Wie man ein guter Manager ist und effiziente Teams führt

Ein guter Manager zu sein, ist eine Grundvoraussetzung für die Führung eines effizienten Teams, aber es ist nicht der einzige Grund, warum ein Team effizient ist. Nein. Der Grund für die Effizienz eines Teams liegt nicht in einer Person, sondern in der Dynamik zwischen den Teams, optimierten Prozessen, strukturierten Teamengagements und einem Bewusstsein für Zeit und Qualität im gesamten Team.

Wie bringen Sie Ihr Team dorthin??

Schauen wir uns zunächst an, was das Wörterbuch sagt:

Effizient - Adjektiv

1. (einer Anlage oder Maschine) Erreichen maximaler Produktivität bei minimaler Verschwendung von Aufwand oder Kosten.

2. (einer Person), die gut organisiert und kompetent arbeitet.

Wie Sie sehen, kann Effizienz sowohl auf Einzel- als auch auf Systemebene (Teamebene) angewendet werden.

In Bezug auf das Geschäftsumfeld sind effiziente Teams eine organisierte Gruppe kompetenter Personen, die zusammenarbeiten, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen und so viel wie möglich Qualitätsergebnisse zu erzielen, ohne Zeit, Energie oder Geld zu verschwenden.

Lassen Sie uns das zusammenfassen. Was Sie suchen, ist eine Möglichkeit, Ihr Team zu versichern:

• Ist organisiert
• Ist entsprechend qualifiziert
• Funktioniert gut zusammen
• Hat eine gemeinsame Vision oder ein gemeinsames Ziel
• Ist motiviert aufzutreten
• Arbeitet in einer Umgebung, die der Effizienz förderlich ist

Diese Aufteilung ist nett und vernünftig, sagt Ihnen aber immer noch nicht, wie Sie in Ihrem Team Effizienz erzielen können.

Hier sind die 13 besten Möglichkeiten, um Ihrem Team dabei zu helfen, in kürzester Zeit großartige Arbeit zu leisten.

1. Optimieren Sie Ihre Prozesse

Bevor Sie mit Ihrem Team etwas unternehmen, stellen Sie sicher, dass die von Ihrem Team betroffenen Prozesse optimal sind. Hier finden Sie es nützlich, einen schrittweisen Ablauf für jede Aufgabe zu erstellen, für die Ihr Team verantwortlich ist. Werbung

Sie können Diagramme oder Sätze verwenden - was auch immer Ihnen hilft, die Ineffizienzen in ihrem täglichen Arbeitsablauf aufzudecken. Weisen Sie eine Zeit und die wahrgenommene Anstrengung zu, die erforderlich ist, um einen Schritt in jeder Aufgabe auszuführen, damit Sie Lücken, Engpässe oder Qualifikationsprobleme identifizieren können.

Spitze! Delegieren Sie diese Aufgabe an die Personen, die in den einzelnen Bereichen oder Aufgaben am häufigsten führen / verwalten / arbeiten. Auf diese Weise fühlt sich Ihr Team in jede neue Prozessformulierung eingebunden und denkt darüber nach, wie Sie einen effizienteren Prozess erstellen können.

2. An Bord Ihres Teams

Wie Abraham Lincoln sagte:

“Wenn ich sechs Stunden Zeit hätte, um einen Baum zu fällen, würde ich die ersten vier Stunden damit verbringen, die Axt zu schärfen.”

Es gibt einen Grund, warum große Unternehmen so viel Zeit investieren, um neue Mitarbeiter zu finden. Es klappt.

Schärfen Sie Ihre neuen Mitarbeiter, bevor Sie sie für neue Aufgaben und Initiativen freigeben, und ermöglichen Sie ihnen, die Aufgaben schneller und einfacher zu erledigen.

Spitze! Fragen Sie Ihren neuen Mitarbeiter nach Ihren Systemen und Prozessen. Sehen sie irgendwelche Verbesserungen, die gemacht werden können? Neueinstellungen sind in der Regel mental auf einen neuen Ansatz vorbereitet, bringen jedoch auch Kenntnisse aus früheren Funktionen, Ausbildungen und Lebenserfahrungen mit. Wenn es Sinn macht, benutze es!

3. Treffen Sie sich regelmäßig

Jedes Team ist anders und daher kann ein regelmäßiges Treffen für verschiedene Teams unterschiedliche Auswirkungen haben.

