5 Möglichkeiten zur Steigerung Ihrer Produktivität im Büro

Es ist möglich, zusätzliche Zeit in Ihrem Tag zu finden, indem Sie einfach die Art und Weise neu organisieren, in der Sie die Aufgaben angehen, die in Ihre Zuständigkeit fallen. Werfen Sie einen Blick auf die folgenden Bereiche Ihres Arbeitslebens und sehen Sie, wo Sie Verbesserungen vornehmen können, die es Ihnen ermöglichen, mehr Zeit in die Dinge zu stecken, auf die Sie wirklich Ihre Aufmerksamkeit richten müssen.

1. Kommunikation

Eine der wichtigsten Fähigkeiten in jedem Unternehmen ist effektive Kommunikation. Stellen Sie bei der Kommunikation mit Mitarbeitern und Kunden sicher, dass alle Ihre Anweisungen und Informationen so verstanden werden, wie Sie es beabsichtigen. Das einfache Wiederholen derselben Anfrage in verschiedenen Worten am Ende eines Gesprächs kann den Unterschied zwischen dem gewünschten Bericht und dem Bericht ausmachen, den Ihre Mitarbeiter für gewünscht hielten.

Klarheit ist das oberste Ziel der Kommunikation. Sie haben möglicherweise einen Master-Abschluss in Englisch, die Person, mit der Sie kommunizieren, jedoch möglicherweise nicht. Indem Sie die von Ihnen verwendete Sprache einfach halten, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Nachricht verstanden wird. Werbung

Wenn Sie einfach klar und präzise sprechen und überprüfen, ob die Person, mit der Sie kommunizieren, verstanden hat, was Sie gesagt haben, können Sie wertvolle Zeit sparen, indem Sie das erste Mal das besorgen, was Sie benötigen.

2. Planung

Dies wird sowohl für Wiederholungsprojekte als auch für größere Projekte benötigt.

Behalten Sie einen Jahresplaner auf Ihrem Schreibtisch, auf dem Sie Wiederholungsprojekte (jährlich / monatlich / usw.) aufzeichnen, sodass Sie auf einen Blick sehen, wann Sie Informationen für diese sammeln müssen. Werbung

Planen Sie bei größeren Projekten das gesamte Projekt zu Beginn. Teilen Sie es in kleinere Schritte auf und weisen Sie ein Datum zu, bis zu dem jeder Schritt abgeschlossen sein soll. Delegieren Sie jedes Projekt, das von einer anderen Person durchgeführt werden kann, aber überwachen Sie genau, wer was tut und wann Sie es abschließen müssen. Sobald Sie geplant haben, wie Sie das Projekt durchführen möchten, werden Sie feststellen, dass die Wahrscheinlichkeit geringer ist, dass Sie es bis zur letzten Minute verschieben.

3. Priorisierung

Sich von einem Projekt zum nächsten zu bewegen, nicht das Gefühl zu haben, dass Sie jeden Tag etwas erreicht haben oder ständig die Termine einhalten müssen, ist ein Zeichen dafür, dass Sie die Vorgehensweise bei der Planung Ihrer Aufgaben und die Priorisierung Ihrer Arbeitsstrategie neu organisieren müssen.

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Sehen Sie sich jeden Morgen Ihren Posteingang an und priorisieren Sie dessen Inhalt. Wenn Sie wissen, was zu tun ist, wie dringend es erforderlich ist und wie lange es voraussichtlich dauern wird, fügen Sie die Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit zu Ihrem Tagesarbeitszeitplan hinzu. Wenn die E-Mail eingeht, priorisieren Sie alle zu beachtenden Elemente und fügen Sie diese Ihrem Arbeitszeitplan hinzu. Werbung

Werfen Sie am Ende eines jeden Monats einen Blick auf die Projekte, die für den kommenden Monat bekannt sind, und planen Sie vorläufig, wann Sie mit der Arbeit beginnen können, damit Sie bereits zu Beginn des Monats darüber nachdenken, was zu tun ist.

4. Aufschub

Für viele Menschen ist dies der größte Zeitdieb von allen! Das Wichtigste, was Sie tun müssen, ist zuzugeben, dass Sie sich des Aufschubs schuldig gemacht haben, und dann die Aufgaben zu identifizieren, die Sie so lange wie möglich aufschieben. Wenn Sie wissen, welche Dinge Sie wahrscheinlich hinausschieben, überlegen Sie, warum Sie sie nicht tun möchten. Vielleicht sind sie zu groß, zu langweilig oder scheinen nur Zeitverschwendung zu sein. Indem Sie die Gründe für Ihre Verzögerungsprobleme ermitteln, können Sie Lösungen finden, z. B. größere Projekte in kleinere Teile aufteilen (siehe Planung oben), die langweiligen Aufgaben so planen, dass sie als Erstes erledigt werden, und delegieren (siehe Delegierung unten) ) Aufgaben, die so routinemäßig sind, dass sie sich wie Zeitverschwendung anfühlen. Beseitigen Sie Verzögerungen von Ihrem Arbeitstag und sehen Sie, wie viel mehr Sie in Ihrem Tag erreichen können.

5. Delegation Werbung

Wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, die Ihnen helfen, delegieren Sie einige Ihrer Routineaufgaben, für die Sie schnell jemand anderen anweisen können, die Verantwortung zu übernehmen. Denken Sie daran, die Anweisungen klar zu kommunizieren und sicherzustellen, dass sie verstanden werden, bevor Sie die Aufgabe in der Obhut der Mitarbeiter verlassen. Sobald Sie etwas delegiert haben, genügt eine kurze Überprüfung, um sicherzustellen, dass es korrekt und pünktlich ausgeführt wird. Wenn Sie einige dieser Aufgaben an die Teammitglieder verteilen, bleibt Ihnen mehr Zeit für spezielle Aufgaben.

Katie-Anne Gustafsson verbrachte viele Jahre in der Betriebswirtschaftslehre, bevor sie als WAHM viele der organisatorischen Fähigkeiten und Werkzeuge erlernte, die sie benötigt, um die Anforderungen für ihr tägliches Leben effektiv in Einklang zu bringen.