Wie schreibe ich einen formellen Brief?

Das meiste alltägliche Schreiben ist lässig. Tweets, Facebook-Updates, Weihnachtskarten, freundliche E-Mails - diese haben ihre eigene einfache Etikette, und wir verbringen nicht viel Zeit damit, darüber nachzudenken, bevor wir diesen Stempel ablecken oder auf Senden klicken.

Manchmal erfordert der Anlass jedoch etwas Formaleres. Ganz gleich, ob es sich um einen Brief an Ihren politischen Vertreter zu einem wichtigen Thema, ein Anschreiben an einen potenziellen Vorgesetzten oder ein Geschäftsantragsschreiben handelt, diese erfordern etwas mehr Sorgfalt, wenn Sie ernst genommen werden. Als Anwalt schreibe ich jede Woche viele formelle Briefe, und es ist eine Kunst, es gut zu machen. Hier sind einige Punkte zu beachten, die Sie beim Schreiben Ihres eigenen formellen Briefes beachten sollten, unabhängig davon, ob dieser per Post oder im Cyberspace versendet wird. Werbung

1. Verstehe deinen Zweck.

Warum schreibst du? Was möchten Sie, dass der Leser tun nachdem du deinen Brief gelesen hast? Möchten Sie ihre Meinung ändern oder ihn zu einer bestimmten Aktion überreden? Suchst du Vergebung? Wollen Sie sich über schlechten Service oder ein fehlerhaftes Produkt beschweren? Versuchen Sie, angestellt zu werden? Was ist das? “Fragen”?

Sobald Sie dies wissen, können und sollten Sie alles herausschneiden, was diesem Zweck nicht dient.

2. Identifizieren Sie Ihre Zielgruppe.

Wenn Sie Ihr Publikum kennen, können Sie Ihre Sprache auswählen und Ihre Ideen präziser ausrichten. In einem Brief an einen anderen Anwalt schreibe ich anders als in einem Brief an einen anderen Anwalt, wenn der Adressat kein Anwalt oder sogar ein älterer Mensch ist “pro bono” Klient. In einem Brief an den Herausgeber sind die Leser der Publikation Ihr wahres Publikum - wer sind sie? (Denken Sie daran, dass die meisten Zeitungen mit einer 8 geschrieben sind^th oder 9^th Benutze keine Fachsprache, die dein Leser nicht versteht. Werbung

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3. Fassen Sie sich kurz.

Die meisten von uns leiden unter einer ständigen Flut schriftlicher Mitteilungen, und wir haben nur eine begrenzte Zeit, um sie zu lesen. Sie haben daher eine bessere Chance, gelesen zu werden, wenn Sie Ihren Brief auf einer Seite belassen. Ein mehrseitiger Brief mit langen Absätzen und komplexen Sätzen sieht aus überwältigend. Die vielbeschäftigte Leserin wird versucht sein, es beiseite zu legen, wenn sie mehr Zeit hat - und sie wird möglicherweise nie wieder dazu kommen, es aufzuheben. Verwenden Sie kurze Absätze, kurze Sätze, kurze Wörter.

4. Verwenden Sie eine einfache Sprache.

Es ist die Aufgabe des Schriftstellers, verstanden zu werden. Selbst wenn Ihr Publikum gut ausgebildet ist, sollten Sie große Wörter und lange, komplexe Sätze vermeiden. Die Leute sind nicht dumm; Sie sind beschäftigt. Erleichtern Sie uns die Arbeit, und wir werden Ihrem Brief mit größerer Wahrscheinlichkeit die Aufmerksamkeit schenken, die er verdient. Für das formale Schreiben sind keine großen Wörter erforderlich. Versuchen Sie nicht, anspruchsvoll zu klingen. versuche klar zu sein. Benutzen “Fragen” anstatt “anfordern.” Sagen “Kaufen” anstatt “Kauf.” Anstatt “anbei finden sie bitte,” Sag nur, “Ich habe beigefügt” oder “Hier ist… ”

5. Führen Sie mit dem wichtigsten Punkt.

Begrabe deine Führung nicht, wie Journalisten sagen. Finden Sie einen Weg, um mit der Idee oder den Informationen zu beginnen, auf die sich Ihr Leser konzentrieren oder auf die er sich konzentrieren soll. Der erste Absatz könnte der einzige sein, den er liest, also verstecke den nicht “Fragen” im letzten Absatz. Werbung

6. Befolgen Sie die Regeln.

Es gibt Regeln zum Formatieren eines Geschäftsbriefs. Sie ignorieren sie auf eigene Gefahr.

7. Korrekturlesen. Dann nochmals Korrektur lesen.

Egal wie grammatikalisch begabt Sie sind, Fehler und Tippfehler können sich einschleichen. Wenn Sie glauben, dass Sie mit dem Schreiben fertig sind, lesen Sie Ihr Stück langsam und aufmerksam und achten Sie auf diese Tippfehler. Vertraue der Rechtschreibprüfung nicht. Wenn möglich, drucken Sie einen Ausdruck Ihres Briefes aus und lesen Sie ihn mit einem Stift in der Hand vor. Markieren Sie dabei Tippfehler, unangenehme Sätze und verwirrende Zeilen. Wenn es wirklich wichtig ist, lassen Sie es von jemand anderem lesen und Sie wissen lassen, wenn Sie etwas verpasst haben.

8. Vor dem Versenden abkühlen lassen.

Besonders wenn Sie schreiben, um zu überzeugen oder sich zu beschweren, sind Sie wahrscheinlich von einigen ziemlich starken Gefühlen motiviert. Schreiben Sie unbedingt Ihren ersten Entwurf in der glühenden Hitze der Leidenschaft. Zeige deine Gefühle. Holen Sie sich alles auf Papier. Aber bevor Sie drucken und unterschreiben oder auf Senden klicken, sollten Sie eine Weile warten. Mach etwas anderes. Lass die Hitze der Leidenschaft abkühlen. Dann komm zurück und lies noch einmal, was du geschrieben hast. Ist es fair? Ist es schlau? Ist es wahr? Ist es nett Würdest du es bereuen, es vor deinem Chef und deiner Großmutter im Fernsehen gelesen zu haben? Nehmen Sie die Änderungen vor, die angemessen erscheinen, nachdem sich Ihre Emotionen beruhigt haben. Werbung

Dann und nur dann drücken Sie Senden.

Was habe ich vermisst? Was ist Ihre größte Herausforderung bei der Kommunikation? Ihre Fragen und Anregungen sind eingeladen.

(Bildnachweis: Unterschrift via Shutterstock)