7 Möglichkeiten, Ihre E-Mail-Dämonen auszutreiben

E-Mails sind zu einem so festen Bestandteil unseres Lebens geworden, dass es fast unmöglich ist, darauf zu verzichten. Sie können sie nicht einfach ignorieren und normal weiterarbeiten. Wie alles andere muss auch E-Mail verwaltet und sorgfältig in Ihren Zeitplan integriert werden.

Ein beliebter Produktivitäts-Hack für die Verwaltung von E-Mails ist die Idee einer Null für den Posteingang. Das bedeutet, dass Sie an einen Punkt gelangen, an dem sich keine E-Mails mehr in Ihrem Posteingang befinden. Leider ist das ziemlich unrealistisch und anstrengend. Es wird immer eine neue E-Mail in Ihrem Posteingang sein, und wenn Sie den Posteingang Null erreichen möchten, verbringen Sie wahrscheinlich den ganzen Tag damit, alle eingehenden E-Mails zu löschen. Ein ewiges Hamsterrad.

Anstatt an Ihr Telefon oder Ihren Computer geklebt zu werden und wie ein Falke nach neuen Nachrichten Ausschau zu halten, haben Sie sieben Möglichkeiten, Ihre E-Mails realistischer zu verwalten: Werbung

1. Seien Sie klar, präzise, ​​umsetzbar und relevant mit E-Mails. Hier geht es darum, das Hin und Her zu verringern. Bei mehrdeutigen und offenen E-Mails werden Sie nur zur Klärung per E-Mail benachrichtigt, sodass Sie für jede E-Mail, die Sie versenden, eine neue E-Mail erwarten können. Sie möchten, dass die Empfänger Ihre E-Mail klar verstehen und nicht antworten müssen.

2. Verwenden Sie den Prioritäts-Posteingang von Google Mail. Es versucht automatisch, Ihre wichtigen E-Mails von allem anderen zu trennen. In Priority Inbox erfahren Sie anhand Ihres E-Mail-Verlaufs, welche E-Mails für Sie wichtig sind und welche E-Mails Sie als wichtig markieren. Im Standardmodus wird Ihre E-Mail automatisch in "Wichtig und ungelesen", "Markiert" und "Alles andere" unterteilt. Sie können diese Einstellungen jedoch problemlos an Ihre Anforderungen anpassen. Wenn Sie Ihre E-Mails filtern, sehen Sie genau, was Sie brauchen. Der Rest ist normalerweise Müll oder Ablenkung.

3. Überprüfe deine E-Mails nicht zu oft. Dies ist der größte Produktivitätskiller. Jedes Mal, wenn Ihre E-Mail Sie ablenkt, benötigen Sie etwa 5 bis 15 Minuten, um sich wieder auf Ihre eigentliche Aufgabe zu konzentrieren. Richten Sie regelmäßige, aber seltene Zeitfenster ein, um Ihre E-Mails zu überprüfen. Einige Leute versuchen, morgens als Erstes durch die Arbeit zu kommen und geben dann vor dem Mittagessen einen E-Mail-Check ein. Dann eine letzte schnelle Überprüfung gegen Ende des Arbeitstages. Das Erstellen dieser Zeitkrisen hilft dabei, E-Mails zu finden, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Werbung

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4. Verwenden Sie Boomerang, damit wichtige E-Mails nicht in Ihren Posteingang gelangen. Es ist ein ziemlich schickes Plugin, mit dem Sie E-Mails planen und daran erinnern können, nachzufolgen. Mit einer bestimmten Funktion können Sie E-Mails aus Ihrem Posteingang entfernen und zu einem späteren, günstigeren Zeitpunkt wieder nach oben bringen. Die Mailbox-App für Ihr Smartphone verfügt ebenfalls über diese Funktion.

5. Erhalten Sie weniger E-Mails, indem Sie weniger E-Mails senden - üben Sie, was Sie predigen. Wenn Sie von Punkt 1 aus eine E-Mail senden, erhalten Sie eine E-Mail. Wenn Sie weniger senden, erhalten Sie weniger. Sie helfen nicht nur sich selbst, sondern auch dem Empfänger, bessere Gewohnheiten zu entwickeln - jeder gewinnt.

6. Haben Sie eine E-Mail-Routine. Außerdem sollte die Zeit, die Sie zum Lesen oder Schreiben verwenden dürfen, begrenzt sein, wenn Sie Ihre E-Mails abrufen möchten. Wenn Sie eine strenge Routine festlegen, wissen Sie, wann Ihre Zeit abgelaufen ist, und können zu Ihrer unmittelbaren Aufgabenliste zurückkehren, anstatt von einem vermeintlich dringenden Problem verfolgt zu werden. Wenn es wirklich dringend ist, würden Sie wahrscheinlich einen Anruf erhalten. Werbung

7. Apropos Anrufe, behandeln Sie keine kontroversen oder hochsensiblen Themen per E-Mail. E-Mail ist das schlechteste Medium, um Emotionen zu kommunizieren. Alles, was der Empfänger sieht, ist Text, daher neigen sie dazu, den Kontext und die Emotionen rund um eine E-Mail selbst auszufüllen. Wenn Sie etwas sehr umstrittenes haben, sollten Sie dies lieber telefonisch oder persönlich besprechen, um Fehlinterpretationen und Missverständnisse zu vermeiden.

Letztendlich müssen wir erkennen, dass E-Mail einfach eines der vielen Tools ist, die wir zur Kommunikation mit Menschen verwenden. Es ist wichtig, es nicht als unsere Aufgabe zu betrachten und ein Sklave dafür zu werden. Wenn Sie diese Tipps verwenden, können Sie sie effektiver verwalten und produktiver arbeiten. Befreie dich ein für alle Mal von diesen E-Mail-Dämonen.

Haben Sie weitere Tipps zum Verwalten von E-Mails? Lass es uns in den Kommentaren unten wissen! Werbung