Grundlegende Theorie der Produktivität Weniger ist mehr

Die Kunst und Wissenschaft der Produktivität verbessert Ihre Ergebnisse und Ihr Leben. Eine der Grundtheorien der Produktivität lässt sich wie folgt zusammenfassen “weniger ist mehr.” Lassen Sie uns die verschiedenen Möglichkeiten untersuchen, wie Sie Ihre Produktivität durch weniger steigern können. Schließlich können wir die Stunden am Tag nicht erhöhen, aber wir können unseren Fokus und unsere Kreativität erhöhen.

1. Wenn Sie weniger Prioritäten aufschreiben, erreichen Sie mehr

Eine meiner Lieblingserkenntnisse aus Tim Ferriss 'Buch The 4-Hour Workweek handelt davon, wie sich das Setzen von weniger Prioritäten auswirkt. Wie Ferriss schreibt:

“Kommen Sie niemals im Büro oder vor Ihrem Computer an, ohne eine klare Prioritätenliste zu haben. Ich empfehle nicht, Outlook oder computergestützte Aufgabenlisten zu verwenden, da es möglich ist, unendlich viele Elemente hinzuzufügen. Das sollte es niemals geben Es müssen täglich mehr als zwei wichtige Aufgaben erledigt werden. noch nie.”

Ich fand diese Empfehlung wertvoll und absolut umsetzungswürdig. Außerdem entmutigt Sie das Schreiben einer Aufgabenliste mit einhundert Aufgaben, die an einem einzigen Tag fällig sind.

2. Wenn Sie sich auf 7 bis 10 Jahresziele beschränken, ist es wahrscheinlicher, dass Sie Ihre Ziele erreichen

Der Unternehmer und Autor Micheal Hyatt plädiert dafür, ungefähr sieben bis zehn jährliche Ziele festzulegen, die Ihr gesamtes Leben abdecken (Karriere, Gesundheit, Intellektuelles, Finanzielles usw.). Das Setzen herausfordernder Ziele ist entscheidend, um ein Leben zu führen, auf das Sie stolz sind, anstatt nur Aufgaben abzuhaken. Nach meiner Erfahrung sind 7-10 Tore das “Goldlöckchen Zone” für große Jahresziele.

3. Wenn Sie geschäftliche E-Mails zu Hause vermeiden, sind Sie zufriedener und produktiver

Eine im Academy of Management Journal veröffentlichte Studie ergab, dass Fachleute oft wütend werden, wenn sie nach den üblichen Arbeitszeiten E-Mails und Textnachrichten von ihrem Unternehmen erhalten. Wenn man darüber nachdenkt, macht das sehr viel Sinn. Schließlich gibt es oft wenig, was Sie tun können, um ein Arbeitsproblem am Abend zu lösen, wenn Sie nicht in Ihren Akten sind und die Möglichkeit haben, Beiträge von anderen einzuholen. Wenn Sie weiterhin auf geschäftliche E-Mails antworten und von Problemen besessen sind, fällt es Ihnen schwerer, sich zu entspannen und auszuruhen. Werbung

4. Wenn Sie auf Besprechungen mit schriftlichen Terminen bestehen, verlieren Sie weniger Zeit.

Das Befolgen einer schriftlichen Tagesordnung ist eine wichtige Gewohnheit für effektive Besprechungen. Noch besser ist es, darauf zu bestehen, dass alle Besprechungen über Tagesordnungen verfügen, um die Anzahl der Besprechungen zu verringern, an denen Sie teilnehmen. Möglicherweise stehen Sie zunächst vor einer schwierigen Anpassung. Sie gewinnen jeden Monat Arbeitsstunden zurück. Wenn Sie Widerstand gegen eine schriftliche Agenda erhalten, teilen Sie dies einfach der Person mit “Bevor ich an Meetings teilnehme, versuche ich mich immer darauf vorzubereiten, dass ich die Zeit optimal nutzen kann.”

