8 Zeitmanagementstrategien für vielbeschäftigte Mitarbeiter

In den 25 Jahren, in denen ich in einem Unternehmensumfeld gearbeitet und Unternehmer gecoacht habe, haben die Menschen immer versucht, ihre Zeitmanagementfähigkeiten zu verbessern.

Als Trainer kommen die Leute oft zu mir, weil sie das Gefühl haben, nicht genug Zeit zu haben, um jeden Tag alles zu erreichen, was sie wollen. Sie sind beschäftigt, arbeiten aber nicht an Dingen, die ihnen große Freude bereiten oder einen echten Einfluss auf ihr Geschäft und ihr Leben haben.

Den ganzen Tag in ständiger Bewegung zu sein, ist die Norm. Sie stecken in einem endlosen Kreislauf aus Geschäftigkeit und voller Aufgaben.

Eines der Dinge, die mir bei der Arbeit aufgefallen sind, ist, dass Menschen dadurch nicht produktiver oder kreativer werden. In der Tat schafft es mehr Komplikation und Komplexität.

Der Umgang mit E-Mails, die Teilnahme an zahlreichen Besprechungen, das Multitasking und die Bearbeitung von Aktivitäten mit geringem Wert sind häufig nicht die beste Lösung für Ihre Zeit.

Was wäre, wenn es eine andere Möglichkeit gäbe, darüber nachzudenken, wie Sie Ihre Zeit verwalten? Wünschen Sie sich, Sie könnten Ihre Zeit effektiver verwalten und jeden Tag damit abschließen, dass Sie mit dem Erreichten zufrieden sind??

Es gibt einige einfache Zeitmanagementstrategien, mit denen vielbeschäftigte Menschen effektiver und produktiver werden und die wichtigsten Dinge erledigen können.

Im Folgenden finden Sie 8 Zeitmanagementstrategien, die vielbeschäftigte Menschen jetzt implementieren können, um ihr Leben zu vereinfachen und ihre Einstellung zum Zeitmanagement zu ändern.

1. Machen Sie ein Time Audit

Wenn Sie die Kontrolle über Ihre Zeit übernehmen möchten, müssen Sie zunächst verstehen, wie Sie Ihre Zeit gerade verbringen.

Sie können erst dann Änderungen vornehmen, wenn Sie sich darüber im Klaren sind, wo Sie sich befinden und was funktioniert und was nicht?

Mit diesem Audit erhalten Sie einen umfassenden Überblick über den von Ihnen geschaffenen Wert und die Ergebnisse, die Sie erzielen, und zwar zum Zeitpunkt, zu dem Sie in jedes Projekt oder jede Aufgabe investieren. Es wird Ihnen helfen, alles zu vereinfachen, so dass Sie sehr schnell verstehen können, ob Sie Ihre Zeit produktiv nutzen oder nicht.

Wenn meine Coaching-Kunden ein Zeit-Audit durchführen, tun sie dies in der Regel sieben Tage hintereinander, und ich würde Ihnen dasselbe empfehlen.

So führen Sie ein Zeit-Audit durch

1. Holen Sie sich ein leeres Blatt Papier
2. Setzen Sie ein Datum an die Spitze
3. Zeichnen Sie drei Linien auf der Seite
4. Titel der ersten Spalte "Hochwertige Arbeit"
5. Titel der zweiten Spalte "Gute Arbeit"
6. Titel der dritten Spalte 'Niedrigwertige Arbeit”

Hochwertige Arbeit ist Arbeit, die du gerne machst, in der du großartig bist. Es ist die Arbeit, die die größten Ergebnisse liefert.

Gute Arbeit ist Arbeit, die dir Spaß macht. Es liefert gute Ergebnisse, ist aber eine Arbeit, die sich oft wiederholt und die jemand anderes gleich gut oder besser machen kann

Geringwertige Arbeit erregt dich nicht und frustriert dich wahrscheinlich. Es liefert keine großartigen Ergebnisse, senkt Ihr Energieniveau und kann gestoppt oder an andere weitergegeben werden.

