Sabotieren Sie Ihre Projekttermine, indem Sie diesen häufigen Fehler machen?

Manchmal passiert das Unvermeidliche: Egal, wie hart Sie an Ihrem Projekt gearbeitet haben, Sie sind nicht in der Lage, Ihre Deadline einzuhalten. Wenn Sie die Gründe dafür analysieren, stellen Sie fest, dass es eine externe Abhängigkeit gibt, die die Verzögerung verursacht hat. Insbesondere wenn Sie versucht haben, dieses Projekt für einen Kunden zu liefern, kann es sein, dass er / sie sich aufgrund der versäumten Frist nicht geschätzt fühlt.

Was diese Situation noch frustrierender macht, ist die Tatsache, dass Sie wussten, dass Sie Ihren Teil richtig geleistet haben, aber die Verzögerung wurde durch einen externen Faktor verursacht. Es ist kein Wunder, dass Sie wütend werden, wenn diese Situation eintritt. Sie müssen jedoch eine Realitätsprüfung durchführen und sich vor den Spiegel stellen.

Den Schwung verlieren

Wenn Sie alleine arbeiten und keine Interaktionen oder Abhängigkeiten von anderen Menschen bestehen, ist das ganz einfach: Sie sind nur dafür verantwortlich, sich selbst zu verantworten, wenn Sie die Frist verpassen, die Sie für den Abschluss Ihres Projekts festgelegt haben. Werbung

Es ist jedoch ein völlig anderes Spiel, wenn Ihr Projekt von anderen Menschen abhängig ist. Dann geht es nicht nur um Sie und wenn Sie es schaffen, Ihre Arbeit pünktlich zu erledigen, wirkt sich der Beitrag anderer auch auf das Projekt aus und darauf, ob es rechtzeitig fertiggestellt wird oder nicht.

Der Hauptgrund für Frustration in dieser Situation ist, dass der vereinbarte Beitrag nicht rechtzeitig geliefert wird. Oder wenn sie sich an Sie wenden, halten sie die ursprünglich vereinbarten Fristen nicht ein. Dies kann schwerwiegende Folgen für den Fortschritt Ihres Projekts haben. Im schlimmsten Fall kann Ihr Projekt sogar ganz zum Stillstand kommen, bis der externe Beitrag geleistet ist.

Beschuldigen Sie nicht einfach andere

Letztendlich werden diese Probleme durch ineffiziente Delegierung und Kommunikation verursacht. Und egal wie sehr Sie anderen die Schuld geben möchten, dass sie das Projekt verlangsamt haben, Sie müssen sich selbst in den Spiegel schauen.

Frag dich selbst: Haben Sie effizient delegiert? Wurde die delegierte Arbeit richtig priorisiert? War Ihre Kommunikation klar? Wann haben Sie erwartet, dass andere sich bei Ihnen melden? Haben Sie den Fortschritt verfolgt?? Werbung

Obwohl andere möglicherweise einen Teil der Arbeit erledigen, sind letztendlich Sie dafür verantwortlich, die Verantwortung zu tragen und mögliche Verzögerungen so weit wie möglich zu vermeiden.

Konzentrieren Sie sich auf die richtige Delegation

Um Ihre Projektabhängigkeiten besser zu verstehen, setzen Sie sich einen Moment und gehen Sie alle möglichen Szenarien durch, in denen die Hilfe eines Außenstehenden benötigt wird: Ist es Grafikdesign? Ist es Korrekturlesen? Richtet es Ihre WordPress-Site ein??

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Sammeln Sie alle Abhängigkeiten in einer Liste und erhalten Sie ein besseres Verständnis dafür, was bis wann benötigt wird, damit das Projekt reibungslos weiterläuft.

Als nächstes priorisieren Sie Ihre Delegationen. Wenn Sie die delegierte Arbeit so früh wie möglich erledigen, werden die meisten unerwarteten Verzögerungen in Ihrem Projekt vermieden. Werbung

Wenn Sie mit dem Delegieren beginnen, ist auch die Kommunikation ein Schlüssel. Wenn Sie klar zum Ausdruck bringen, was Sie wollen, und bis wann Sie alle unnötigen Annahmen reduzieren, ist jeder auf der gleichen Linie, wenn es um Aufträge und Fristen geht.

Versuchen Sie auch, mit zuverlässigen Partnern zusammenzuarbeiten. Manchmal müssen Sie mit jemandem zusammenarbeiten, den Sie vorher nicht gekannt haben. Wenn es jedoch möglich ist, wählen Sie jemanden, den Sie bereits kennen und dem Sie vertrauen. Dies verringert die potenziellen Situationen, in denen die Arbeit nicht innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens ausgeführt wird.

Erstellen Sie schließlich einen Sicherungsplan für Ihre Arbeit, wenn nicht alles wie erwartet funktioniert. Auf diese Weise können Sie sich auf etwas anderes konzentrieren, bis der externe Beitrag erledigt ist.