Versuchen Sie in der Regel, sich nicht mehrmals pro Woche zu treffen, um dasselbe Thema zu besprechen. Ihr Team braucht Zeit, um die Dinge zu erledigen. Dennoch sind Besprechungen immer noch die beste und effizienteste Möglichkeit, um alle schnell auf die gleiche Seite zu bringen.

Spitze! Spielen Sie mit verschiedenen Besprechungsstilen, um herauszufinden, was für Ihr Team am besten geeignet ist. Einige Teams haben gern einen Vormittag “aufstehen” wo sie alles durchmachen, was an einem Tag erledigt werden muss. Andere Teams, die eng zusammenarbeiten, ziehen es vor, einmal pro Woche eine Sitzung abzuhalten. Probieren Sie verschiedene Ansätze aus und stellen Sie sicher, dass Ihr Team weiß, dass Sie eine Effizienzsteigerung von 1% anstreben.

4. Konzentrieren Sie sich zuerst auf die großen Felsen

Heutzutage gibt es immer viel zu tun und zu wenig Zeit. Konzentrieren Sie sich in Ihrem Team darauf, die großen Aufgaben zuerst zu erledigen und zu den kleineren zu gelangen, wenn die Zeit dafür angemessen ist.

Das Befüllen Ihres hypothetischen Eimers mit kleinen Steinen (Aufgaben) füllt den Eimer, lässt aber keinen Platz für die großen Aufgaben, die wirklich die Nadel drücken. Werbung

Spitze! Die meisten Menschen neigen dazu, kleine Aufgaben zuerst zu erledigen, da sie sich dadurch als erledigt fühlen und in der Lage sind, ihre Bemühungen schneller an das Management zu melden. Halten Sie Ausschau nach Teammitgliedern, die es regelmäßig vorziehen, an kleineren Aufgaben zu arbeiten, und stellen Sie sicher, dass sie wissen, dass Leistung kein Wettbewerb ist. Es ist in Ordnung, wenn sie an einem Tag kein abgeschlossenes Projekt haben.

5. Verwenden Sie die Task-Management-Software, um die Übersicht zu behalten

Mit Stift und Papier kann man nur so viel machen. Während ein Tagebuch oder eine Aufgabenliste auf Papier für Sie großartig sein können, bereitet es Ihrem Team Kopfzerbrechen.

Es kann schwierig sein, Notizen zu finden, Listen werden häufig wiederholt und die meisten Mitglieder Ihres Teams sehen sie nicht. Verwenden Sie Online-Software, auf die jeder von jedem Ort aus zugreifen kann, um Ihr Team auf dem Laufenden zu halten.

Spitze! Nutzen Sie die kostenlosen Pläne der Task-Management-Software, um ein Tool zu finden, das für Sie und Ihr Team geeignet ist. Erklären Sie Ihrem Team, dass Sie ihnen das Leben erleichtern und sie in die Auswahl des Tools einbeziehen möchten. Wenn Sie nur einen Ort zum Aufzeichnen von Aufgaben benötigen, sehen Sie sich Tools wie Trello, Jira und Asana an.

6. Analysieren Sie Ihre Teamzusammensetzung

Das Verständnis Ihrer Teamzusammensetzung ist entscheidend für die Schaffung von Effizienz.

Betrachten Sie Ihr Team sowohl einzeln als auch als Gruppe von Menschen. Welche Fähigkeiten sind auf Teamebene vertreten? Gibt es Fähigkeiten einzelner Teammitglieder, die geteilt oder gelehrt werden können? Wem fehlt eine Schlüsselqualifikation??

Wenn Sie Mängel in Ihrem Team bemerken oder Personen identifizieren, an denen Sie arbeiten müssen, sollten Sie einen Aktionsplan erstellen, wie Sie damit umgehen werden.

Spitze! Mängel sind keine Schwächen, sondern Fähigkeiten, über die Ihr Team noch nicht verfügt. Die Menschen müssen das Gefühl haben, ständig in Arbeit zu sein und die Leiter zu ihrem zukünftigen Selbst hinaufzusteigen. Vermeiden Sie es, Ihr Team mit negativen Konnotationen zu kennzeichnen, da Sie sonst das Gefühl haben, dass Sie sie nicht respektieren oder dass sie entbehrlich sind.