5. Wenn Sie früh morgens E-Mails und soziale Medien vermeiden, sind Sie produktiver

Wie Henry Ward Beecher sagte, “Die erste Stunde ist das Ruder des Tages.” Es ist wichtig, wie Sie den Tag beginnen. Viele erfolgreiche Menschen folgen einer definierten Morgenroutine und nehmen sich die Zeit, um zu trainieren oder ein Buch zu lesen. Wenn Sie den Tag mit einer E-Mail beginnen, werden Sie in eine reaktive Stimmung versetzt. Dieser Ansatz bedeutet, dass Sie Ihre Ziele und Prioritäten vernachlässigen.

6. Wenn Sie die Arbeitszeit begrenzen, verbessert sich Ihr Fokus

In der Wirtschaftsprüfungsbranche gibt es eine “Hauptsaison” Anfang des Jahres arbeiten Tausende von Fachleuten an Audits. Der Termindruck der Saison bedeutet viel Stress. Leider vernachlässigen einige Menschen in diesem Sektor den Rest ihres Lebens. Schlimmer noch, wenn Sie davon ausgehen, dass Sie zwölf Stunden im Büro sind, denken Sie nicht daran, ein oder zwei Stunden morgens zu verschwenden.

7. Wenn Sie ein Nickerchen machen, verwalten Sie Ihren Stresslevel

An einem anstrengenden Arbeitstag 20 bis 30 Minuten Zeit zu sparen, ist eine Möglichkeit, Ihre Produktivität zu steigern. Vincent Walsh, Professor für menschliche Gehirnforschung am University College London, erklärte, dass Nickerchen die Kreativität verbessern. Es ist nicht immer die richtige Strategie, ein hartes Arbeitsproblem einfach weiter zu lösen. Natürlich hat nicht jedes Unternehmen eine aufgeklärte Richtlinie für Nachmittagsschläfchen. Nutzen Sie also Ihr Urteilsvermögen.

8. Wenn Sie all Ihre Urlaubstage verbringen, werden Sie glücklicher und produktiver.

Wussten Sie, dass nach neuseeländischem Recht das Personal 30 Urlaubstage pro Jahr hat? Dieses hohe Engagement für den Urlaub schadet der neuseeländischen Wirtschaft nach den jüngsten OECD-Erkenntnissen in den USA Today nicht. Wenn Sie sich außerhalb des Büros Zeit nehmen, können Sie Ihre Interessen erweitern, neue Erfahrungen sammeln und die dringend benötigte Ruhepause einlegen.

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9. Wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen reduzieren, konzentrieren Sie sich mehr

Benachrichtigungen - Pieptöne, Summtöne und Töne - waren einmal eine lustige Idee. Es ist jedoch an der Zeit, Benachrichtigungen zu reduzieren, um Ihre Produktivität zu verbessern. Wenn Ihre Arbeit oder Ihr Fokus nicht alle paar Minuten auf E-Mails überprüft werden kann, wird es einige Zeit dauern, bis Sie sich wieder auf Ihre Arbeit konzentrieren können. Aus diesem Grund sollten Sie sich die Zeit nehmen, Benachrichtigungen zu deaktivieren (z. B. E-Mail-Benachrichtigungen auf dem iPhone und Android-Handys deaktivieren) oder die Häufigkeit zu verringern (z. B. E-Mail stündlich statt alle 5 Minuten abrufen)..

10. Wenn Sie Ihren Kalender blockieren, erhalten Sie weniger Ablenkungen

In vielen großen Organisationen ist es üblich, einen gemeinsamen Kalender zu haben. Diese Art von System erleichtert das Planen von Besprechungen, da der Organisator der Besprechung einen Zeitpunkt finden kann, zu dem alle für die Besprechung erforderlichen Personen frei sind. Leider zeigen einige Benutzer ihren täglichen Bürokalender auf reaktive Weise an: Hier können Besprechungsanfragen gespeichert werden. Stellen Sie stattdessen sicher, dass Sie blockieren (d. H. Planen) “ein Treffen mit dir”) mindestens 2 Stunden pro Tag, damit Sie sich auf Ihre Aktivitäten mit hoher Priorität konzentrieren können.

