Nehmen Sie die 7-Wochen-Zeitmanagement-Herausforderung an

Ich unterrichte seit über 14 Jahren Zeitmanagement. Ich könnte behaupten, dass mein Training großartig ist. Im Ernst, es ist wahrscheinlich genauso gut wie andere gute Trainer, der Hauptunterschied besteht darin, dass ich den Leuten beibringe, ihr eigenes System aufzubauen und meine oder die Zeitmanagement-Gurus nicht zu benutzen, weil wir alle Individuen sind. Dies führte für mich zu einem Durchbruch in Sachen Zeitmanagement.

Durchbruch im Zeitmanagement nach 14-jährigem Zeitmanagement-Training

Vor kurzem bin ich auf etwas gestoßen, das das Zeitmanagement grundlegend verändert. Es ist nicht meins. Es gehört niemandem. Es fühlt sich ein bisschen so an, wie das Internet gewachsen ist: Stück für Stück, bis alles zusammengekommen ist.

Diese Informationen mussten nur zusammengeführt werden. Bei den meisten Tipps, Lektionen und Tricks zum Thema Zeitmanagement geht es um Disziplin, Konzentration oder kleine Dinge, wie das Schreiben einer täglichen Aufgabenliste. Das Herzstück eines effektiven Zeitmanagementsystems sind jedoch sieben grundlegende bahnbrechende Dinge. Wenn Sie dies richtig machen, funktioniert das gesamte System wie die Geschichte des Internets.

Wenn Sie diese sieben Teile beherrschen, werden Sie Ihr Zeitmanagementsystem erheblich verbessern. Lassen Sie uns positiv sein und sie als Hürden bezeichnen, denn wenn Sie anfangen, sie zu springen, hat das Rennen um einen besseren Zeitmanager begonnen. Erfahren Sie unten mehr über jede Hürde.

Jede Hürde zu springen ist nur eine Übung pro Woche für 30 Minuten

Wenn Sie diese sieben Hürden überwinden, wird Ihr Zeitmanagementsystem erheblich verbessert.

Du kannst keinen Teil davon machen. Du kannst keine Hürde nehmen. Sie können nicht ein bisschen tun und darauf zurückkommen. Nehmen Sie die Herausforderung an, machen Sie das Rennen oder nicht. Werbung

Mein Rat? Entscheiden Sie, warum Sie 30 Minuten pro Woche mit diesen Übungen verbringen. Dies liegt daran, wenn Sie müssen “wähle links oder rechts” (Entscheiden Sie sich, dies oder etwas anderes zu tun), brauchen Sie einen zwingenden Grund, warum. Die Antwort kann nicht sein “ein besserer Zeitmanager zu sein.” Um dieses Ziel zu erreichen, finden Sie im Internet einen einfachen Tipp zum Zeitmanagement, z. Beginnen Sie jede Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste mit einem Verb. Job erledigt. Wir wissen aus der Arbeit von Edwin Locke an der Zielsetzung, dass herausfordernde und spezifische Ziele am besten funktionieren.

Diese Zielsetzung erfordert einige Überlegungen. Entscheide warum. Welches Problem wird es lösen? Hilft es Ihnen, eine Nacht pünktlich nach Hause zu kommen? Ist das Ziel, ruhiger zu sein, mehr Kontrolle?

Dann ist das Ziel, die Leute im Büro unaufgefordert sprechen zu hören, “Er ist ruhiger / Sie scheint viel mehr Kontrolle zu haben.” Schreiben Sie Ihren Grund, Ihr Ziel auf ein Blatt Papier und bewahren Sie dieses in Ihrer Nähe auf. Denken Sie daran, Ziele müssen die drei Ps packen, wie es Muhammad Ali tat - “Ich bin der Größte” - Präsent, positiv und persönlich. Zum Beispiel, “Ich habe viel mehr Kontrolle. Die Leute haben das unaufgefordert gesagt,” oder “Ich arbeite an meinen großen Projekten und mein Chef hat es bemerkt und positiv zu mir Stellung genommen.”

Jetzt ist es Zeit, die 7-Wochen-Zeitmanagement-Herausforderung anzunehmen.

Woche 1 - Überwindung der Eroberungshürde

Wie viel erfassen Sie von dem, was in Ihre Welt und in Ihren Kopf kommt??

