Leute, die ihre Zeit gut verwalten, befolgen diese 3 Regeln

Ich bin sicher, Sie werden ständig aufgefordert, Ihre Zeit besser zu verwalten, da dies Ihre Effizienz steigert, Zeit spart und Stress reduziert. Jeder kennt die Vorteile eines besseren Zeitmanagements, aber wie viele von uns könnten es tatsächlich tun?

Die meisten von uns zögern gerne und stellen fest, dass wir nicht mehr viel Zeit haben, und der Gedanke, viele unvollendete Aufgaben zu erledigen, überfordert Sie. Wenn Sie in letzter Minute arbeiten oder Ihre Aufgabe verspätet einreichen, benötigt Ihr Zeitmanagement Hilfe.

Bevor ich Ihnen sage, wie Sie Ihre Zeit besser verwalten können, müssen Sie wissen, was es bedeutet, eine gute Zeitverwaltung zu haben.

Gutes Zeitmanagement konzentriert sich nicht hauptsächlich auf Quantität.

Wenn Sie Ihre Zeit gut verwalten, bedeutet dies für die meisten Menschen, dass Sie mehr in weniger Zeit erledigen.

Angenommen, Sie haben innerhalb von 10 Stunden 20 Aufgaben zu erledigen und alle Aufgaben erfolgreich und pünktlich erledigt. Je mehr Dinge Sie in einem begrenzten Zeitrahmen erledigen können, desto besser ist Ihr Zeitmanagement.

Ohne Zweifel beenden Sie alles auf Ihrer To-Do-Liste pünktlich, aber ist dies die effektivste Methode, um Ihre Zeit zu verwalten? Werbung

Es ist effektiver, sich auf Qualität zu konzentrieren.

Zeitmanagement organisiert und plant im Wesentlichen, wie viel Zeit Sie für die anstehenden Aufgaben aufwenden. Ein besseres Zeitmanagement erfordert Zeit und Können. Das effektivere Zeitmanagement konzentriert sich darauf, einige Dinge mit großer Wichtigkeit zu erledigen, was Qualität vor Quantität bedeutet.

Konzentrieren Sie sich eher auf die Ergebnisse als auf die Aktivitäten. Es ist gut, den Überblick zu behalten, wie viel Sie bereits getan haben, aber es ist wichtiger zu entscheiden, was Sie tun sollten, um einen Mehrwert zu erzielen.

Wenn Sie sich beim Übergang von einer Aufgabe zur anderen nicht gestresst oder überfordert fühlen, wissen Sie, dass Sie ein besseres Zeitmanagement haben. Hier sind 3 Möglichkeiten, um Ihre Zeitmanagementfähigkeiten zu verbessern:

1. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben entsprechend ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit

Bevor Sie an den Aufgaben auf Ihrer Aufgabenliste arbeiten, müssen Sie wissen, welche dringend und wichtig sind. Dies ist das Eisenhowers Prinzip.

• Wichtig Aufgaben führen Sie zum Erreichen Ihrer persönlichen Ziele; während
• Dringend Aktivitäten sind unmittelbar und haben unmittelbare Konsequenzen. Diese Aufgaben sind normalerweise mit dem Erreichen des Ziels eines anderen verbunden.

Das Eisenhower-Prinzip sieht eine Priorisierung der Aufgaben in vier Ebenen vor:

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1. Wichtig und dringend: Diese Aufgaben sollten ZUERST behandelt werden. Es handelt sich entweder um unerwartete Probleme oder um Probleme, auf die Sie bis zur letzten Minute gewartet haben. Sie können im Voraus planen, um letzteres zu vermeiden. Bei ungeplanten Überraschungen sollten Sie jedoch eine gewisse Zeit in Ihrem Zeitplan einplanen, um Platz für die Pufferung zu schaffen.
2. Wichtig aber nicht dringend: Diese Aktivitäten sind wichtig, um Ihre Ziele zu erreichen. Geben Sie sich also genügend Zeit, um daran zu arbeiten.
3. Nicht wichtig, aber dringend: Dies sind die Hindernisse, die Sie daran hindern, Ihre eigenen Aufgaben zu erledigen, und sie stammen in der Regel von anderen. Mach dir keine Sorgen zu sagen “Nein” oder delegieren Sie die Aufgaben an eine andere Person. Aber lassen Sie einige Slots offen, falls die Leute wirklich Ihre Hilfe brauchen.
4. Nicht wichtig und nicht dringend: Vermeiden Sie diese Aufgaben immer. Sie sind einfach Ablenkungen.

Der Hauptschlüssel für eine bessere Priorisierung Ihrer Aufgaben ist das Auslassen von Zeiträumen, um sicherzustellen, dass Sie genügend Zeit haben, wenn etwas schief geht.

