Peter Atkinson
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Niemand mag Treffen. Naja nicht “niemand” - dieser ältere Mann mit dem Bart, den niemand persönlich zu kennen scheint, der zu jeder Besprechung kommt? Er mag Meetings, weil er einen kostenlosen Donut und ein Nickerchen bekommt. Aber anders als er sehen die meisten Menschen Meetings als viel zu unproduktiv und zeitaufwendig an, um sympathisch zu sein. Notwendig, manchmal aber nicht sympathisch.
Es gibt viele Gründe, warum Besprechungen mehr Zeit verschwenden können, als sie wert sind. Natürlich können Meetings schlecht geplant sein, ohne eine Agenda (oder noch schlimmer, mit einer unklaren Agenda) und ohne ein echtes Ziel vor Augen. Meetings können oft auch zum Schlachtfeld für die Politik innerhalb des Büros werden, wobei jeder seine Zeit verschwendet, während sich Alpha und Beta gegenseitig auf die Nerven gehen.
Andere Möglichkeiten, wie Besprechungen Zeit verschwenden, hängen mit Faktoren außerhalb der Besprechung zusammen. Sie unterbrechen alles, woran Sie zu der Zeit gearbeitet haben, unabhängig davon, in welchem Strömungszustand Sie sich gerade befanden. Es gibt immer jemanden, der zu spät kommt und alle dazu zwingt, ihre Fersen abzukühlen, zu warten oder anzufangen und dann Zeit zu verschwenden, wenn sie endlich sind Erscheinen und müssen ausgefüllt werden. Werbung
Und schließlich gibt es die Struktur des Meetings. Brainstorming-Meetings werden unterbrochen, wenn Personen, bei denen das Konzept des Brainstormings verloren geht, Machbarkeitsüberprüfungen für jede verworfene Idee durchführen. Informative Besprechungen werden unterbrochen, wenn die Führung auf Widerstände stößt, die sie nicht vorhergesehen hat, und unvorbereitet nach Antworten suchen. Und Meetings fallen insgesamt zusammen, wenn Stimmen und Egos laut werden, damit jeder gehört wird - und Recht hat.
Fünf Alternativen zu Meetings
Wie ich bereits sagte, sind manchmal Besprechungen erforderlich, aber statt einer ersten Antwort sollten Besprechungen für besondere Anlässe reserviert werden, wenn nur eine persönliche Besprechung den Job erledigt. Versuchen Sie es in anderen Fällen mit einer dieser fünf Alternativen, und prüfen Sie, ob sie nicht Zeit und Ärger sparen.
Instant Messaging
Während Instant Messaging (IM) eher als Zeitverschwendung für Jugendliche und einsame Geeks angesehen wird, kann über IM viel getan werden. IM ermöglicht es Ihnen und Ihren Partnern, eine langfristige virtuelle zu pflegen “Gegenwart” während Sie arbeiten, Fragen, Aktualisierungen und Ideen veröffentlichen, sobald Sie davon betroffen sind oder wenn Sie auf Probleme bei Ihrer Arbeit stoßen. Da Instant Messaging-Programme die Chat-Sitzung vollständig aufzeichnen, besteht keine Gefahr, dass Sie etwas verpassen oder verlieren. Blättern Sie einfach nach oben.
Es gibt ein paar Regeln für produktives IM'ing. Werbung
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Scrollen Sie nach unten, um den Artikel weiterzulesen- Schneiden Sie das Geschwätz. Um den Überblick zu behalten, sollte jede Person nur a) sprechen, wenn sie etwas Wichtiges hinzuzufügen hat, oder b) als Antwort auf eine Frage.
- Kein Schnickschnack.Die heutige IM-Software bietet Sprach- und Videofunktionen, Avatare, Face-Morphing-Funktionen, mehrfarbige Schriftarten und vieles mehr. Überlassen Sie die Ihrer zwölfjährigen Tochter - Sie arbeiten und spielen nicht IM.
Zu den IM-Alternativen zählen private Chatrooms wie Campfire oder sogar Twitter, wenn Sie dem Sirenenruf der Tweets Ihrer Freunde widerstehen können.