Springen die “Erfassen” Bei der Hürde geht es darum, jederzeit die Nachfrage zu befriedigen, die in Ihre Welt kommt. Je offensichtlicher ist Ihr E-Mail-Posteingang. Das weniger offensichtliche ist das Erfassen von Dingen, an die Sie denken, wenn Sie fahren. Werbung

• Schreiben Sie auf ein sauberes Blatt Papier ALLE Erfassungspunkte (Einstiegspunkte) Ihres Zeitverwaltungssystems, über die Sie derzeit verfügen. Zum Beispiel E-Mail-Posteingang, Telefonanrufe und Besprechungen.
• Wenn Sie zu viele haben, löschen Sie eine. Beispielsweise haben Sie mehrere Notizblöcke, die einen ähnlichen Job ausführen.
• Wenn Sie zum Beispiel nicht genug haben, verlassen Sie sich immer noch auf Ihr Gedächtnis im Auto. Fügen Sie in Besprechungen, in Korridorgesprächen eines hinzu.

Woche 2 - Sprung in die Listungshürde

Wie gut kriegt man die Dinge aus dem Kopf und auf eine Liste?

Springen die “Auflistung” Bei der Hürde geht es darum, Dinge aus dem Kopf zu bekommen und auf eine Liste zu setzen. “Die erfolgreichsten Menschen sind die mit den leersten Köpfen.” Raum zum Nachdenken, Entscheiden und Lösen von Problemen lassen, nicht zum Erinnern (Speichern).

• Notieren Sie auf einem sauberen Blatt Papier ALLE vorhandenen Listen. Zum Beispiel eine tägliche To-Do-Liste.
• Wenn Sie zu viele Listen haben, entfernen Sie eine. Insbesondere die Listen, denen Sie nicht vertrauen. Zum Beispiel die Outlook-Erinnerungsliste.
• Wenn Sie nicht alle der folgenden Listen haben, fügen Sie eine hinzu. insbesondere die tägliche Aufgabenliste (kein Aktionsstrom) oder die Anrufliste, die Projektliste, die Warteliste, die Wochenliste, die Monatsliste oder eine Tagesliste.

Woche 3 - Die leere Hürde überwinden

Wie gut Sie diese Erfassungspunkte entleeren können?

Springen die “Entleerung” Hürde ist ein bisschen wie die Spülmaschine zu leeren. Wenn Sie dies nicht tun, baut sich das Geschirr nur so lange auf, bis Sie das Geschirr für das Spülbecken nicht mehr sehen können. Anschließend müssen Sie den Geschirrspüler einfüllen und die verbleibenden Teile abwaschen. Häufiges und angemessenes Entleeren ist der Schlüssel.

• Verwenden Sie Ihre Liste von “Punkte erfassen” Die von Ihnen in Woche 1 erstellte Option entscheidet, wann Sie jeden Ihrer Erfassungspunkte leeren. Fügen Sie eine zweite Spalte hinzu. Beispielsweise wird Ihr E-Mail-Posteingang einmal pro Stunde für 15 Minuten oder nach jeder größeren Arbeit überprüft. Nicht ununterbrochen.
• Fügen Sie eine dritte Spalte hinzu und identifizieren Sie für jeden Erfassungspunkt einen Auslöser, mit dem Sie die Gewohnheit erstellen können. Der beste Weg, um eine Gewohnheit zu bilden, ist zu “Huckepack” eine andere Gewohnheit. Wenn ich mir zum Beispiel den Fuß gebrochen habe, musste ich jeden Tag 5 Minuten lang Übungen machen. Ich habe mir huckepack die Zähne geputzt. Ihr Beispiel könnte sein, dass Sie Ihren Eingang einmal am Tag leeren, während Sie sich von der Arbeit oder bei jeder Tasse Kaffee abmelden.
• Lesen Sie diesen kurzen Beitrag, um Ihnen zu helfen, “Sagen Sie mit Bedacht Ja” weil die meisten Menschen Schwierigkeiten haben, Nein zu sagen, was ihre Zeit enorm beansprucht. Verwenden Sie dieses Lernen, um zu sagen, “Nein” zu mindestens einer Aufgabe diese Woche und jede Woche von hier an in.