7. Bieten Sie Schulungen an

Wenn Sie eine Qualifikationslücke feststellen, schicken Sie Ihr Team zum Training. Ihr Team wird Ihre Bereitschaft, neue Fähigkeiten bereitzustellen, zu schätzen wissen und gleichzeitig die Effizienz Ihres Teams steigern. Beginnen Sie mit Fähigkeiten, die Ihr Team regelmäßig auslagert.

Spitze! Es gibt mehrere großartige Online-Universitäten, die Kurse kostenlos anbieten, aber für die Teilnahme an einer Prüfung und die Erlangung einer Qualifikation eine Zahlung verlangen. Wenn Ihr Unternehmen nicht bereit ist, die Akkreditierung zu sponsern, kann es sein, dass ein wissenshungriges Team in ein paar Tagen versucht ist, sich die neuen Fähigkeiten anzueignen.

8. Stellen Sie die richtigen Leute ein

Wenn Sie Ihr Team nicht weiterqualifizieren können, müssen Sie möglicherweise eine neue Person einstellen, um die von Ihnen erkannte Qualifikationslücke zu schließen. Achten Sie besonders darauf, ob diese Person in Ihr bestehendes Team passt und welche Auswirkungen sie auf Ihre Teamdynamik hat - sie kann in beide Richtungen schwingen.

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Es geht nicht nur um die richtigen Fähigkeiten. Effiziente Teams setzen sich aus der Kombination der richtigen Fähigkeiten und einer positiven Teamdynamik zusammen. Werbung

Spitze! Die Einstellung der richtigen Leute ist eine Fertigkeit für sich. Wenn Sie also neu in diesem Prozess sind, kann es hilfreich sein, jemanden mit Erfahrung zu haben, der Ihnen hilft. Haben Sie keine Angst, sich auf Ihre Kollegen oder einen externen Experten zu stützen, der Ihnen hilft, den richtigen Anruf zu tätigen.

9. Definieren Sie Ihren Teamzweck

Effiziente Teams wissen, welchen Nutzen sie für das Unternehmen haben. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team weiß, wo in das System sie passen, damit Sie sie mit dem Rest der Unternehmensstruktur verbinden können. Dies macht Ihr Team auf ihre Ergebnisse und die Bedeutung ihrer Arbeit für das Geschäftsergebnis aufmerksam.

Spitze! Die Leute hören gerne vom CEO / MD eines Unternehmens, um aus erster Hand zu erfahren, wie ihre tägliche Arbeit zum Wachstum des Unternehmens beiträgt.

10. Betonen Sie die Bedeutung der gegenseitigen Abhängigkeit

Seitdem Menschen zum ersten Mal aus ihren Höhlen aufgetaucht sind und zusammenarbeiten, ist uns klar geworden, dass weder eine große Leistung noch ein Projekt für sich allein erledigt werden können.

Die Schaffung eines Umfelds, in dem Ihr Team erkennt, dass der Erfolg des einen vom Erfolg des anderen abhängt, ist eine großartige Möglichkeit, das Team zu ermutigen, für einander zu arbeiten.

Spitze! Diese Art der Verstärkung ist gut skalierbar. Es kann auf den Einzelnen angewendet werden, wie er in einem Team arbeitet und wie Ihr Team mit anderen Teams zusammenarbeitet, um einen noch größeren Geschäftszweck zu erreichen.

11. Geben Sie dem Alltag eine Bedeutung

Dies unterscheidet sich ein wenig vom Teamzweck, der sich auf das Erreichen der Unternehmensziele bezieht. Sinn bezieht sich auf die psychologischen Vorteile eines positiven Beitrags zur Gesellschaft.

Ein gutes Beispiel für die Bedeutung ist das Award-Management-Softwareunternehmen Award Force. Ihre Bedeutung ist einfach, aber kraftvoll. Sie möchten:^[1]

“helfen Sie ihren Kunden, Spitzenleistungen zu identifizieren und anzuerkennen”… “weil es einen so wichtigen Beitrag zum Wachstum und zur Entwicklung von Einzelpersonen, Gemeinschaften und Organisationen leistet.”

Was bedeutet Ihr Team / Unternehmen? Warum stehst du jeden Tag auf und machst was du tust? Konzentriere dich darauf.

12. Pflegen Sie eine sichere Umgebung

Sie als Manager sind letztendlich für die Teamumgebung verantwortlich. Teams, die sicher und bequem ihre Meinung äußern können, sind glücklicher und produktiver.