Bringen Sie Ihr Projekt ohne Verzögerung voran

Mit den folgenden Schritten können Sie Verzögerungen in Ihrem Projekt vermeiden und die Arbeitslast ordnungsgemäß delegieren. Ziel ist es, Zeitverluste zu minimieren und möglichst effektiv zu delegieren. Werbung

1. Setz dich. Vereinbaren Sie einen Termin mit sich selbst und erstellen Sie eine Liste aller Abhängigkeiten (zu anderen Personen), die in Ihrem Projekt existieren. Auf diese Weise können Sie die richtige Reihenfolge für Ihre Projektaufgaben festlegen.
2. Habe einen Plan B. Finden Sie Ihren Plan B heraus, falls sich Ihr Projekt verzögert. Was tun Sie beispielsweise, wenn der Grafiker, der an Ihrem Firmenlogo arbeitet, krank wird und für die nächsten sechs Monate krank ist? Es ist äußerst wichtig, vorausschauend zu planen, damit Sie besser auf unerwartete Rückschläge vorbereitet sind.
3. Wählen Sie zuverlässige Partner. Mit wem haben Sie schon einmal zusammengearbeitet? Gibt es einen guten und vertrauenswürdigen Webdesigner, der das Design für Sie übernehmen kann? Haben Sie eine bevorzugte Person, die Ihre Korrektur liest? Versuchen Sie, wenn möglich mit diesen Personen zusammenzuarbeiten. Versuchen Sie in der Tat, einen zentralen Ort für Ihre vertrauenswürdigen externen Mitarbeiter zu haben (zum Beispiel: in Evernote gespeichert). Auf diese Weise finden Sie leicht die richtige Person für den Job. Wenn Sie andererseits jemanden finden müssen, mit dem Sie arbeiten können (z. B. über Elance, Fiverr oder oDesk), suchen Sie zuerst nach Nutzererfahrungen und Bewertungen, bevor Sie sich für einen Fachmann entscheiden.
4. Priorisieren Sie die Abhängigkeitsarbeit. Sobald Sie die Abhängigkeiten kennen, ist es Zeit, sie in Ihrer Projektaufgabenliste zu priorisieren. Wenn möglich, versuchen Sie, diese delegierten Aufgaben so schnell wie möglich aus dem Weg zu räumen. Wenn Ihre Eingabe erforderlich ist, bevor die Aufgabe delegiert werden kann, stellen Sie sicher, dass Sie sich um die Aufgaben kümmern, die sich oben in der Aufgabenliste befinden.
5. Kommunizieren Sie klar. Geben Sie bei der Zuweisung Ihrer Arbeit sofort genügend Informationen für Ihren angestellten Mitarbeiter an. Nichts ist ineffizienter, als zu wenig Details anzugeben, um die Benutzer bei der Arbeit zu unterstützen, was zu unnötiger E-Mail-Korrespondenz führt. Dies führt wiederum zu Verzögerungen, da die andere Person ihre Arbeit nicht fortsetzen kann. Geben Sie die erforderlichen Informationen auch klar und deutlich an. Wenn zum Beispiel eine Frist eingehalten werden muss, teilen Sie dies klar und deutlich mit, damit die andere Person keine falschen Annahmen darüber treffen muss, wann die Arbeit zurückgegeben werden soll.
6. Führen Sie die richtigen Nachsorgeuntersuchungen durch. Delegation ist so viel mehr als nur die Zuweisung der Aufgabe - es geht auch um Folgemaßnahmen. Kennen Sie wirklich den neuesten Stand Ihrer Aufgabe? Wird es wirklich in der Zeit gemacht? Um Folgendes zu automatisieren, verwenden Sie Dienste wie follow-up.cc oder FollowupThen, um die Nachverfolgungen auf einfache Weise zu verwalten. Sie können auch Ihren Kalender oder Ihre Aufgabenlistenanwendung (falls Sie eine verwenden) verwenden, um die Erinnerungen festzulegen.
7. Kennen Sie die Eskalationskanäle. Wissen Sie, was zu tun ist, wenn Sie die Arbeit nicht rechtzeitig zurückerhalten? Wissen Sie, an wen Sie das Problem eskalieren, wenn die Arbeit nicht erledigt ist? In Elance gibt es beispielsweise verschiedene Ebenen für die Bearbeitung von Streitigkeiten. Versuchen Sie, diese Kanäle im Voraus herauszufinden - für den Fall, dass die Dinge kompliziert werden.

Fazit

Wie Sie sehen, hängen die Verzögerungen Ihrer Arbeit manchmal mit anderen Parteien zusammen, die an Ihrem Projekt mitarbeiten. Die meisten dieser Verzögerungen können vermieden werden, indem im Voraus geplant, Aufgaben priorisiert und klar formuliert werden. Auch wenn andere die Verzögerungen verursacht haben mögen, ist es letztendlich Ihre Aufgabe, diese Verzögerungen so gering wie möglich zu halten.

Jetzt sind sie an der Reihe: Wie gehen Sie mit Abhängigkeiten zu anderen Personen um, die an Ihrem Projekt arbeiten? Wie stellen Sie sicher, dass die Aufgaben, die andere erledigen, rechtzeitig erledigt werden??

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(Bildnachweis: Computersabotage mit Granate über Shutterstock)