Die 3 wichtigsten Strategien zur Zeitersparnis (übrigens, sie sind einfach!)

Es ist einfach nie genug Zeit am Tag, um alles zu tun, ist da?

Dies ist eines der größten Probleme, mit denen Menschen konfrontiert sind, wenn sie versuchen, produktiv und effektiv zu sein. Zu viele Jobs haben eine unendliche Arbeitsfähigkeit; Sie könnten Ihren Job für 60, 80 oder sogar 100 Stunden pro Woche machen und immer noch Dinge finden, die zu tun sind, richtig?

Ich glaube nicht nur, dass die vierzigstündige Arbeitswoche ein totales Missverständnis ist, es ist auch ein schädlicher Glaube, mit dem viele von uns aufgewachsen sind und von dem sie jetzt gefangen sind. Wenn wir an einem Arbeitsplatz arbeiten, für den eine vertragliche Vereinbarung besteht, eine bestimmte Anzahl von Stunden pro Woche zu leisten, werden wir diese Stunden mit Arbeit füllen ... unabhängig von unserer tatsächlichen Arbeitsbelastung.

Und wenn Sie wirklich darüber nachdenken, wie unlogisch ist es für Unternehmen, Personalverträge eher auf Stunden als auf Output zu stützen? Es macht keinen Sinn für erfolgreiche Gewinne oder andere Ergebnisse. Werbung

Ich hatte das Glück, von einer Reihe von Trainern und Mentoren eine Fortbildung zu effektiven Zeitsparstrategien erhalten zu haben. Nicht nur Manager, die versuchen, innerhalb von 40 Stunden das Beste aus mir herauszufinden, sondern auch Leute, die herausgefunden haben, wie sie 50-100% effektiver sind als ihre Kollegen Hälfte die Zeit.

Heute möchte ich meine drei Top-Tipps mit Ihnen teilen. Die Idee ist, dass jede dieser Strategien die Zeitverschwendung erheblich reduziert (mehr in weniger Zeit tun und viel weniger Aufwand), ist die Idee, sie alle zu kombinieren. Diese Tipps zerkratzen nur die Oberfläche, und ich empfehle dringend, dass Sie sich eingehender mit den folgenden Prinzipien befassen:

1. Die 80/20-Regel des Natur-Pareto-Prinzips

Die meisten Leistungsträger sind im Allgemeinen gut darin, Prioritäten zu setzen, aber die meisten sind schrecklich darin, die Aufgaben mit niedrigerer Priorität nicht erledigen zu können. Viele von uns werden zuerst Aufgaben mit hoher Priorität erledigen, aber dann noch viele Stunden damit verbringen, sich durch alle anderen Aufgaben zu kämpfen, um den mythischen „leeren Posteingang“ zu erreichen. Wenn Sie in einem Job sind, der genug Arbeit bieten könnte, um Sie unendlich beschäftigt zu halten, dann jagen Sie einen Regenbogen. Die meisten Jobs können dieser Beschreibung entsprechen.

Ich glaube, wir neigen dazu, zu befürchten, etwas Wichtiges zu verpassen, also versuchen wir, alles zu tun. Paradoxerweise gefährden wir dabei die Qualität unserer wichtigsten Arbeit - ein viel größeres Risiko für unsere Karriere! Werbung

Das Pareto-Prinzip, ein Begriff, der vom berühmten Qualitäts- und Leistungsforscher Joseph M. Juran geprägt wurde, legt nahe, dass die meisten Lebensumstände dieser Naturregel folgen: 80% der Ergebnisse stammen aus 20% der Inputs.

Im Kontext bedeutet dies, dass die meisten Ihrer Ergebnisse tatsächlich durch einen kleinen Teil Ihrer Zeit und Ihres Aufwands erzielt werden. Nur 20% Ihrer aktuellen Arbeit sind für die von Ihnen erwarteten Ergebnisse von Bedeutung. Es zeigt auch an, dass die anderen 80% der Anstrengungen, die Sie unternehmen, nur 20% der gewünschten Ergebnisse sind.

Ich empfehle, dass Sie für den nächsten Monat 15 bis 30 Minuten pro Woche einplanen, damit Sie nicht gestört werden. Während dieser Zeit versuchen Sie diese Übung:

• Schreiben Sie Ihre gesamte Aufgabenliste über alles auf, was Sie für die Arbeit tun (später können Sie diese Übung auf Ihr gesamtes Leben anwenden - dann beginnen sich die Dinge wirklich zu verändern!). Dies umfasst alles von wichtigen Aktivitäten und Projekten bis hin zum Beantworten von E-Mails und Telefonen.
• Schreiben Sie eine Zusammenfassung darüber auf, welche Ergebnisse von Ihnen erwartet werden - z. % des Umsatzes, der gebauten Dinge, der abgeschlossenen Verträge usw., die für Ihren Erfolg am wichtigsten sind.
• Kehren Sie nun zu Ihrer vollständigen Aufgabenliste zurück und wählen Sie kompromisslos die 20% derjenigen (einer von fünf) aus, die am unmittelbarsten mit diesen Ergebnissen und Ergebnissen zusammenhängen. Dies sind nun Ihre Aufgaben mit der höchsten Priorität, und Ihr Ziel sollte es sein, erhöhen, ansteigen die Mühe, die Sie in diesen verbringen.
• Kehren Sie dann zu den verbleibenden Aufgaben in der Liste zurück und bewerten Sie sie nach ihrer Wichtigkeit von der geringsten bis zur höchsten (z. B. nach einer bis fünf Skalen). Je kleiner die Zahl, desto sinnloser die Aktivität - dies sind Ihre 80% -Aktivitäten. Für jede der 20% Aktivitäten, die Sie erhöhen, müssen Sie Platz schaffen, indem Sie abnehmen oder einfach nicht eine dieser 80% Aktivitäten.