Es gibt ein wunderbares Beispiel dafür, wie Ritz Carlton ein Umfeld geschaffen hat, das die Mitarbeiter befähigt:^[2] Werbung

Ritz-Carlton ist ein nahezu perfektes Beispiel für die Befähigung der Mitarbeiter. Jeder Mitarbeiter ist berechtigt, bis zu 2.000 USD pro Gast und Tag auszugeben, um Probleme zu lösen und die Bedürfnisse seiner Kunden zu erfüllen. Lesen Sie das noch einmal - 2.000 US-Dollar pro Gast und Tag!

Schaffen Sie ein sicheres Umfeld für Ihr Team, indem Sie offen und ehrlich mit ihnen umgehen, ihnen Respekt entgegenbringen, ihnen vertrauen, dass sie ihre Arbeit erledigen und zuhören, wenn sie mit Ihnen sprechen.

Es ist ein sicherer Weg, um sie zu ermutigen, sich sicher zu fühlen und befähigt zu sein, ohne Angst zu sprechen. Einige der besten Ideen kommen aus der Vielfalt der Gedanken. Ermutigen Sie Ihr Team, Ideen zu sammeln, und Sie werden von dem neu entdeckten Verantwortungsbewusstsein und den positiven Ergebnissen überrascht sein!

Spitze! Empathie ist der Schlüssel. Versetzen Sie sich in die Lage Ihres Teams. Sobald Sie dies tun, wird das Vertrauen, die Ehrlichkeit, der Respekt und die Sorge natürlich kommen. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Sicherheit Ihres Teams: Wenn Sie ein unbesiegbares Team wollen, fühlen Sie sich sicher

13. Erkennen Sie die Exzellenz in Ihrem Team

Die Anerkennung von Spitzenleistungen ist nicht nur die Praxis, Erfolge zu belohnen, sondern auch die Anerkennung aller kleinen Aufgaben, die gut erledigt wurden, und aller konsequenten Anstrengungen, die erforderlich sind, um dahin zu gelangen.

Ein Artikel aus dem Team von Award Force diskutiert dies ausführlich.^[3] Egal wie talentiert, klug oder wohlhabend ein Mensch ist, wenn er mit seinem Unternehmen Erfolg hat, liegt es daran, dass er hart daran arbeitet, dies zu erreichen.

Sich die Zeit zu nehmen, um alle kleinen Aufgaben zu erkennen, bedeutet für Ihr Team die Welt und steigert die Moral. Positive Verstärkung ist der Schlüssel. Menschen, die großartige Arbeit leisten und dafür angemessen gelobt werden, streben mit größerer Wahrscheinlichkeit weiterhin nicht nur nach Effektivität, sondern auch nach Exzellenz und Effizienz. Es beginnt mit etwas so Einfachem wie “Vielen Dank… ”

Spitze! Probieren Sie verschiedene Methoden zur Mitarbeitererkennung aus, um zu sehen, was für Ihr Team funktioniert. Nicht jede Erkennungsmethode muss mit Geld verbunden sein. Erwägen Sie, eine Empfehlung zu verfassen, die in die Beschäftigungsakte aufgenommen und zur Verfügung gestellt wird, wenn sie abreisen oder etwas geben möchten, das sie nicht kaufen können - Zeit in Form eines freien Nachmittags oder eines späteren Arbeitsbeginns.

Es kann so einfach sein, Elemente von dieser Liste abzuhaken!

In einem effizienten Team geht es nicht darum, die trockene Kuh für den letzten Tropfen zu melken. Es geht darum, proaktiv für die Kuh und ihre Bedürfnisse zu sorgen - die Qualität und das Tempo der Lieferung werden kommen. Ihr Team ist das gleiche.

Stärken Sie sie mit Struktur, beherrschen Sie sie angemessen, schaffen Sie ein Umfeld, in dem sie sich auszeichnen, ihre Leistungen anerkennen und immer ein Ohr für diese 1% igen Verbesserungen haben, um Ihr Team noch weiter zu verbessern.

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Empfohlene Fotonummer: rawpixel via unsplash.com

Referenz

[1]	^	Award Force: Warum sollten Sie sich für Award Force entscheiden?
[2]	^	nextiva: 30 Kundenservice-Tipps, die Ihre Kunden 2019 wirklich begeistern werden
[3]	^	Award Force: Die Exzellenz in dem, was wir nicht sehen