Ein Projektmanagement-Tool für Teams, von denen Sie nicht wussten, dass sie existieren

Einige der ersten Probleme, auf die Freiberufler und Unternehmer stoßen, sind Probleme im Zeitmanagement. Je mehr Arbeit sie übernehmen, desto anspruchsvoller wird die Auftragsverfolgung der Aufgaben für jeden Kunden. Ein zentraler Hub für die Kommunikation und den Austausch von Dateien mit Teammitgliedern wird schnell zu einer Notwendigkeit, wenn Sie beschäftigt sind: Sie entscheiden sich für die beste Projektmanagementsoftware, die die meisten Leute davon abhält, ihre Spuren zu verlieren.

Verwalten mehrerer Jobs und virtueller Teammitglieder

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Wie können Sie mehrere Jobs mit vielen anderen Teammitgliedern verwalten, die Zugriff auf Clientinformationen und -dateien benötigen? Ein großartiges Werkzeug für den Anfang ist Viewpath. Viewpath ist eine Online-Projektmanagement-Software mit einer kostenlosen Edition, die nicht abläuft. Dieses leistungsstarke Programm nimmt nicht genügend Zeit in Anspruch und verdient eine überfällige Einführung. Dieser Autor benutzt es jeden Tag.

Obwohl die kostenlose Version einige Einschränkungen hat, ist es ein großartiger Ort, um zu starten und zu sehen, ob Sie Ihren Prozess tatsächlich auf wiederholbare Schritte reduzieren können. Es kann sehr aufschlussreich sein, Ihr Gehirn auf Papier zu bringen. Sie können davon ausgehen, dass sich Ihr Prozess mit zunehmendem Wachstum um ein Vielfaches ändert. Die Erfahrung wird Ihnen auch zeigen, wozu eine gute Projektmanagement-Software in der Lage ist, ohne dass Sie sich durch den Prozess beeilen müssen, damit Sie in Ihrem eigenen Tempo lernen und es versuchen können. Werbung

Mit allen Teammitgliedern an Bord ist es einfach zu verfolgen, welche Aufgaben pünktlich und spät sind, wobei einfache rote Punkte die späten Aufgaben markieren. Das Verlängern von Fälligkeitsterminen oder das Verschieben von Projektstartterminen kann durch visuelles Ziehen des Projekts oder durch Eingeben des gewünschten Datums in die richtige Aufgabe erfolgen.

Dies alles passt gut zum Aspekt des Ressourcenmanagements im Gantt-Diagramm, in dem Sie einen kurzen Blick darauf werfen können, wer überbucht ist und wer mehr Arbeit annehmen kann. Sie können unbegrenzt Projekte erstellen und unbegrenzt Gäste einladen. “Gäste” sind Ihre virtuellen Teammitglieder und können Aufgaben anzeigen, die ihnen innerhalb eines Projekts zugewiesen wurden, um auf Dateien zuzugreifen, sie als erledigt oder als erledigt in Prozent zu markieren sowie Notizen und Links hinzuzufügen. Werbung

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Projektmanagement für Einsteiger

Das Schöne am frühen Einstieg in die Projektmanagementsoftware ist, dass Sie eine Vorstellung davon bekommen, wie viel Zeit es kostet, Aufträge zu skizzieren und den Fortschritt zu verfolgen, damit Sie später nicht überrascht werden. Sie werden vielleicht sogar feststellen, dass Sie diesen Aspekt der Arbeit nicht mögen und dass Sie, wenn Sie das wissen, später die richtigen Leute einstellen können. Werbung

Wenn Sie noch nicht mit Projektmanagement-Software vertraut sind, sollten Sie einige Dinge wissen. Diese Programme sind groß. Sie sehen zwar einfach aus, können jedoch Hunderte von Jobs ausführen und Hunderte von Mitarbeitern verfolgen. Es gibt einen Vorlagenerstellungsprozess, eine Berichtsfunktion, separate Ansichten, mehrere Kategorien und persönliche Anmeldungen.