Eine andere Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, sich selbst zu fragen, “Wenn ich die gleichen wöchentlichen Ergebnisse erzielen müsste, aber einen Tag weniger pro Woche arbeiten müsste, was müsste ich reduzieren oder aufhören zu tun??” Werbung

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Mit der Zeit werden Sie durch Ausprobieren wirklich klar, worauf es ankommt und was eigentlich nicht. Sie müssen die Dinge loslassen und manchmal müssen Sie zulassen, dass kleine negative Dinge passieren, um Platz für viel größere positive Ergebnisse zu schaffen.

2. Die E-Mail-Falle

Ich habe einmal eine total informelle kleine Studie durchgeführt, in der ich festgestellt habe, dass ich ungefähr vier bis sechs Stunden pro Woche verloren habe, indem ich einfach von dem übergegangen bin, was ich tat, um meine E-Mails zu lesen (und wieder zurück). Dies ist eine völlig unproduktive Tätigkeit. Das alles ist:

• Essen Sie Stunden, in denen nichts produziert wird.
• Zwinge dich, in der unvollständigen Aufgabe, die du ausgeführt hast, erneut zu versuchen, deinen Platz zu finden (was mehr Zeitverlust und einen völligen Verlust an Dynamik bedeutet)..
• Machen Sie sich Sorgen über die neuen E-Mails, die Sie jetzt als ausstehende Aufgaben ansehen, und lenken Sie ab, bis Sie sich mit ihnen befassen.

Ich habe da die Lösung gefunden. Ich habe derzeit eine nervige Auto-Responder-E-Mail-Nachricht, die besagt, dass ich E-Mails nur um 11.00 Uhr und 15.00 Uhr überprüfe, und meine Mobiltelefonnummer enthält “wenn es dringend ist”. Sie müssen das nicht tun, aber schauen wir uns das Konzept dahinter an:

• Indem ich nur zweimal am Tag E-Mails checke, zwinge ich die Leute, mich nur dringend zu kontaktieren, wenn Probleme wirklich dringend sind, was die Ablenkung um etwa 60-70% verringert hat (im Ernst!)
• 95% der E-Mails benötigen keine dringende Antwort und können einige Stunden warten. Durch die Bearbeitung von E-Mails in großen Mengen können Sie Ablenkungs- und Übergangszeiten erheblich verkürzen. Bringen Sie anderen bei, E-Mails nicht als Form der dringenden Kommunikation zu verwenden.
• Ich 'berühre' E-Mails nur einmal. Sie werden entweder für später in eine Aufgabe umgewandelt (damit ich sie jetzt vergessen kann), dort und dann behandelt (für alles, was weniger als eine Minute dauert), oder sie werden gelöscht / archiviert.

3. Den großen hässlichen Frosch essen

Mein Trainer, Phil Drolet, hat mir das beigebracht. Es ist erstaunlich, wie ablenkend es ist, eine große, hässliche Aufgabe im Hinterkopf zu haben. Ihre innere Aufmerksamkeit schaut weiter darauf, während Sie versuchen, sich zu konzentrieren. Dies ist normalerweise eine Aufgabe, die lautet: Werbung

• Zeitintensiv oder
• Konflikt involviert, oder
• Wahrgenommen, um schwierig zu sein (aber nach meiner Erfahrung erweist sich in der Regel als OK).

Probieren Sie dies eine Woche lang aus und sehen Sie, wie Sie sich fühlen: Machen Sie das Essen des großen hässlichen Frosches (d. H. Ausführen der schwierigsten Aufgabe) zu dem ersten, was Sie jeden Tag tun, noch bevor Sie E-Mails abrufen oder auf telefonische Nachrichten antworten. Es gibt einige Rollen, bei denen E-Mails als Erstes am Morgen überprüft werden müssen, aber selbst dann müssen in der Regel nur einige überprüft werden.

Ob Sie es glauben oder nicht, Sie sind zu Beginn Ihrer Schicht am produktivsten. Verwenden Sie diese Energie, um diese ängstliche Aufgabe zu zerstören und Ihnen für den Rest des Tages vollkommenen Seelenfrieden zu verschaffen. Wenn diese Aufgabe neben dem 80/20-Prinzip angewendet wird, ist sie in der Regel auch die effektivste, die Sie an diesem Tag ausführen können!

Ich sehe auch oft Leute, die zwischen zwei oder drei Aufgaben gleicher Priorität herumhüpfen, anstatt nur eine nach der anderen zu erledigen. Wenn dies Sie sind, garantiere ich, dass Sie verlieren Std pro Woche, ohne etwas davon zu gewinnen! Erforschen Sie Achtsamkeitstechniken und lernen Sie, eine Sache nach der anderen zu tun. Führen Sie eine detaillierte Aufgabenliste durch, in der alle Aufgaben nach Wichtigkeit / Priorität geordnet sind, und führen Sie dann die einzelnen Aktivitäten nacheinander aus. Bei richtiger Anwendung muss wahrscheinlich nicht einmal alles getan werden, was am Ende des Tages übrig bleibt!

Heutzutage ist es ziemlich normal, dass ich nach 11:30 Uhr nichts Wichtiges mehr zu tun habe, nur weil ich diese Regeln befolge. Bringen Sie Freiheit in Ihr Leben, indem Sie erstens den Mythos des Acht-Stunden-Arbeitstages loslassen und zweitens sich disziplinieren, diese Regeln einzuhalten. Intuitiv gesehen gibt es die Freiheit, Regeln zu befolgen. Probieren Sie es ein paar Wochen lang aus und sagen Sie mir, dass ich falsch liege!

Wir wünschen Ihnen eine produktive, effektive, zeitsparende und sorgenfreie Woche!