4 Möglichkeiten, wie Ihre E-Mail-Nutzung Ihre Produktivität beeinträchtigt

E-Mail ist ein großer Teil des Lebens der meisten Menschen. Sie nutzen es, um mit Ihren Lieben zu kommunizieren, Projekt-Updates von Kunden zu erhalten, Ihren Kunden Werbeaktionen für Ihre Produkte zu senden und viele andere Dinge.

Mit dieser starken Abhängigkeit von E-Mails wird es auch zu einer Art Peitschenhieb, wenn es sich um ein ineffektives Werkzeug handelt. E-Mail ist nicht das Problem. Wie Sie Ihre E-Mail verwenden, ist das Problem.

Wenn Sie Ihre E-Mail auf ineffektive Weise verwenden, ist dies natürlich ein schreckliches Werkzeug. Ein Schraubenzieher macht einen schrecklichen Hammer, aber wir bestehen nicht darauf, ihn als Hammer zu benutzen, während wir beklagen, wie schrecklich es ist, ein Hammer zu sein.

Wenn Sie sich das nächste Mal über E-Mails beschweren, stellen Sie sicher, dass Sie sie nicht auf diese vier Arten verwenden, die Sie niemals verwenden sollten.

1. Es ist kein Task-Manager

Ihre E-Mail-Adresse ist kein Ort, um eine Reihe von Aktionselementen zu sammeln. Es ist nicht Ihre Aufgabenliste. Werbung

Zunächst einmal gibt es keine echte Möglichkeit, Ihre E-Mails zu priorisieren, sie haben keine Fälligkeitstermine und können nicht einfach zu Projekten gruppiert werden.

Zweitens kontrollieren Sie nicht die Dinge, die in Ihrem Posteingang ankommen. Jeder kann Ihnen etwas senden, von dem er denkt, dass es wichtig für Sie ist, und Sie müssen dann die Gehirnkapazität nutzen, um zu entscheiden, was Sie mit diesem Gegenstand tun sollen.

Drittens können Sie niemandem eine E-Mail zuweisen und dann verfolgen, wie es läuft. Sicher können Sie es weiterleiten, aber sehen Sie die Aktualisierungen zwischen den anderen Personen in der E-Mail nur, wenn Sie sie sehen möchten? Nein, Sie werden in einer Gruppe mit einem CC zusammengefasst und erhalten einfach jedes Update, auch wenn es für Ihren Tag keine Bedeutung hat.

Anstatt Ihren Posteingang als Sammelstelle für Ihre Aufgaben zu verwenden, müssen Sie etwas wie Todoist oder OmniFocus verwenden, um sie zu verfolgen. Wenn Sie Mitglied eines Teams sind und die Aufgaben regelmäßig wechseln müssen, sollten Sie sich ein robusteres System wie Redbooth oder Basecamp ansehen.

Wenn Sie sich ein- oder zweimal am Tag hinsetzen, erledigen Sie alles in Ihrem Posteingang, indem Sie entweder sofort darauf antworten oder es in Ihr Task-Management-System einschieben, um es später zu bearbeiten. Sobald es in Ihrem Task-Management-System Ihrer Wahl ist, können Sie es priorisieren und für die Bearbeitung einplanen.

2. Es ist kein Dateiordner Werbung

Ja, die Suche in einigen E-Mail-Anbietern ist ziemlich gut, sodass Sie die Dinge ziemlich leicht finden können, aber Ihre E-Mail-Adresse ist kein großer Dateiordner, in dem Sie Dinge speichern können.

Zunächst einmal können Sie nicht in Anhängen suchen, wie dies mit einem Tool wie Evernote möglich ist. Wo Evernote es Ihnen ermöglicht, diesen Text in der E-Mail eines bestimmten Dokuments zu suchen und zu finden, verbleibt eine lange Liste von Elementen mit Anhängen, die Sie durchsuchen müssen, um das Einzelne zu finden, das Sie benötigen.