Groß zu sein bedeutet, dass sie mit Ihnen wachsen können, aber zu Beginn auch mehr Aufmerksamkeit benötigen. Viele Freiberufler tauchen ein und finden schnell heraus, dass es Stunden des Lernens und noch mehr Zeitplanung erfordert, um alle Funktionen wirklich zu nutzen. Diese Zeitinvestition mag sich zunächst wie eine Abschaltung anfühlen, aber das Stellen harter Fragen rationalisiert den Prozess nur für später. Natürlich gibt es immer die Möglichkeit, es für die Aufgaben zu verwenden, die Sie sofort benötigen, und zu lernen, während Sie gehen, aber erwarten Sie kein schnelles “Ende” zur Lernkurve.

15 Hacks für Viewpath, mit denen Sie Zeit sparen:

1. Wenn Sie mehrere Zeilen gleichzeitig auswählen, halten Sie die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie nicht in die Kontrollkästchen. Klicken Sie links, um eine große Auswahl zu treffen.
2. Sie können mehrere Datums- oder Ressourcennamen gleichzeitig ändern, indem Sie alle gewünschten Zeilen auswählen und den ersten Buchstaben des Namens oder des Datums eingeben.
3. Sind Sie verwirrt über das Erstellen von Vorlagen? Erstellen Sie einfach einen Job, erstellen Sie alle Aufgaben und wählen Sie, wenn Sie das nächste Mal einen ähnlichen Job erstellen möchten, einfach aus “aus vorhandenen erstellen” Job anstelle der Vorlagenoption.
4. Die Zeiterfassungsuhr funktioniert in der kostenlosen Version nicht. Hören Sie also auf, darauf zu klicken.
5. Vermissen Sie einen Job? Sie haben wahrscheinlich den Tab geschlossen. Gehen Sie nach Hause und dann zur Registerkarte Projekt und doppelklicken Sie darauf.
6. Das Archivieren von Jobs ist besser als das Löschen.
7. Ressourcen, die bei einem Job nicht angezeigt werden? Wechseln Sie zu einem anderen Job mit darin enthaltenen Ressourcen, wählen Sie sie alle aus, klicken Sie auf Bearbeiten, kopieren Sie sie und fügen Sie sie dann in einen neuen Job ein.
8. Die kleinen Pfeile bewegen sich um alles, was Sie auswählen, und nicht nur um eine Aufgabe. Stellen Sie sicher, dass nur eine Aufgabe ausgewählt ist, und platzieren Sie sie dann in der Hierarchie.
9. Überspringen Sie das Tutorial nicht. Es ist super einfach und dauert ca. 3 Minuten.
10. Aufgaben, die angezeigt werden, aber nicht in der Timeline gefunden werden? Überprüfen Sie Ihr Jahr in der Datumsspalte. Manchmal werden Jobs für das falsche Jahr eingetragen! Sie verschwinden.
11. “Dauer” bedeutet, wie viele Tage oder Stunden Sie jemandem erlauben werden, die Aufgabe zu erledigen. “Arbeit” gibt an, wie lange sie voraussichtlich dauern werden. Sie finden sie im Dropdown-Menü der einzelnen Kopfzeilen.
12. Für den Startbildschirm müssen Sie die Fortfahren-Schaltfläche in der Mitte des Bildschirms drücken, bevor Sie das Programm beim ersten Anmelden anzeigen. Ja, Sie sind am richtigen Ort.
13. Die kostenlose Version läuft nicht ab. Wenn Sie sich jedoch länger als 4 Monate nicht anmelden, haben Sie möglicherweise kein Konto, wenn Sie zurückkehren.
14. Wenn Sie eine Aufgabe einrücken (mit der Pfeiltaste nach rechts verschieben), wird die darüber liegende Aufgabe in Fettdruck angezeigt. Sie können Header nicht als vollständig markieren. Sie werden abgeschlossen, wenn alle Aufgaben unter ihnen abgeschlossen wurden.
15. Erstellen Sie am Ende jedes Projekts eine Aufgabe, die besagt, dass “zur Abrechnung bereit”, Wenn das Rechnungsdatum überfällig ist, dient dies als schöne Erinnerung.