Zurück zur Grundlagenverarbeitung

In meiner ersten Rate von “Zurück zum Wesentlichen”, Ich habe die Bedeutung Ihres Posteingangs besprochen - ein einziger Ort, an dem alle Ihre Eingaben für die Verarbeitung gesammelt werden. In diesem Teil werden wir die Verarbeitung selbst diskutieren - wie man Eingaben in Aktionen umsetzt.

Die Verarbeitung ist grundsätzlich einfach. Alles, was es bedeutet, ist eine Entscheidung darüber zu treffen, was mit jeder Information geschehen soll, die in Ihr Leben gelangt. In der Praxis ist es tatsächlich sehr schwierig, vor allem, weil wir mit wenigen Ausnahmen nicht bereit sind, diese Entscheidungen zu treffen - oder die Verpflichtung einzugehen, die das Treffen von Entscheidungen mit sich bringt. Werbung

Es gibt wirklich nur eine Handvoll Entscheidungen, die Sie über eine Eingabe treffen können:

• Sie können löschen es. Es ist unwichtig - Junk Mail, Informationen, die Sie bereits haben, Erinnerungen an bereits erledigte Aufgaben usw.
• Sie können umleiten es. Wenn es eine andere Person gibt, für die die Aufgabe oder Information besser geeignet ist, leiten Sie sie an diese weiter.
• Sie können Archiv es. Alles, was Sie jetzt nicht benötigen, aber wahrscheinlich in Zukunft benötigen werden - eine Visitenkarte oder Adresse, eine Lieferantenbroschüre, ein Artikel aus einer Zeitschrift - kann zum späteren Nachschlagen aufbewahrt werden.
• Sie können Aufzeichnung es. Informationen, die Sie möglicherweise erneut benötigen, aber nicht in Originalform benötigen, können extrahiert und in ein Notizprogramm, Ihren Kontaktmanager, ein Notizbuch usw. eingegeben und das Original gelöscht / weggeworfen werden.
• Sie können tun es. Einige Eingaben erfordern sofortiges Handeln und können sofort ausgeführt werden.
• Sie können Zeitplan es. Einige Eingaben erfordern eine Aktion, aber nicht sofort - blockieren Sie eine geeignete Zeitspanne in Ihrem Kalender, um sie auszuführen.
• Sie können verschieben es. Wenn für eine Eingabe eine Aktion erforderlich ist, Sie diese Aktion jedoch nicht ausführen können, müssen Sie sie auf einen späteren Zeitpunkt verschieben.

Angesichts der begrenzten Auswahlmöglichkeiten sollte es relativ einfach sein, Ihren Posteingang zu durchsuchen, die benötigten Informationen zu extrahieren, Dinge abzulegen, ein paar Elemente zu Ihrer Aufgabenliste oder Ihrem Kalender hinzuzufügen und einige Dinge in Ihren Postausgang zu verschieben und mach weiter mit den Dingen.

Aber es ist nicht. Wir hängen an Dingen, hauptsächlich wegen diesen nervigen Dingen “verschieben” Inputs - Dinge, von denen wir wissen, dass wir etwas tun sollten, aber aus mehreren Gründen nicht können: Werbung

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• Informationsmangel: Sie wissen nicht genug, um herauszufinden, was Sie mit etwas anfangen sollen.
• Mangel an Ressourcen: Du weißt was du sollte tun, aber Sie haben nicht alles, was Sie dafür brauchen - Geld, Zeit, Ausrüstung, Arbeitskräfte usw.
• Mangel an Dringlichkeit: Sie wissen, was zu tun ist und könnte Tu es, aber es ist nicht wichtig, es zu tun jetzt sofort Also hast du es aufgeschoben.
• Mangel an Autorität: Sie sind bereit, bereit und in der Lage, eine Entscheidung zu treffen, fühlen sich jedoch nicht befugt, diese Entscheidung zu treffen.

Das typische Muster, bei dem eine dieser Barrieren auftritt, besteht darin, etwas aus Ihrem Posteingang herauszunehmen, es anzusehen, zu erkennen, dass Ihnen etwas Wichtiges fehlt - Informationen, Ressourcen, Dringlichkeit oder Autorität -, um darauf zu reagieren, und dann: Sie Wirf es zurück in unseren Posteingang!

Mach das nicht.

