Wie Sie in 10 Minuten Prioritäten setzen und 10X schneller arbeiten

Jeder meiner Teammitglieder hat eine Menge Aufgaben, die er jeden Arbeitstag erledigen muss. Darüber hinaus sind die meisten ihrer Aufgaben entweder Kreativitätsaufgaben oder Aufgaben zur Problemlösung.

Trotz zahlreicher Aufgaben bleibt unser Team kreativ und arbeitet konsequent an unseren Zielen.

Wie schaffen wir das??

Ich werde Ihnen zeigen, wie ich meinem Team durch die Möglichkeit einer korrekten Priorisierung geholfen habe, mehr Dinge in kürzerer Zeit zu erledigen. Ein paar Minuten Lesen dieses Artikels können Ihnen buchstäblich Tausende von Stunden auf lange Sicht ersparen. Beginnen wir also mit meiner Methode, wie man Prioritäten setzt:

Die Skalierungsmethode - Eine Produktivitätsmethode, die ich vor einigen Jahren entwickelt habe.

So priorisieren und arbeiten Sie 10-mal schneller mit der Skalierungsmethode

Eine unserer neuen Redakteure kam neulich zu mir und erzählte mir, wie sie sich abmühte, mit den vielen Aufgaben Schritt zu halten und die Fristen einzuhalten, die sie ständig einhalten musste.

Am Ende eines jeden Tages hatte sie das Gefühl, eine Menge Dinge getan zu haben, aber es gelang ihr oft nicht, kreative Ideen zu entwickeln und Artikel erfolgreich zu veröffentlichen. Nach dem, was sie mir erzählte, war es offensichtlich, dass sie sich überfordert fühlte und zunehmend frustriert war, ihre Ziele nicht zu erreichen, obwohl sie an den meisten Tagen zusätzliche Stunden aufwenden musste.

Nachdem sie auf meinen Rat gehört hatte und ich sie mit der Skalenmethode bekannt gemacht hatte, stellte sie sofort einen dramatischen Anstieg der Produktivität fest, der so aussah:

• Sie konnte produzieren dreimal mehr kreative Ideen für Blogartikel
• Sie konnte veröffentlichen Sie alle ihre Artikel rechtzeitig
• Und sie konnte ihre Arbeit jeden Tag pünktlich beenden (keine Überstunden mehr!)

Neugierig, wie sie es gemacht hat? Lesen Sie weiter für die Schritt-für-Schritt-Anleitung: Werbung

1. Nehmen Sie sich 10 Minuten Zeit für die Planung

Wenn es darum geht, Produktivitätsprobleme anzugehen, ist es sinnvoll, zu planen, bevor Maßnahmen ergriffen werden. Planen Sie jedoch nicht so viel, dass Sie darin gefangen sind und nie über die erste Basis hinausgehen.

Meine Empfehlung ist, sich einen bestimmten Planungszeitraum zu geben - aber kurz zu halten. Idealerweise 10 oder 15 Minuten. Dies sollte ausreichen, um über Ihren Plan nachzudenken.

Nutzen Sie diese Zeit um:

• Schauen Sie sich das Gesamtbild an.
• Denken Sie über das aktuelle Ziel nach, das Sie erreichen möchten.
• Legen Sie alle Aufgaben fest, die Sie erledigen müssen.

2. Richten Sie Ihre Aufgaben auf Ihr Ziel aus

Dies ist die Kernkomponente, die die Skalierungsmethode effektiv macht.

Es funktioniert so:

Sehen Sie sich alle Aufgaben an, die Sie ausführen, und überprüfen Sie die Bedeutung der einzelnen Aufgaben. Speziell, Messen Sie die Bedeutung einer Aufgabe an ihren Kosten und ihrem Nutzen.

Mit Kosten beziehe ich mich auf den Aufwand pro Aufgabe (einschließlich Zeit, Geld und anderer Ressourcen). Der Vorteil ist, wie genau die Aufgabe zu Ihrem Ziel beitragen kann.

Um Ihnen dies zu erleichtern, habe ich nachfolgend vier Kombinationen aufgeführt, mit denen Sie die Priorität jeder Ihrer Aufgaben schnell und einfach bestimmen können:

Niedrige Kosten + hoher Nutzen Werbung

Führen Sie diese Aufgaben zuerst aus, da sie einfach zu erledigen sind und Ihnen dabei helfen, Ihrem Ziel näher zu kommen.

Das Genehmigen von Kunstwerken, die für eine Verkaufsbroschüre erstellt wurden, würde wahrscheinlich in diese Kategorie passen. Sie könnten leicht entscheiden, ob Sie das Bildmaterial / Layout mögen, aber Ihre Entscheidung, es zu genehmigen, würde die Produktion des Flugblatts und die nachfolgenden Verkaufsvorteile auslösen, wenn Sie es an potenzielle Kunden versenden.

Hohe Kosten + hoher Nutzen

Teilen Sie die kostenintensive Aufgabe in kleinere auf. Teilen Sie die große Aufgabe mit anderen Worten in kleine Aufgaben auf, deren Ausführung weniger als eine Stunde dauert. Werten Sie diese kleinen Aufgaben erneut aus und legen Sie die richtige Prioritätsstufe fest.