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Zweitens können Sie nicht alle diese Assets effizient organisieren. Wie fügen Sie eine handgeschriebene Notiz hinzu, die mit der E-Mail verbunden sein sollte? Sie könnten ein Foto machen und es sich selbst per E-Mail schicken, aber das bedeutet nur, dass es mit all den anderen Unordnung-E-Mails übereinstimmt, die wirklich nicht so wichtig sind, wie die einzelne Ja-E-Mail, die eine Änderung an einem Projekt genehmigt.

Verwenden Sie Tools wie Evernote, um alle Ihre digitalen Dateien zu verwalten, anstatt alle Ihre Dokumente in Ihrer E-Mail zu behalten. Verwenden Sie ein Projektmanagement-Tool wie Basecamp, um wichtige Dokumente mit ihren Projekten zu verknüpfen.

3. Es ist kein Telefon

Das Schöne an E-Mails ist, dass sie asynchron sind, sodass ich mit einer E-Mail umgehen kann, wenn sie für mich gut ist, und Sie damit umgehen können, wenn sie für Sie gut ist. Wir müssen keine Zeit aushandeln, um uns inmitten unserer vollen Terminkalender zu unterhalten. Werbung

Aber der Text ist so bedeutungslos, dass das Warten auf diese Antwort oft ein echtes Projekt mit einer echten Frist in sich birgt. Allzu oft bedeutet unsere Vorliebe für E-Mails, dass wir nicht einmal daran denken, zum Telefon zu greifen, sodass wir innerhalb von 5 Tagen 22 E-Mails haben, die versuchen, Nuancen zu klären, die in einem zweiminütigen Telefonanruf hätten geklärt werden können.

Verwenden Sie alle Werkzeuge, die Ihnen zur Verfügung stehen, um Ihre Arbeit klarer zu gestalten. Dazu gehört auch das Telefon. Wenn Sie mehr als zwei E-Mails senden, um etwas zu klären, ist es an der Zeit, zum Telefon zu greifen und diesen fünfminütigen Anruf zu tätigen, um die Dinge wieder in den Griff zu bekommen.

4. Ihre E-Mail versucht, einen Konsens herzustellen

Allzu oft werden Dinge auf Eis gelegt, weil in einer E-Mail keine eindeutige Aktion angegeben wurde. Um dem entgegenzuwirken, ist es an der Zeit, Ihre E-Mails kurz und umsetzbar zu machen.

Stellen Sie sich vor, Sie stellen jemandem eine Frage, die zwei mögliche Ergebnisse hat. Die meisten E-Mails würden ungefähr so ​​aussehen:

Hey Bob,

Ich habe mich gefragt, ob du A oder B magst. Lass es mich wissen.

Das ist eine schreckliche Möglichkeit für Sie, ewig auf einen Umzug zu warten, da Bob seine E-Mails einfach nicht schnell bearbeitet. Schreiben Sie es stattdessen so.

Hey Bob,

Ich habe mich gefragt, ob du A oder B magst. Ich denke, A ist der richtige Weg, und wenn ich nicht in zwei Tagen von dir höre, werden wir das tun.

Jetzt müssen Sie nicht mehr auf Bob warten, sondern haben ihm gesagt, dass Sie in zwei Tagen die Option A wählen. Wenn Bob in zwei Tagen nicht bei Ihnen ankommt, machen Sie weiter.

Wenn Sie wirklich brauchen, dass Bob sich wiegt, senden Sie diese E-Mail nicht, rufen Sie Bob an und nehmen Sie sich 5 Minuten Zeit, um sie zu hacken, und fahren Sie dann fort. Werbung

Wenn Sie Ihre E-Mail auf diese 4 schrecklichen Arten nicht mehr verwenden können, werden Sie schnell feststellen, dass die E-Mail nicht so schlecht ist. Sie mussten es nur für den richtigen Job verwenden.

Hervorgehobene Fotonummer: Rolands Lakis über flickr.com