Woche 4 - Überwindung der Löschhürde

Wie sehr stellst du dir die richtige Frage: “Was ist die Auswirkung, wenn ich das nicht tue??”

Lesen Sie weiter

10 kleine Änderungen, damit sich Ihr Haus wie ein Zuhause anfühlt

Was macht glücklich? 20 Geheimnisse von „immer glücklichen“ Menschen

Wie Sie Ihre übertragbaren Fähigkeiten für einen schnellen Karrierewechsel schärfen

Scrollen Sie nach unten, um mit dem Lesen des Artikels fortzufahren

Springen die “Löschen” Bei der Hürde geht es darum, den Zeitaufwand, der in unsere Welt fließt, zu verringern. Außerdem geht es darum, nicht jedes Mal eine Nachfrage zu akzeptieren. Klar zu sein, was wir hier erreichen wollen, und mehr zu eliminieren, was das nicht erreicht. Werbung

• Das Verständnis der erweiterten Suche ist der Schlüssel zum schnellen Auffinden von E-Mails. Erfahren Sie, wie Sie die erweiterte Suche verwenden.
• Kündigen Sie das Abonnement für mindestens vier externe E-Mail-Listen, auf denen Sie sich befinden und die Sie nicht verwenden. Und melden Sie sich von mindestens drei internen Verteilerlisten ab, auf denen Sie sich befinden.
• Setzen Sie sich ab dieser Woche dafür ein, kopierte E-Mails schneller zu bearbeiten. Tun Sie dies mit dem ABC-Tool: A. Eine CC-E-Mail ?, B. Lesen Sie sie kurz und C. Löschen Sie sie. Löschen, es sei denn, Sie antworten, dies muss jedoch eine Ausnahme sein.

Woche 5 - Überwindung der Lagerhürde

Wie effektiv Sie die richtigen Informationen für später an den richtigen Orten speichern können?

Springen die “Speicherung” Bei der Hürde geht es darum, die richtigen Informationen dort zu haben, wo Sie sie benötigen, wann Sie sie benötigen, und sie leicht zugänglich zu halten, ähnlich wie bei den Dokumenten zu Hause. Zum Beispiel die Hausversicherung: Ist es in einem großen Haufen wichtiger Dinge? Oder die nächsten Geschäftsreisetickets - wo werden sie aufbewahrt?

• Notieren Sie auf einem sauberen Blatt Papier ALLE vorhandenen Speicherpunkte. Zum Beispiel ist die Wand neben Ihrem Schreibtisch ein Aufbewahrungsort und Ihre “Tagesheft” und dein Schreibtisch.
• Wenn Sie zu viele Speicherpunkte haben, entfernen Sie einen. Möglicherweise verwenden oder verlassen Sie sich nicht auf den Ablagepunkt für den Lesestapel. Entscheiden Sie, wie Sie nun verwalten möchten, dass dieser Speicherpunkt entfernt wurde (Mit einem anderen Speicherpunkt kombinieren?). Wenn Sie nicht alle der folgenden Speicherpunkte haben, fügen Sie einen hinzu. Insbesondere für physische Dokumente (z. B. Tickets) und dann Bücher zum Lesen, Websites zum Zurückverweisen oder Papiere zum Lesen, Bücherregal, Referenzordner, Tickets oder Tickler-Datei.
• Identifizieren Sie für jeden Speicherpunkt die Häufigkeit und den Auslöser und fügen Sie diese als Spalten zu Ihrer obigen Liste von Speicherpunkten hinzu.

Woche 6 - Überwindung der Planungshürde

Wie gut planen Sie, außer Ihr Tagebuch nur für Besprechungen zu verwenden??

Springen die “Scheduling” Bei der Hürde geht es darum, ein Tagebuch zu führen und es für mehr als nur die Buchung von Besprechungen zu verwenden. Planen Sie wichtige Arbeiten für große Aufgaben, die wir scheuen, weil sie große Frösche sind.

Dies ist die härteste Hürde. Vielleicht der höchste. Einige scheitern hier.