Telefonkonferenzen
Wenn mehr persönlicher Kontakt und Echtzeitfreigabe erforderlich sind, probieren Sie ein Telekonferenzsystem wie Acrobat.com oder GoToMeeting von Adobe aus. Die meisten Dienste ermöglichen Bildschirmfreigabe, kollaboratives Whiteboarding und andere Möglichkeiten für die Präsenz im selben Raum - ohne die Fahrt zur Besprechung (auch wenn sie nur drei Stockwerke tiefer liegt), die ständigen Unterbrechungen für Kaffee- und Badezimmerpausen und die persönliche Kontaktaufnahme oder die erzwungene Abwesenheit von Ihrem Desktop, während Sie auf diese wichtige E-Mail warten. Da die meisten auch ein Transkript erstellen, brauchen Sie auch niemanden, der Minuten braucht.
Wikis
Wikis bieten eine kollaborative Umgebung, die sich ideal für die Entwicklung von Arbeitsdokumenten und -aussagen sowie für Material eignet, auf das immer wieder Bezug genommen werden muss. Für einmalige Projekte ist ein Online-Wiki wie WetPaint oder PBWiki ideal: kostenlos, einfach einzurichten und benutzerfreundlich. Für unternehmenskritischere Inhalte, insbesondere wenn Sie sie wiederholt verwenden möchten und wenn die Sicherheit ein wichtiges Anliegen ist, kann Ihr Unternehmen mit fortschrittlicher Software wie MediaWiki, der Software, die Wikipedia ausführt, problemlos ein internes Wiki in Ihrem Intranet einrichten.
Wikis sind selbstorganisierend und einfach zu erstellen und zu bearbeiten. Sie protokollieren die vorgenommenen Änderungen und dokumentieren, wer für die einzelnen Bearbeitungen verantwortlich ist (kein Übervorteilen mehr!). Wenn keine Interaktion in Echtzeit erforderlich ist, kann das Erstellen eines Wikis über einen längeren Zeitraum weitaus produktiver sein als eine Reihe von Besprechungen. Achten Sie jedoch darauf, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und Zeit für die Wiki-Arbeit zu lassen. Werbung
E-Mail-Listen / Gruppen
Eine andere Lösung, bei der die Interaktion in Echtzeit keine Rolle spielt, ist die altmodische E-Mail-Liste. Heutzutage sind E-Mail-Listen immer noch recht unmodern, und sowohl Yahoo als auch Google bieten Dienste an, die kostenlos und einfach einzurichten sind.
Eine effektive E-Mail-Liste sollte wahrscheinlich einen Moderator haben - nicht um Nachrichten zu genehmigen, sondern um die Leute daran zu erinnern, wenn sie aus der Bahn geraten. Gute Etikette ist in diesem Umfeld unerlässlich. etwas über das Medium regt Flammenkriege an. Mit ein paar Vorsichtsmaßnahmen können E-Mail-Listen jedoch immer noch sehr effektive Tools sein, die einen durchdachten, überlegten Austausch ermöglichen und automatisch ein durchsuchbares Archiv vergangener Diskussionen führen.
Kollaborations-Apps
Schließlich kann die effektive Verwendung einer Projektmanagementanwendung die Notwendigkeit für die meisten Besprechungen verhindern. Systeme wie Wrike und Basecamp ermöglichen den Austausch von Notizen, die Zuweisung von Aufgaben und die gemeinsame Nutzung von Dateien. Sie bieten Benutzern auch eine Reihe von Möglichkeiten zur Interaktion: SMS, E-Mail, Online, RSS oder die Verwendung einer Drittanbieteranwendung über die API von Basecamp.
Wenn das vollständige Projektmanagement zu umfangreich ist, sollten Sie Online-Dienste wie Google Text & Tabellen (die über Google Apps auf Ihrer eigenen Domain installiert werden können) zusammen mit Google Talk oder einem anderen IM verwenden. Sie können Dokumente freigeben, die Arbeit des anderen ergänzen und bearbeiten. und erstellen Sie gleichzeitig ein Repository von Materialien. Werbung
Lassen Sie uns vertagen
Ich möchte nicht behaupten, dass alle Besprechungen durch Onlinedienste oder Desktopanwendungen ersetzt werden können. Manchmal ist ein persönliches Treffen der beste und effizienteste Weg, um Dinge zu erledigen.
Lassen Sie Besprechungen jedoch nicht zum Standardmodus für die Interaktion werden. Nur allzu oft stellen Meetings einen Kommunikationsfehler dar, nicht die Weiterentwicklung. Sie werden aufgerufen, wenn niemand mehr auf der gleichen Seite ist, oder schlimmer, wenn das [Zeug] den Fan treffen wird. Eine effektivere Planung und Verwendung von Ressourcen kann häufig die Notwendigkeit von Besprechungen vermeiden und allen Beteiligten mehr Zeit einräumen tun arbeite lieber als reden darüber.