Mobile-Geräte (es ist wahr!), Wenn ein PC nicht handlich ist. Dennoch sind nur wenige Online-Apps sehr bemüht, sich in sie zu integrieren. Auch wenn der Zugang nicht möglich ist “Leben”, Es wäre schön, wenn die Arbeit zumindest dann auftaucht, wenn das Gerät synchronisiert ist. Was ich jedoch wirklich möchte, ist die Integration in die Apps meines Smartphones oder in Apps von Drittanbietern wie Google. Google hat gezeigt, dass es möglich ist, anspruchsvolle Online-Apps zu erstellen, die auf einer Vielzahl von Mobilgeräten funktionieren.
• Automatische Werbung für zukünftige Aufgaben: Wenn ich eine Projektskizze entwickle, schreibe ich in der Regel eine Liste der Aufgaben auf, die zur Fertigstellung des Projekts ausgeführt werden müssen. Aber wenn ich mir meine Aufgabenliste ansehe, möchte ich nur wissen, was ich tun soll jetzt. Die meisten Apps, die ich gesehen habe, speichern alle Aufgaben aus all meinen Projekten in einer Master-Liste, was für mich nutzlos ist. Wie kann ich den ersten Entwurf eines Artikels überarbeiten, wenn ich noch nicht einmal in der Bibliothek war, um ihn auszuchecken? Welche Bücher muss ich noch recherchieren? Ich möchte, dass meine GTD-App die nächste Aktion zu meiner Aufgabenliste hinzufügt, wenn ich das Element unmittelbar vor dem Ende als beendet markiere.
• Links zu anderen Diensten: Ich würde gerne einen Weg finden, um Daten zwischen Onlinediensten hin und her zu übertragen, aber abgesehen davon, dass ich zumindest Links in die Schnittstelle zu anderen Onlinediensten einfügen möchte. Es ist für mich überraschend, wie viele GTD-Apps nirgendwo Links platzieren können.
• No-Nag-Aufgaben: Ich plane gerne Zeit oder stelle Erinnerungen für Dinge ein, an die ich nur einmal erinnert werden muss. Zum Beispiel Fahrzeit - Ich plane meinen regelmäßigen Pendelverkehr in meinem Kalender und manchmal brauche ich eine Erinnerung (“Hey, du musst los, Kumpel!”) aber wenn ich die erinnerung verpasse, dann weil ich wahrscheinlich schon fahre. Ich möchte in der Lage sein, eine Kategorie von Erinnerungen zu erstellen, die einmal ausgelöst werden. Wenn ich nicht da bin, um darauf zu antworten, verschwinden sie einfach.
• Eine Exit-Strategie Wie komme ich an meine Daten? aus von einer online app ist mindestens so wichtig wie wie ich es bekomme im. Meine Bedürfnisse werden sich in Zukunft ändern, oder die Programmierer entscheiden sich möglicherweise dafür, etwas auf eine Weise zu ändern, die meinen unveränderten Bedürfnissen nicht mehr entspricht - oder das Unternehmen, das den Service hostet, wird möglicherweise seine Geschäftstätigkeit einstellen oder den Service kündigen. Wenn meine Daten in ihrem System gefangen sind, bin ich geschraubt. Ich benötige eine Möglichkeit, alles in Originalformaten (für Dokumente, Dateien usw.) oder in dokumentierten Webstandards (XML, RSS) als Massen-Download herunterzuladen, die auf ein neues System portiert oder zumindest auf meinem Desktop geöffnet werden können Informationen manuell übertragen.

Was ist mit dir? Nach welchen Funktionen suchen Sie in einer GTD-App? Welche Dienste nutzen Sie und was würden Sie ändern, um sie besser an Ihre Bedürfnisse anzupassen? Gibt es einen großartigen Out-of-the-Box-Service, den ich vermisse? Wenn Sie Ihren eigenen perfekten Onlinedienst entwerfen könnten, was würde das bewirken? Werbung

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