2. Nutzen Sie den Hebel, um mehr zu gewinnen

Es gibt viele Ansätze für eine Aufgabe, und alle sind effektiv. Um jedoch wirklich den geringsten Aufwand für die größten Renditen zu nutzen, wenden Sie das Konzept der Hebelwirkung an, um Ihre Aufgabe zu beenden.

Eine Möglichkeit, das Beste aus allem herauszuholen, ist: gemeinsame Muster finden Arbeiten Sie an Aufgaben und richten Sie einen Workflow ein, damit Sie alle erforderlichen Aufgaben reibungslos erledigen können, ohne unnötige zusätzliche Zeit und Energie aufwenden zu müssen.

Angenommen, Sie müssen 3 Artikel in 10 Stunden schreiben. Sie analysieren die Prozesse beim Schreiben eines Artikels wie Nachforschen, Schreiben und Korrekturlesen. Anschließend entwickeln Sie einen Workflow, um zu vermeiden, dass Sie während der Recherche schreiben und anschließend Ihren Artikel bearbeiten.

Ein anderer Weg ist zu Nutzen Sie die Zeit des anderen. Ich habe erwähnt, dass es gibt “nicht wichtig aber dringend”, und diese Aufgaben können Sie delegieren, um Ihre Lasten zu entlasten.

Hier finden Sie weitere Vorschläge zur Nutzung Ihrer Zeit. Werbung

3. Gönnen Sie sich zeitgesteuerte Sitzungen und kurze Pausen

Manchmal kann es sogar nach hinten losgehen, wenn Sie zu viel Zeit für eine einzelne Aufgabe aufwenden. Das Gesetz zur Verringerung der Renditen legt nahe, dass die Höhe der Gewinne möglicherweise nicht im Verhältnis zur Höhe der Investitionen steht.

Um Ihr Zeitmanagement zu verbessern, müssen Sie berücksichtigen, dass Sie Ihre Zeit nicht zu sehr in bestimmte Aufgaben investieren müssen. Du kannst den ... benutzen Pomodoro-Technik^[1] Überstunden vermeiden.

Die Pomodoro-Technik wurde in den 1980er Jahren entwickelt. Das italienische Wort “pomodoro” meint “Tomate”. Die Technik ist einfach: Teilen und strukturieren Sie Ihre Arbeit in 25-minütigen Sitzungen (oder Pomodori) mit einer Pause von 5 Minuten dazwischen.

Angenommen, Sie arbeiten an einer Präsentation. Sie benötigen schätzungsweise 125 Minuten, um die Aufgabe abzuschließen. Sie teilen die Aufgabe in fünf 25-minütige Sitzungen mit einer kurzen Pause dazwischen ein. Stellen Sie sicher, dass die Sitzungen nicht mit Ihren anderen Plänen oder Verpflichtungen in Konflikt geraten. Stellen Sie einen Timer auf 25 Minuten ein und beginnen Sie mit Ihrer Arbeit. Machen Sie nach jeder Sitzung eine Pause und wiederholen Sie diese, bis die Sitzungen beendet sind. Machen Sie danach eine Pause von 20 bis 30 Minuten.

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Verwenden Sie Technologie, um Ihr Zeitmanagement zu verbessern.

Es könnte schwierig sein, das Eisenhower-Prinzip, das Hebelkonzept und die Pomodoro-Technik für ein besseres Zeitmanagement zu vereinen. Hier sind drei Zeitmanagement-Apps, die Ihnen dabei helfen:

MyLifeOrganized (MLO) Werbung

Der erste Schritt zur Verbesserung Ihres Zeitmanagements ist die Organisation. MLO bietet Hilfe für Sie, um das zu erreichen, was Sie erreichen möchten, um Ihre Ziele zu erreichen. Es erstellt für Sie To-Do-Listen, priorisiert Ihre Aufgaben und protokolliert Ihre Aktionen.

Toggl

Es ist immer gut, ein Logbuch zu haben, um sich Zeit zu nehmen. Mit Toggl können Sie Ihre Zeit besser verwalten, indem Sie nachverfolgen, wie viel Zeit Sie für jede einzelne Aufgabe aufgewendet haben.

Fokusverstärker

Haben Sie sich jemals auf den Weg gemacht, um an etwas Wichtigem zu arbeiten? Focus Booster verwendet die Pomodoro-Technik und ermöglicht es Ihnen, zeitgesteuerte Sitzungen für eine bessere Fokussierung und Arbeitsqualität festzulegen.

Referenz

[1]

^

Cirillo Company: Mit Zeitmanagement mehr erreichen und Spaß haben