Stellen Sie sich vor, Sie würden gebeten, einen Produkteinführungsplan für eine neue Ergänzung mit tagebuchfreiem Proteinpulver zu verfassen. Anstatt zu versuchen, den Plan in einer Sitzung zu schreiben, versuchen Sie, die verschiedenen Abschnitte zu unterschiedlichen Zeiten zu schreiben (z. B. 30 Minuten für das Schreiben der Einleitung, eine Stunde für das Schreiben des Körpertextes und 30 Minuten für das Schreiben der Schlussfolgerung)..

Niedrige Kosten + geringer Nutzen

Diese Kombination sollte Ihre niedrigste Priorität sein. Geben Sie sich entweder 10-15 Minuten Zeit, um diese Aufgabe zu erledigen, oder legen Sie diese Art von Aufgaben als nützliche Pause zwischen wertvolle Aufgaben.

Dies sind wahrscheinlich notwendige Aufgaben (z. B. Routineaufgaben wie das Überprüfen von E-Mails), aber sie tragen nicht viel zum Erreichen Ihres gewünschten Ziels bei. Halten Sie sie auf Ihrer Prioritätenliste fest.

Hohe Kosten + geringer Nutzen

Überprüfen Sie, ob diese Aufgaben wirklich erforderlich sind. Überlegen Sie, wie Sie die Kosten senken können, wenn Sie entscheiden, dass die Aufgabe abgeschlossen werden muss. Werbung

Können Tools oder Systeme beispielsweise dazu beitragen, die Ausführung der Aufgabe zu beschleunigen? In dieser Kategorie finden Sie wahrscheinlich Dinge wie das Überprüfen und Aktualisieren von Kalkulationstabellen für Vertriebskontakte. Dies kann umständlich und zeitaufwändig sein, ohne Fehler zu machen. Es gibt jedoch eine Vielzahl von Apps, mit denen dieser Prozess sofort und nahtlos durchgeführt werden kann.

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Kommen wir nun zu der Redakteurin zurück, auf die ich bereits eingegangen bin. Schauen wir uns ihre typische tägliche Aufgabenliste an:

Nachdem sie auf meinen Rat gehört hatte, teilte sie die Aufgabe "Hohe Kosten + hoher Nutzen" in kleinere auf. Ihre Aufgaben sahen dann so aus (in der Reihenfolge ihrer Priorität):

Bei der Aufgabe, Artikel auf verschiedenen Plattformen zu bewerben, haben wir uns nach Prüfung der Vorteile darauf konzentriert, nur die effektivste Plattform zu verwenden, wodurch die damit verbundenen Zeitkosten erheblich gesenkt werden.

3. BONUS-TIPP: Aufgaben mit Fristen angehen

Sobald Sie Ihre Aufgaben bewertet haben, wissen Sie, wie wichtig sie sind. Dadurch erhalten Sie sofort ein kristallklares Bild, mit welchen Aufgaben Sie (im Hinblick auf die Erreichung Ihrer Ziele) mehr erreichen können. Manchmal ist es jedoch nicht möglich, die Priorität jeder Aufgabe zu bestimmen, da Fristen von externen Parteien wie Managern und Agenturen festgelegt werden.

Was ist in diesen Fällen zu tun??

Nun, ich schlage vor, dass Sie, nachdem Sie die Wichtigkeit und die Werte Ihrer aktuellen Aufgaben berücksichtigt haben, die Liste an den Fristen ausrichten und die Prioritäten entsprechend anpassen.

Tauchen wir zum Beispiel noch einmal in die Welt der Redakteure ein. Werbung

Einige der von ihr bearbeiteten Artikel mussten zu bestimmten Terminen veröffentlicht werden. Die Scales-Methode erlaubt dies, und in diesem Fall würde ihre geänderte Aufgabenliste ungefähr so ​​aussehen:

Hoffentlich können Sie jetzt sehen, wie einfach es ist, die Wichtigkeit von Aufgaben zu bewerten und sie in Prioritätslisten zu ordnen.

Die Skalierungsmethode unterscheidet sich von allem, was Sie versucht haben

Wenn Sie die Skalierungsmethode anwenden, beginnen Sie, Ihre Arbeit korrekt zu priorisieren, und vor allem - steigern Sie Ihre Produktivität um das Zehnfache!

Und im Gegensatz zu anderen Methoden, die nicht wirklich erklären, wie die Wichtigkeit einer Aufgabe zu bestimmen ist, hilft Ihnen meine Methode, jede Ihrer Aufgaben in zwei Teile aufzuteilen: Kosten und Nutzen. Meine Methode hilft Ihnen auch, Folgemaßnahmen zu ergreifen, die auf verschiedenen Kosten-Nutzen-Kombinationen basieren.

Beginnen Sie jetzt von Nehmen Sie sich 10 Minuten Zeit, um Ihre alltäglichen Aufgaben zu evaluieren und wie sie mit Ihren Zielen übereinstimmen. Sobald Sie diese Informationen haben, können Sie Ihre Aufgaben ganz einfach in eine Prioritätsliste aufnehmen. Alles, was bleibt, ist, dass Sie Ihren nächsten Arbeitstag beginnen, indem Sie Ihrer neuen Liste folgen.

Vertrauen Sie mir, wenn Sie erst einmal mit der Skalierungsmethode begonnen haben, werden Sie nie mehr zu Ihrer alten Arbeitsweise zurückkehren wollen.

Hervorgehobene Bildnachweis: Vector Stock via vectorstock.com