• Finden Sie heraus, warum Sie auf der Gehaltsliste stehen. Dies ist dein “Schlüsselergebnisbereich (KRA).” Hier ist einige Hilfe - es ist nicht die lange Liste von Dingen, von der Verwaltung von Kunden über Besprechungen, Präsentationen, die Bearbeitung von Fragen, die Verwaltung Ihres Teams usw. Es sind ein bis drei Dinge. In einem Handelsunternehmen liegt Ihr Grund dafür, dass Sie auf der Gehaltsliste stehen, darin, Umsatz und Gewinn zu steigern. Für Verkäufer ist es einfacher; Sie haben ein Budget. Das ist ihre KRA. Für andere muss man sich ein wenig Gedanken machen, um ein paar messbare Dinge zu identifizieren, die beweisen, dass Sie Ihr Gehalt wert sind. Für einen Kellner könnten es beispielsweise die TripAdvisor-Bewertungen sein.
• Identifizieren Sie die drei Projekte / großen Arbeitsteile, die den größten Einfluss auf den Grund haben, warum Sie auf der Gehaltsliste / den KRAs stehen.
• Erhalten “Stealth-Modus.” Finde einen Weg, um wegzukommen. Buchen Sie einen Besprechungsraum, arbeiten Sie von zu Hause aus oder schließen Sie die Tür. Was auch immer Sie tun können, um sich zu verstecken. Planen Sie in der nächsten Woche 90 Minuten in Ihr Tagebuch ein und vereinbaren Sie einen wiederkehrenden Termin, bei dem Sie nur die Projekte in dieser Zeit durchführen.

Woche 7 - Über die Hürde springen

Wie gut kannst du dich für links oder rechts entscheiden? Werbung

Springen die “Schauspielkunst” Hürde ist der Schlüssel. Deshalb werden Sie dafür bezahlt, das zu tun, was Sie tun. Hier werden Entscheidungen getroffen: Tausend Mal am Tag nach links oder rechts wählen und wissen, was Sie wert sind. Teilen Sie Ihr Gehalt durch 2.000. Dies ist Ihr Stundenwert. Mach keine Sachen, die weniger wert sind als dieser Wert pro Stunde.

• Entscheide dich für die Länge deiner “kurze Zeit.” Das “Mach es jetzt!” Stück Zeit. Dies können 5 Minuten, 4 Minuten oder 3 Minuten sein. Der Unterschied mag nicht groß sein, aber Sie entscheiden, was es ist. Tun Sie es jetzt für jede Zeitanforderung / Aufgabe, die in Ihrem System eingeht, wenn es in weniger als Ihrer kurzen Zeit erledigt werden kann. Engagieren Sie sich dafür. Machen Sie sich keine Sorgen, dass Sie in der kurzen Zeit eine Aufgabe erledigen können und dies auch nach 20 Minuten noch tun. Das liegt daran, dass Ihr Gehirn bald weiß, was Sie tun, und Sie daran hindern wird, es zu tun.
• Für längere Mengen von “tun” In dieser Zeit lernen Sie die Pomodoro-Technik (2,2-minütiges Video), damit Sie sich konzentrieren und sie einmal pro Woche anwenden können. Vielleicht während Ihrer geplanten Projektarbeit.
• Platzieren Sie den Grund, aus dem Sie in Woche 6 entschieden haben, dass Sie auf der Gehaltsliste (KRA) stehen, an einem Ort, der Ihr Verhalten stört. Zum Beispiel eine Haftnotiz auf Ihrem Laptop / Bildschirmschoner / Desktop-Bild. Nicht an der Wand, weil wir blind sind für das, was an der Wand ist - “Unternehmenstapete.”

Alles zusammenziehen

So passen die sieben Teile eines effektiven Zeitmanagementsystems zusammen:

Das Rennen beendet? Herzliche Glückwünsche!

Hervorragende Nachrichten. Du hast es geschafft. Sie haben alle sieben Hürden genommen und die 7-Wochen-Zeitmanagement-Herausforderung gemeistert.

Sie haben jetzt ein erheblich verbessertes Zeitmanagementsystem. Hier können Sie das Whitepaper herunterladen, “Nehmen Sie die 7-wöchige Zeitmanagement-Herausforderung an,” Schauen Sie sich meine Biografie an, um Tabellen mit Übungen für Fortgeschrittene zu erstellen.

Fotonachweis: Viktor Hanacek über picjumbo.com