Ordnen Sie es für jedes Projekt oder jede Aufgabe, die Sie ausführen, einer der drei Spalten mit dem Namen der Arbeit und der aufgewendeten Zeit zu.

Addieren Sie am Ende der sieben Tage die in jeder Spalte und für jedes Projekt aufgewendete Zeit.

Ich bevorzuge Papier, aber Sie können auch ein Werkzeug wie Umschalten oder Ernten verwenden. Werbung

Dies kann eine Augenöffnungsübung sein. Suchen Sie am Ende des Audits nach Möglichkeiten, Ihren Zeitaufwand zu verbessern. Fragen Sie sich, wie Sie mehr Zeit mit hochwertigen Arbeiten verbringen können, die die größte Wirkung erzielen, mehr Freude bereiten und die gewünschten Ergebnisse liefern.

2. Setzen Sie Zeitmanagementziele

Ohne eine klare Vision oder klare Ziele kann es leicht werden, sich zu bewegen, den Fokus zu verlieren und abgelenkt zu werden.

Indem Sie Klarheit darüber schaffen, wo Sie sich gerade befinden und wohin Sie möchten, können Sie Ihre Zeit viel einfacher auf die wertvollen Aktivitäten konzentrieren, mit denen Sie Ihre Ziele erreichen können.

Durch das Setzen spezifischer, messbarer Ziele können Sie klar identifizieren, wie Ihre ideale Zukunft aussieht, und einen Plan und einen Weg erstellen, um dahin zu gelangen.

Mit dieser Übersichtlichkeit können Sie alles vereinfachen. Sie haben Ihr Ziel klar vor Augen und wissen, wie Sie Ihre Zeit, Ressourcen und Personen am besten verwalten können, um dorthin zu gelangen,

Indem Sie verstehen, was Sie am besten können und was die größte Wirkung erzielen kann, gewinnen Sie mehr Klarheit darüber, wie Sie Ihre Zeit am besten nutzen und wer Ihnen sonst noch dabei helfen kann, Ihre Ziele zu erreichen.

Die Beherrschung Ihrer Zeit hängt zum Teil davon ab, welche Änderungen Sie vornehmen können. Es geht auch darum, wer Ihnen dabei helfen kann, noch effektiver zu werden.

Das Setzen von Zielen kann Ihnen die Willenskraft und Motivation geben, in die richtige Richtung voranzukommen, wodurch Sie Zeit sparen und Geschäftigkeit und Aufschub verringern.

Setzen Sie sich alle 90 Tage Ziele und überprüfen Sie Ihre Leistung am Ende dieses Zyklus. Überprüfen Sie, was funktioniert hat und welche Durchbrüche Sie erzielt haben. Stellen Sie dann Ihre nächsten 90-Tage-Ziele auf.

Weitere Informationen zum Festlegen von Zielen finden Sie in diesem Artikel: 17 Tipps zum Festlegen von Zielen, um mehr zu erreichen

3. Delegieren und Auslagern

Wenn Sie ein Zeit-Audit abschließen, wissen Sie genau, wo Sie gerade Ihre Zeit verbringen und für welche Aktivitäten.

Der Schlüssel zu einer effektiven Delegierung besteht darin, Ihre einzigartigen Stärken und den größten Wert, den Sie schaffen, zu verstehen und herauszufinden, wie Sie immer mehr Zeit für diese Arbeit aufwenden können.

Manchmal haben wir das Gefühl, dass wir die einzigen Menschen sind, die die Arbeit erledigen können. Deshalb halten wir an Aufgaben fest, die uns nicht gefallen, und erzählen uns von den Dingen, die wir am besten können.

Wir alle können Stunden zurückerhalten, indem wir besser und produktiver arbeiten. Arbeit, die wir wirklich lieben.