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Im Manager Tools-Podcast wird beispielsweise empfohlen, Besprechungen am Montagmorgen zu vermeiden.

11. Wenn Sie den Fernsehkonsum senken, haben Sie mehr Zeit, sich zufriedenstellenden Aktivitäten zu widmen.

Laut dem Forschungsunternehmen Nielsen sieht der durchschnittliche Amerikaner mehr als 3 Stunden am Tag fern. Was wäre, wenn Sie Ihre Einnahme um eine Stunde reduzieren würden? Das würde Ihnen Zeit geben, sich anderen Aktivitäten zu widmen. Sie könnten zum Beispiel endlich lernen, wie man codiert, an einem Tag in der Woche an einem Abendkurs teilnehmen oder einfach früher ins Bett gehen. Diese Idee ist besonders nützlich, wenn Sie unabhängig von der Sendung stundenlang fernsehen (oder Videos ansehen). Werbung

12. Wenn Sie die Nachrichten nicht mehr sehen, sind Sie glücklicher und weniger ängstlich.

Die Zeitschrift Psychology Today berichtete kürzlich, dass das Ansehen von Fernsehnachrichten und aktuellen Programmen die Menschen ängstlicher machen kann. In den letzten 20 Jahren hat die sensationelle negative Berichterstattung zugenommen. Nach der Forschung: “Negativ ausgeglichene Nachrichtensendungen können Sie nicht nur trauriger und ängstlicher machen, sondern auch Ihre eigenen persönlichen Sorgen und Ängste verschlimmern.”

13. Wenn Sie vermeiden, wichtige Entscheidungen zu treffen, wenn Sie müde sind, machen Sie weniger Fehler.

Ihr Energieniveau beeinflusst Ihre Fähigkeit, gute Entscheidungen zu treffen. Zum Beispiel ist es oft schwierig, nach einem anstrengenden Tag im Büro das Temperament unter Kontrolle zu halten. Tatsächlich haben Wirtschaftswissenschaftler berichtet, dass Sie eher spontane Einkäufe tätigen (z. B. Junk Food), wenn Sie müde sind.

Mit diesen Informationen können Sie entscheiden, zu “schlaf drauf” wann immer Sie aufgefordert werden, spät am Tag eine wichtige Entscheidung zu treffen.

14. Wenn Sie früher ins Bett gehen, sind Sie besser ausgeruht und effektiv

Wenn Sie es gewohnt sind, sich müde und erschöpft zu fühlen, können Sie Ihre Produktivität steigern, wenn Sie eine Stunde früher ins Bett gehen. Mehr Ruhepausen verbessern Ihre Konzentrationsfähigkeit und helfen Ihnen, bessere Entscheidungen zu treffen, auch unterwegs. Die National Highway Traffic Safety Administration berichtet, dass über 200.000 amerikanische Autounfälle von müden Fahrern verursacht werden.

15. Wenn Sie Unordnung in Ihrem Arbeitsbereich beseitigen, verlieren Sie weniger Zeit

Unordnung ist ein häufiges Problem für viele von uns. Wenn Ihr Arbeitsbereich voller Unordnung ist - alte Magazine, Belege für Spesenabrechnungen, Stapel alter Post-It-Zettel - leidet Ihre Produktivität. Insbesondere verbringen Sie mehrmals täglich Zeit mit der Suche nach wichtigen Materialien. Laut Daily Mail dauert die Suche nach verlorenen Gegenständen mindestens 10 Minuten pro Tag (das entspricht Ausgaben von über 1100 US-Dollar pro Jahr für die Suche nach Gegenständen, wenn Ihr Jahresgehalt 70.000 US-Dollar beträgt)..

