Verabschieden Sie sich von Ihrem Ablagefach ... für immer

Die gefürchtete Ablage, die sich auf Ihrem Schreibtisch, in Ihrem Ablagetablett oben auf dem Aktenschrank befindet, wo auch immer es sein soll. Warum verursacht eine so einfache Aufgabe, die nur sehr wenig Gehirnleistung erfordert, bei den meisten Menschen eine solche Belastung? Einreichung ist eine der Top-Jobs, die die meisten Leute zögern.

In letzter Zeit habe ich versucht, mein Leben zu vereinfachen und mich allmählich einem minimalistischeren Ansatz zuzuwenden. Dabei habe ich mich entschlossen, von einem kleineren Schreibtisch aus zu arbeiten. Ich rechnete damit, dass es mir helfen würde, das zu minimieren, wenn es weniger Platz auf dem Schreibtisch gäbe und weniger Platz in den Schubladen. Es hat bis zu einem gewissen Grad geholfen. Es zwang mich, alle meine Schubladen zu leeren und nur das Nötigste aufzubewahren. Was auch passierte, war, dass ich meine kleine Aktenbox an einen anderen Ort bringen musste, ungefähr zehn Schritte von meinem Schreibtisch entfernt - nicht mehr in Reichweite meines Stuhls. Werbung

Das Ergebnis - was mich ziemlich erstaunt hat: Ich habe einen großen Haufen Akten angehäuft.

Lektion 1: Bewahren Sie Ihren Aktenschrank in unmittelbarer Nähe auf

Wenn Sie ein Dokument am Ende nicht einfach archivieren können, ist es wahrscheinlicher, dass Sie es in eine Ablage legen, als aufzustehen und es korrekt abzulegen. Die meisten von uns haben einen vollen Terminkalender und das Aufstehen, um ein Blatt Papier zu archivieren, wird als Zeitverschwendung angesehen. Daher lassen wir die Akten so lange anhäufen, bis die Reise zum Aktenschrank gerechtfertigt ist. Das Problem dabei ist, dass je größer der Stapel wird, desto größer der Job wird und wir vermeiden und vermeiden, weil (in Wirklichkeit) wichtigere Jobs zu erledigen sind. Indem Sie den Aktenschrank in Reichweite haben, beseitigen Sie diese Möglichkeit. Es ist einfach und schneller, vor Ort zu archivieren, damit Sie sich an die Gewohnheiten gewöhnen können.

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Um jedoch schnell und effizient archivieren zu können, müssen Sie sich an die zweite Lektion halten ... Werbung

Lektion 2: Beschriften Sie alle Ihre Dateien deutlich

Dies ist ein Teil des Puzzles, dem sich viele Menschen widersetzen. Die meisten Leute schreiben Etiketten für ihre Hängeregister von Hand, weil sie denken, dass dies schneller und genauso klar ist. Manchmal schreiben sie mit schwarzem Stift, manchmal mit blauem, manchmal ALL IN UPPER CASE und manchmal nicht - und wenn Sie Glück haben, wird ein schwarzer Marker verwendet.

Selbst wenn Sie ein System haben, mit dem Sie alle Ihre Etiketten mit schwarzen Markierungen in ALL IN UPPER CASE schreiben können, sind Ihre Dateien nicht so leicht zu finden wie die, die von einem Etikettierer erstellt wurden. Ein Etikettierer verfügt über einen klaren, konsistenten Schriftsatz. Sie können dies argumentieren, bis Sie blau im Gesicht sind ... aber der Etikettierer funktioniert. Es lohnt sich die kleine Investition. Wenn die Ordner übersichtlich sind und Ihr Büro in der Nähe ist, können Sie unterwegs Dateien ablegen (sofern Sie nicht zu viele Dateien oder Ordner haben)..

Lektion 3: Regelmäßige Bereinigung

Es ist allgemein anerkannt, dass ein überfüllter Aktenschrank Ihrer Gesundheit schadet. Wenn Sie versuchen, ein Dokument in einen überlasteten Ordner zu verschieben, der sich ebenfalls in einem überlasteten Archiv befindet, wird es nicht gut enden. Werbung

Legen Sie alle paar Monate ein Datum und eine Uhrzeit fest, um ältere Dokumente zu löschen. Informieren Sie sich über die örtlichen Vorschriften, wie lange Sie Dokumente für steuerliche und rechtliche Zwecke aufbewahren müssen. Minimieren Sie die Menge an Papier, die Sie besitzen, und halten Sie es nur dort fest, wo es unbedingt erforderlich ist. Wenn Ihr Papierkram Sie belastet, können Sie es auch ohne Papier versuchen.

Lektion 4: Entdecken Sie die Möglichkeit der papierlosen

Es ist in letzter Zeit ziemlich populär geworden, papierlos zu arbeiten. Sie werden feststellen, dass viele Organisationen stolz darauf sind, ein papierloses Büro oder eine papierlose Organisation zu sein. Dies bedeutet, dass Dokumente nicht ausgedruckt werden, sondern in Papierform vorliegen und dann zur Ablage auf den Computer gescannt werden.

Die Herausforderung bei einem papierlosen System besteht darin, sicherzustellen, dass die elektronischen Dokumente zum einfachen Abrufen abgelegt werden. Es sollte ein klares und einfaches hierarchisches Ablagesystem verwendet werden, kombiniert mit einer starken Suchfunktion auf Ihrem Computer. Werbung

Lektion 5: Halte es einfach

Halten Sie Ihre Kategorien einfach und nicht zu kompliziert. David Allen empfiehlt ein einfaches A-Z-Ablagesystem, das bei viel Ablage gut funktioniert.

In meinem Heimbüro habe ich nicht zu viele Dateien, daher bin ich gerne bereit, Dateien nach Kategorien zu ordnen. Zum Beispiel habe ich eine Zuhause Datei, in der meine Versicherungsdokumente und Einrichtungsdokumente in separaten Manilla-Ordnern abgelegt sind, und a Auto Datei, in der meine Kfz-Versicherung, Kfz-Steuern und andere damit zusammenhängende Dokumente gespeichert sind. Denken Sie daran, dass das Ziel Ihres Systems ein einfaches und schnelles Abrufen ist - finden Sie heraus, was für Sie am besten funktioniert.

Halten Sie sich an diese Regeln und belasten Sie nie wieder ein überfülltes Ablagefach. Ein stressfreier, übersichtlicher Schreibtisch erwartet Sie.

Haben Sie Tipps zur Einreichung, die Sie mitteilen möchten? Fühlen Sie sich frei, dies in den Kommentaren unten zu tun.

(Bildnachweis: 3D-Darstellung von Informationen über Shutterstock)