Anstatt darüber nachzudenken, wie Sie alles in Ihren Zeitplan integrieren können, sollten Sie sich überlegen, wer die Personen sind, die Projekte und Aufgaben übernehmen können.

Überlegen Sie, wo Sie Ihre kreative Energie und Ihre einzigartigen Fähigkeiten am besten einsetzen können.

Ein CEO eines Reisebüros, mit dem ich zusammengearbeitet habe, kam 15 Stunden pro Woche zurück, indem er einfach einen Assistenten engagierte, um mit ihr zusammenzuarbeiten. Sie konnte mehr Zeit damit verbringen, die Dinge zu tun, die sie am besten und am liebsten tat. Dies beinhaltete das Gewinnen von Neugeschäften, das Verbringen von Zeit mit ihren Kunden und das Erhalten weiterer Empfehlungen.

Versuchen Sie diesen Tipp: Werbung

Denken Sie alle 90 Tage darüber nach, wie Sie drei Dinge aus Ihrer Liste der Niedrigwertigen Arbeitslisten entfernen können, die Sie derzeit frustrieren, ärgern oder keinen wirklichen Wert liefern.

Denken Sie an drei Dinge aus Ihrer Good Work-Liste, die Sie delegieren oder auslagern können.

Denken Sie an 3 Dinge aus Ihrer High Value List, die Sie mehr Zeit tun möchten.

Folgen Sie diesem Prozess alle 90 Tage, um sich noch mehr Zeit zu nehmen und sich auf die Dinge zu konzentrieren, die Sie am besten können und die Ergebnisse auf höchstem Niveau erzielen.

Diese Anleitung zum Delegieren ist hilfreich für Sie:

Sind Sie in die "geschäftige" Falle geraten? Hier ist dein Ausweg

4. Starten Sie die Priorisierung

Wenn Sie klar und mit Absicht wissen, wie Sie Ihre Zeit und Ihre zukünftigen Ziele verbringen möchten, ist der Schlüssel, Ihre Zeit zu priorisieren, um diese Ziele Wirklichkeit werden zu lassen.

Wenn Sie keine Prioritäten setzen, können Sie den Fokus verlieren, abgelenkt werden und zögern. Ihre Zeit wird mit Aktivitäten von geringem Wert angefüllt und Perfektionismus kann sich einschleichen.

Wenn Sie jeden Tag 20 Dinge auf Ihrer To-Do-Liste haben, setzen Sie keine Prioritäten. Wenn Sie eine endlose To-Do-Liste und einen überfüllten Posteingang haben, wird sich Ihre Arbeitslast kontinuierlich ausdehnen, was zu Überforderung und einem Verlust an Klarheit und Konzentration führt.

Wenn Sie sehr beschäftigt sind, liegt der Schlüssel zum Zeitmanagement in der Fokussierung und Priorisierung der Aktivitäten, die Sie beim Erreichen Ihrer Ziele unterstützen.

Eine einfache Zeitmanagementstrategie besteht darin, maximal fünf Dinge festzulegen, die Sie pro Tag erreichen möchten. Das sind deine Prioritäten.

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Wenn Sie diese erledigen, können Sie an anderen Dingen arbeiten, aber die fünf, die Sie identifiziert haben, haben Priorität.

Diese Absicht wird sicherstellen, dass Sie nicht abgelenkt werden und zu Gegenständen und Aufgaben übergehen, die nicht auf Ihrer Prioritätenliste stehen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie bessere Prioritäten setzen: Richtige Prioritäten in 10 Minuten setzen und 10-mal schneller arbeiten

5. Das Wichtigste zuerst tun

Diese Strategie ist einer der Schlüssel zu einem effektiven Zeitmanagement.

Beginnen Sie Ihren Tag, indem Sie sich fragen:

“Was ist die Nummer Eins, was ich heute unbedingt erreichen muss?”

