Einfache Projektorganisation in 10 Minuten

Eines der einfachsten Dinge, die Sie tun können, wenn Sie ein neues Projekt starten, ist, eine Reihe von Ideen zu erstellen. Diese Ideen kommen von selbst, weil Sie so begeistert sind von dem Gedanken an etwas Neues, das möglicherweise für Sie oder Ihr Unternehmen von Vorteil ist. Sie werden jedoch schnell feststellen, dass es unglaublich schwierig ist, all diese Ideen zu durchforsten und in einem Projekt zu organisieren.

Die Projektorganisation kann ewig dauern, besonders wenn Sie erwischt werden “im Unkraut” der Details Ihres Projekts. Fakt ist, dass die anfängliche Projektorganisation für Projekte nahezu jeder Größe nur 10 Minuten dauern kann, wenn Sie diese einfachen Schritte ausführen. Werbung

2 Minuten - Definieren

Nehmen Sie sich die ersten zwei Minuten Ihrer Planungssitzungen, um das Ziel des Projekts aufzuschreiben. Beantworten Sie diese Fragen, um das Ziel weiter zu festigen:

1. Was ist der Zweck des Projekts und was wird es erreichen??
2. Woher wissen Sie, wann Sie mit diesem Projekt fertig sind??

Die Beantwortung dieser beiden Fragen ist für die Organisation eines Projekts unerlässlich. Ohne zu wissen, was Sie erreichen möchten und wie es aussieht, können Sie in Zukunft nicht die richtigen Aufgaben und Aktionen identifizieren.

1 Minute - Identifizieren

Nehmen Sie sich die nächste 1 Minute Zeit, um das zu identifizieren Single als nächstes körperliche Handlung Ihres Projekts. Wenn Sie ein GTD-Nerd sind, wissen Sie alles über die Kraft der nächsten Aktion und wie sie Sie dazu bringen kann, Form anzunehmen “Ich weiß nicht, was zum Teufel ich tue” zu “Ein Schritt näher dran.”

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Wenn ich sage “die nächste, körperliche Handlung”, Ich meine das genau. Wenn Sie jemanden anrufen müssen, um ein Angebot für einen neuen Reifensatz zu erhalten, aber die Nummer des Reifenherstellers nicht kennen, sind Sie am nächsten “Die Nummer des Google-Reifenanbieters”. Das scheint offensichtlich, kann aber auch sehr subtil sein. Werbung

Anstatt zu sagen, ist meine nächste Aktion “denke an 'x'”, 'x' ist alles unter der Sonne, mache meine nächste Aktion “entwerfe 10 Gründe, warum ich 'x' will”. Dies gibt Ihnen eine nächste Handlung, die physisch ist und etwas, das erreichbar ist.

Es mag extrem erscheinen, aber die Identifizierung Ihrer nächsten Aktion gibt Ihnen einen Einsatz in den Boden, von dem aus Sie beginnen können. Da Sie festgelegt haben, wie das Projekt nach seiner Fertigstellung aussehen soll, haben Sie nun den Start- und Endpunkt.

5 Minuten - Organisieren

In den nächsten 5 Minuten werden die nächsten Schritte Ihres Projekts organisiert. Hier können Sie zu detailliert werden, wenn Sie nicht vorsichtig sind. lass dir das nicht passieren Anstatt zu analysieren, warum eine bestimmte Aufgabe nach einer anderen am besten erledigt werden kann, welche Aufgaben parallel zueinander verlaufen können oder welche großen und kleinen Abhängigkeiten von Aufgaben und Teilprojekten bestehen, müssen Sie nur die Aufgaben finden, die ausgeführt werden können jederzeit erledigt werden oder eine natürliche Reihenfolge zu ihnen haben. Werbung

Sie müssen das gesamte Projekt nicht in nur 5 Minuten planen. Sie müssen lediglich eine Liste von Aufgaben in einer natürlichen Reihenfolge organisieren, um das Projekt an der nächsten physischen Aktion vorbeizuführen. Sie können jederzeit zurückkehren und eine weitere 10-minütige Projektplanungssitzung durchführen, um Ihre Projektorganisation abzuschließen.

2 Minuten - Rückblick

Nachdem Sie den Großteil Ihrer Projektorganisation aus dem Weg geräumt haben, können Sie in den letzten 2 Minuten einen Schritt zurücktreten und Ihr Projekt überprüfen. Wenn Sie auffällige Dinge bemerken, die vor dem Eintauchen geändert werden müssen, oder die Sie an einen Kollegen weitergeben, kümmern Sie sich jetzt darum. Stellen Sie sicher, dass Ihre nächste Aktion wirklich eine ist nächste Aktion. Stellen Sie sicher, dass Ihre Liste der nachfolgenden Aktionen auf natürliche Weise angelegt ist und nicht mit unangenehmen Abhängigkeiten behaftet ist.

Gehen Sie zum Schluss schnell über das Ziel des Projekts und was in Ihrer Welt wahr sein wird, wenn das Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde. Werbung

Es gibt nichts Schöneres, als eine große Menge von Ideen und Aktionsschnipsel zu nehmen und sie in 10 Minuten zu einem vollständigen Projekt zusammenzufügen. Es hilft dabei, den Schwung der Ideen aufrechtzuerhalten und den Widerstand zwischen Idee und Aktion erheblich zu verringern. Während dieser einfache Plan möglicherweise nicht für ein Projekt wie funktioniert “Baue eine Nachbildung von Taj Mahal”, Viele der Projekte, die wir für unsere Arbeit und unser Leben benötigen, lassen sich in 4 Schritten und 10 Minuten organisieren.

(Bildnachweis: Ein Bild einer Hand mit einem Stift, der über Shutterstock eine Skizze zeichnet)