Sparen Sie Zeit per E-Mail mit diesen 10 tollen Tricks

  • Piers Henderson
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Verbringst du einen Großteil deiner Zeit damit, E-Mails zu lesen und zu senden? Heutzutage scheint es so, als ob es jeder tut. Es ist zu einer Art Besessenheit geworden, die E-Mails, die wir erhalten, im Auge zu behalten. Wenn Sie E-Mails, die die meiste Zeit in Anspruch nehmen, nicht mögen, können Sie mithilfe der folgenden Methoden Zeit sparen. Diese Tricks funktionieren mit den derzeit in G-Mail verfügbaren Funktionen. Überprüfen Sie bei Ihrem E-Mail-Anbieter, ob ähnliche Funktionen verfügbar sind.

1. Kategorisieren Sie E-Mails mithilfe von Labels

Mit Labels können Sie Ihre E-Mails verwalten und in den entsprechenden Ordnern ablegen, zu denen sie gehören. Stellen Sie sich Labels als Kategorien vor, in denen Sie Ihre geschäftlichen E-Mails von Ihren persönlichen E-Mails trennen und so weiter. Wenn Sie das nächste Mal eine E-Mail von Ihrem Freund erhalten, wird sie auf dem Etikett mit dem Namen FRIEND in Ihrem Posteingang angezeigt. Es ist interessant, nicht wahr? Werbung

2. Eingemachte Antworten

Schreiben Sie immer wieder dieselbe E-Mail? Eingemachte Antworten oder E-Mail-Vorlagen können Ihnen dabei helfen. Auf diese Weise können Sie eine Kopie der E-Mail speichern, die Sie häufig schreiben, und diese dann ganz einfach abrufen, wenn Sie möchten. In dem folgenden Video erfahren Sie, wie Sie E-Mail-Vorlagen in G-Mail verwenden.

3. Verwenden Sie Tastaturkürzel

Sie sollten es sich zur Gewohnheit machen, Tastenkombinationen zu verwenden, zumindest solange Sie im Bereich der Informationstechnologie tätig sind. Auf diese Weise sparen Sie viel Zeit bei E-Mails und können diese Zeit nutzen, um etwas Kreatives zu tun. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail verfassen möchten, ohne auf die Schaltfläche Verfassen zu klicken, drücken Sie einfach die entsprechenden Tastenkombinationen. Sie sind sicher in der Lage, Verknüpfungen für Ihr E-Mail-Programm zu finden! Werbung

4. Entfernen Sie unerwünschte E-Mails

Meistens finde ich meinen Posteingang voll mit Angeboten und unerwünschtem Spam. Obwohl mein E-Mail-Programm einige E-Mails herausfiltert, sehe ich immer noch, dass einige davon in meinen Posteingang gelangen. Was können Sie dagegen tun? Klicken Sie einfach auf den Link "Abbestellen", der am Ende der Nachricht angezeigt wird, und schon sollten Sie fertig sein. Wenn Sie es nicht sehen, klicken Sie auf Als Spam melden und es wird nie wieder in Ihrem Posteingang angezeigt. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie den Link "Bericht als Spam" nicht missbrauchen. Wenn es sich um eine von Ihnen abonnierte E-Mail handelt, wirkt sich das Markieren als Spam auf andere Benutzer aus, die diese E-Mail tatsächlich sehen möchten.

5. Laden Sie E-Mails in einer schnelleren Umgebung

Wenn Sie über eine Hochgeschwindigkeits-Internetverbindung verfügen, sollten Sie die schnellere Version Ihrer E-Mail verwenden. G-Mail hat beides: eine hellere Ansicht und eine schnellere Ansicht. Wenn Sie auf eine E-Mail klicken, wird diese sofort angezeigt, anstatt die gesamte Seite neu zu laden. Dies erspart Ihnen einige Sekunden (oder möglicherweise ein paar Minuten, wenn Sie sich einwählen) mit Ihrer E-Mail. Werbung

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6. Verwenden Sie E-Mail-Auto-Responder

Richten Sie einen automatischen E-Mail-Responder ein, der automatisch auf die E-Mails antwortet, die Sie erhalten, unabhängig davon, ob Sie im Urlaub sind oder nur zeigen möchten, dass Sie ein schneller E-Mail-Replikator sind. Wenn Sie im Urlaub sind, können Sie den Antwortenden so einstellen, dass er sagt, wann Sie wieder im Büro sind. Sie sparen Zeit, die Sie sonst für das Schreiben dieser E-Mail aufgewendet hätten!

7. Verwenden Sie E-Mail-Apps, wenn Sie mobil sind

Wenn Sie Ihr Smartphone für alle Ihre E-Mail-Zwecke verwenden, sollten Sie eine App erhalten, die all dies für Sie erledigt. Obwohl es für jedes Ihrer E-Mail-Programme separate Apps geben kann, würde ich empfehlen, die Mailbox-App zu verwenden, da sie keine Unordnung enthält. In der App sind es nur Sie und Ihre E-Mails. Sie haben ein bisschen Zeit gespart, nicht wahr? Werbung

8. Lehnen Sie E-Mails von Facebook und Twitter ab

Wenn ein Freund von Ihnen etwas auf Facebook oder Twitter veröffentlicht, können Sie eine E-Mail erhalten, die Sie benachrichtigt. Diese Benachrichtigungen machen wirklich keinen Sinn, in Ihrem Posteingang zu sein, da sie auch auf diesen Websites angezeigt werden können. Besuchen Sie beide dieser Websites (und andere soziale Websites, auf denen Sie aktiv sind), deaktivieren Sie die Option für E-Mail-Benachrichtigungen, und Sie sollten alle Einstellungen vornehmen.

9. Eine Sofortnachricht ist besser als eine E-Mail

Man könnte sagen, ich bin unprofessionell dafür, Instant Messaging (IM) anstelle von professionellen E-Mails zu empfehlen. Aber wenn Sie durch das Senden einer Sofortnachricht die Kopfschmerzen ersparen können, die beim Senden einer langen E-Mail entstehen, ist dies nicht vorzuziehen? Wenn Sie jemand um Hilfe bittet, ist eine Sofortnachricht manchmal besser geeignet als eine formelle E-Mail.

10. Verwenden Sie KEINE E-Mails für Ihre Aufgabenliste

Die meisten Leute tendieren dazu, E-Mails als ihre Aufgabenliste zu verwenden. Wenn sie etwas tun müssen, senden sie sich einfach eine E-Mail mit der Nachricht. Wenn sie das nächste Mal in ihren Posteingang schauen, können sie sich an die Aufgabe erinnern, die sie erledigen sollen. Sie sollten aufhören, dies zu tun. Es gibt eine Reihe von To-Do- oder Task-Tools, mit denen Sie den Posteingang vor Verstopfung schützen können. Auf diese Weise finden Sie Ihre wichtigsten E-Mails, damit Sie sie bearbeiten können, anstatt Zeit zu verschwenden.

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