Sobald Sie sich darüber im Klaren sind und sich dazu verpflichten, dieses Ziel zu erreichen, stehen die Chancen gut, dass Sie die Arbeit tatsächlich erledigen werden. Werbung

Diese Technik verhindert, dass sich Störungen, Ablenkungen und Chaos auf Ihren Tag auswirken.

Der Grund? Sie haben zu Beginn des Tages, wenn Ihre Willenskraft stark ist, eine bewusste Entscheidung getroffen.

Haben Sie bemerkt, dass Sie im Laufe des Tages immer weniger Willenskraft und Energie haben, um sich zu konzentrieren??

Tun Sie also zuerst das Wichtigste oder die wichtigsten Dinge.

Wenn Sie Anrufe mit potenziellen Kunden eingerichtet haben, tun Sie dies am Morgen.

Wenn Sie eine wichtige Präsentation zu schreiben haben, wiederholen Sie diese am Morgen.

Nicht Multitasking. Konzentrieren Sie sich auf jeweils ein Projekt und arbeiten Sie daran, bis es abgeschlossen ist.

Was auch immer Ihr wichtigstes Anliegen ist: Wenn Sie das zuerst tun, haben Sie nie einen Tag, an dem Sie etwas Wichtiges nicht erledigt haben.

Wenn Sie dieser einfachen Zeitmanagementstrategie folgen, werden Sie normalerweise einen sehr produktiven Tag haben.

Manchmal müssen Sie nicht mehr oft sagen, wenn die Dinge keine Priorität haben oder nicht zu Ihren Zielen passen. Wie? In diesem Artikel erfahren Sie, wie man Nein sagt: Die sanfte Kunst, Nein zu sagen

6. Erstellen Sie die perfekte Morgen- und Abendroutine

Wenn Sie körperlich und geistig auf dem Höhepunkt sind, werden Sie viel fokussierter und produktiver sein.

Wenn Sie Ihre perfekte Morgenroutine zusammenstellen, erhalten Sie Klarheit und Energie, um Ihre wichtigsten Prioritäten für den Tag zu erfüllen.

Wenn Sie können, verbringen Sie 60-90 Minuten damit, jeden Tag einen Hochleistungstag einzurichten, indem Sie sich auf das konzentrieren, was SIE erreichen möchten.

Gönnen Sie sich ein gesundes Frühstück, lesen Sie, meditieren Sie, gehen Sie spazieren - was auch immer für Sie am besten funktioniert. Dann legen Sie Ihre Prioritäten für den Tag fest.

Was ist das Eine, worauf du dich konzentrieren willst? Mach das erst, bis es fertig ist. Dies setzt Engagement und Konsequenz voraus.

Es mag schwierig sein, damit anzufangen, aber genau wie das Gehen ins Fitnessstudio kann es mit der Zeit einfacher werden, wenn Sie anfangen, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Wenn Sie Ihre Produktivität verdoppeln und Ihre Zeit maximieren möchten, erstellen Sie eine Abendroutine, um Ihre Morgenroutine zu unterstützen.

Geben Sie sich am Ende eines jeden Tages 15 Minuten Zeit, um über den Tag nachzudenken. Schreiben Sie 3 Dinge auf, die an diesem Tag großartig waren. Dies könnte ein neuer Kunde sein, ein großartiges Meeting, positive Kommentare zu Ihrer Arbeit. Alles, was Sie positiv und selbstbewusst fühlen lässt. Diese Strategie macht Sie auch dankbar für das, was Sie erreicht haben. Werbung

Notieren Sie dann die 3 bis 5 Dinge, die Sie am nächsten Tag erreichen möchten, in der Prioritätsreihenfolge. Dies stellt sicher, dass am nächsten Morgen alles in Ihrem Kopf frisch ist und schafft eine selbstbewusste Denkweise.

Wenn Sie dieser Strategie eine weitere Ebene hinzufügen möchten, müssen Sie an einem Sonntag 30 Minuten Zeit investieren, um die wichtigsten Prioritäten für die kommende Woche festzulegen.