Wenn Sie jemals alles im Griff haben und Ihre Eingaben nicht überfordern, ist es wichtig, diese Gewohnheit zu brechen. Das heißt, Sie müssen Ihre Meinung über die Verarbeitung und die damit verbundenen Entscheidungen und Aktionen ändern. Werbung

Wenn ein Artikel in Ihren Posteingang gelangt, den Sie nicht sofort bearbeiten können, wird er zu einem Projekt - Ein Ergebnis, das in mehreren Schritten erreicht werden kann. Der erste Schritt in diesem Projekt besteht darin, das Problem zu lösen und den Mangel zu beheben, der Sie daran hindert, die Aufgabe zu erledigen.

Um zu vermeiden, dass Dinge wieder in Ihren Posteingang gelangen, Sie benötigen einen Platz, um ausstehende Projekte zu behalten. Dies kann eine Akkordeon-Datei auf Ihrem Schreibtisch oder eine Aktenschrank-Schublade für Live-Dateien sein. Sie brauchen auch eine Möglichkeit, den Überblick zu behalten - eine Projektliste mit Zeigern auf die ausstehende Datei.

Und Sie müssen jede Aktion hinzufügen, die Sie ausführen müssen, damit Sie in Ihre Aufgabenliste aufgenommen werden können. “Rufen Sie die Liste der potenziellen Teammitglieder von HR for Build Team ab”; “Nachschlagen, wie Sie einen zuverlässigen Trockenbauinstallateur für Fix Hole in Kitchen Wall finden”; “Vereinbaren Sie einen Termin mit VP of Marketing, um mögliche Maßnahmen für das Partnerschaftsangebot für das Movie Tie-In-Angebot zu besprechen”; “Lesen Sie die Serie Back to Basics von Lifehack, um herauszufinden, wie ich meinen Posteingang verarbeite”. Werbung

Das ist gar nicht so schwer - ich beschrifte eine Datei mit dem Projektnamen und markiere Aktionen in meiner Aufgabenliste mit “für [Projektname]”. Und ich habe eine Liste der aktiven Projekte in meinem Notizbuch. Geben Sie sich die Erlaubnis, Ihre Ordner zum Teufel zu machen - Sie brauchen keine Entschuldigung, um sich etwas als etwas vorzustellen “zu klein” ein Projekt sein. Wenn Sie sich jetzt nicht hinsetzen können, dann ist es ein Projekt.

Die Verarbeitung ist nicht schwer, erfordert jedoch einige Disziplin und klare Überlegungen. Disziplin, weil es leicht ist, sich abzulenken und eine Entscheidung für Dinge zu treffen, die Sie momentan nicht tun können. Klar denkst du da letztendlich mal tun Sie müssen eine Entscheidung treffen, und Sie können das nicht mit tausend anderen Dingen tun, die Sie im Kopf haben.

So Ich empfehle, einige 15-minütige (oder längere) Zeitblöcke für die Verarbeitung Ihres Posteingangs im Laufe des Tages einzuplanen. Schließen Sie die Tür (falls Sie eine Tür haben) und betreten Sie die “Verarbeitungszone”. Halten Sie Ihre Dateiordner, den Etikettendrucker (falls Sie einen verwenden - es scheint albern, aber es ist eine ziemliche Hilfe, um die richtige Einstellung zu finden), Ihre Aufgabenliste und einen Stift bereit. Machen Sie dasselbe zu Hause - nehmen Sie sich jeden Tag ein paar Minuten Zeit, um alles zu verarbeiten.

Wie oft Sie dies pro Tag tun, hängt von Ihrer jeweiligen Situation ab. Behalten Sie Ihren Posteingang einige Tage im Auge und sehen Sie, wie oft er sich füllt und wie dringend die in Ihren Posteingang gelangenden Nachrichten sind. Für die meisten Menschen ist es ausreichend, einmal morgens und etwa eine Stunde vor Ihrer Abreise zu arbeiten, und möglicherweise einmal gegen Mittag. Wenn Ihr Posteingang besonders schnell voll wird, benötigen Sie möglicherweise mehr als 15 Minuten. Der Trick besteht darin, eine Häufigkeit und eine Zeitspanne zu finden, in der Sie so frei wie möglich sind, um den Rest der Zeit Ihre eigentliche Arbeit zu verrichten.

Und halten Sie sich den Rest der Zeit frei. Reagieren Sie nicht auf jeden Artikel, der in Ihrem Posteingang eingeht. Möglicherweise haben Sie überhaupt keinen Posteingang, wenn Sie der Welt die Erlaubnis geben, zu jeder Zeit und an jedem Ort zu unterbrechen, was auch immer Sie tun Sie Denken ist wichtig vor deinem Gesicht. Auf diese Weise lügt der Wahnsinn!