16. Wenn Sie die unproduktive Pendelzeit reduzieren, können Sie mehr erreichen

Der Weg zum und vom Büro nimmt viel Zeit in Anspruch, die produktiv genutzt werden kann. Der durchschnittliche Amerikaner verbringt 50 Minuten pro Tag mit dem Pendeln, eine Aktivität, die viele als lästig oder frustrierend empfinden. Glücklicherweise können Sie die Pendelzeit in Bildungszeit verwandeln! Wenn Sie mit dem Auto zur Arbeit fahren, hören Sie Podcasts oder kaufen Sie ein Abonnement für Audible (einen Dienst mit 100.000 Hörbüchern). Darüber hinaus können Sie sich mit dem Pendeln mit dem Zug oder der U-Bahn befassen, lesen, lernen oder sogar einen Vorsprung bei Ihrer Arbeit erlangen. Werbung

17. Wenn Sie Ihre Morgenroutine rationalisieren, werden Sie ein Morgenmeister

Ihre Annäherung an Ihren Morgen wirkt sich erheblich auf Ihre Produktivität aus. Wenn Sie unorganisiert sind und schlafen, wird ein verrückter Kampf, um die Tür rechtzeitig auszumachen, Ihre tägliche Realität sein. Stattdessen können Sie dem Morgenritual erfolgreicher Menschen folgen, die früh aufstehen, um zu lesen, zu trainieren und sich um andere wichtige Aktivitäten zu kümmern.

Suchen Sie nach wiederkehrenden Aufgaben, die Sie optimieren können, um Ihren Morgen zu optimieren. Stellen Sie beispielsweise Ihre Schlüssel und Ihr Mobiltelefon jede Nacht genau an der gleichen Stelle auf, damit Sie sie bei der Abreise leicht finden können. Platzieren Sie im Winter alle Ihre Kältekleidung (Mütze, Handschuhe, Stiefel usw.), damit sie austrocknen und für einen weiteren Tag bereit sind.

18. Wenn Sie einen Timer für Ihre Arbeit einstellen, verbessern sich Ihre Foucs

In den meisten professionellen Arbeitsumgebungen hat der Einzelne ein hohes Maß an Autonomie bei der Organisation seiner Tage. Im Allgemeinen ist diese Freiheit ein Segen. Es ist auch leicht, in schlechte Gewohnheiten zu verfallen - Artikel im Web zu lesen, alberne Videos anzusehen oder einfach nur zu träumen. Stellen Sie stattdessen einen Timer für 25 Minuten ein, um die Produktivität zu verbessern. Sobald Sie die Routine des Arbeitens nach einem Zeitplan beherrschen, können Sie die Dauer Ihrer Fokusperioden schrittweise erhöhen.

19. Wenn Sie die Symbole auf Ihrem Computer-Desktop verkleinern, werden Sie produktiver

Ihr Computer-Desktop ist kein effektives Ablagesystem. Für die besten Ergebnisse empfehle ich für Ihre am häufigsten verwendeten Anwendungen maximal eine Spalte mit Symbolen. Ich schlage vor, Ihre wichtigsten Produktivitätsanwendungen (z. B. Microsoft Word und Excel) und Webbrowser (z. B. Firefox und Chrome) einzuschließen. Der Rest Ihres Desktops ist dann frei und übersichtlich.

Wenn Sie Ihren Computer-Desktop aufgeräumt haben, suchen Sie nach einem inspirierenden Hintergrundbild, das Sie in gute Stimmung versetzt. Durchstöbern Sie diese sieben Websites nach Hintergrundbildern, um Ihrer Fantasie freien Lauf zu lassen.

20. Wenn Sie Ihren Alkoholkonsum mäßigen, verbessert sich Ihre Gesundheit

Auf Kreuzfahrtschiffen und anderen Urlaubszielen werden den Gästen kostenloses Bier, Wein und andere Getränke serviert. Wenn Sie zu viel Alkohol trinken, schadet dies Ihrer Produktivität. Starkes Trinken verursacht Gesundheitsprobleme, die andere Beschäftigungen zeitraubend machen. Nicht sicher, ob Ihre Trinkgewohnheiten übertrieben sind? Vereinbaren Sie einen Termin mit Ihrem Arzt, um ihn um Rat zu fragen.

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