7. Arbeiten in Zeitblöcken

Wenn Sie es ernst meinen, mehr Kontrolle über Ihre Zeit zu erlangen, mehr Freiheit zu erfahren und Stressgefühle zu überwinden und zu überwältigen, dürfen Sie nicht mehrere Aufgaben ausführen.

Arbeiten Sie stattdessen in konzentrierter Zeit an Ihren vorrangigen Projekten. Wechseln Sie nicht zwischen Aufgaben oder Projekten.

Ich arbeite nach dem 60/60/30-Prinzip, arbeite in Abschnitten von 50 Minuten, mache dann für die ersten beiden Abschnitte eine 10-minütige Pause, bevor ich mich 30 Minuten Zeit nehme, um zu lesen, zu gehen oder zu meditieren.

Diese Strategie kann Ihnen dabei helfen, den ganzen Tag über Energie zu tanken, und Ihnen ein Gefühl der Leistung vermitteln, wenn die Projekte abgeschlossen werden.

Viele Menschen verwenden die Pomodoro-Technik, um ihre Zeit zu verfolgen, aber Sie können einfach die Timer-Funktion Ihres Telefons verwenden.

8. Nehmen Sie sich Zeit für sich

Wie oft nehmen Sie sich Zeit für sich selbst oder feiern jeden Tag kleine oder große Erfolge?

Für manche ist es ein Zeichen der Errungenschaft, härter und länger zu arbeiten, um so viele Dinge wie möglich zu erledigen.

Wenn Sie dies konsequent fortsetzen, besteht die Gefahr eines Burnouts.

Indem Sie Ihre Zeit maximal nutzen, Ihren Workflow optimieren und sich auf die wertvollen Aktivitäten konzentrieren, mit denen Sie Ihre Ziele erreichen können, haben Sie mehr Zeit für sich selbst und für die Menschen, die wichtig sind.

Sie müssen sich die Erlaubnis geben, sich Zeit für Ihr Unternehmen zu nehmen, ob Sie diese Zeit für die persönliche Entwicklung oder mit der Familie oder Freunden verbringen möchten, das liegt an Ihnen, aber geben Sie sich diese Zeit.

Dan Sullivan, Gründer von Strategic Coach, hat ein einzigartiges Zeitmanagementsystem entwickelt, mit dem Sie sich auf Zeit, Energie und Kreativität konzentrieren können, um die besten Ergebnisse zu erzielen.^[1]

Teil dieses Zeitmanagementsystems ist die Einnahme von Freetagen, einem 24-Stunden-Tag von Mitternacht bis Mitternacht, an dem keine arbeitsbezogenen Aktivitäten stattfinden.

Das Ziel dieses Tages ist es, Menschen dabei zu helfen, sich zu verjüngen und ihre Energie zu steigern, um ein hohes Maß an Produktivität und Kreativität aufrechtzuerhalten.

Die Quintessenz

Wenn vielbeschäftigte Menschen davon sprechen, nicht genug Zeit zu haben, liegt dies normalerweise daran, dass sie den Wert ihrer eigenen Zeit nicht verstanden und sie nicht richtig priorisiert haben.

Wie wir unsere Zeit nutzen, ist oft eine Wahl. Wir haben tatsächlich viel Kontrolle über unsere Zeit. Keine vollständige Kontrolle, aber mehr Kontrolle als wir denken.

Probieren Sie eine oder mehrere dieser Zeitmanagementstrategien aus. Wenn Sie eines oder mehrere finden, die für Sie arbeiten, behalten Sie es 90 Tage lang bei und sehen Sie, welchen Unterschied es sowohl für Ihr Geschäft als auch für Ihr Privatleben macht.

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Hervorgehobene Bildnachweis: Alvaro Reyes über unsplash.com

Referenz

[1]

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Strategischer Coach: Was freie Tage sind und wie man weiß, wann man sie benötigt.