3 Geheimnisse für die Verlagerung des persönlichen Aufgabenmanagements auf die Unternehmensebene

Sie müssen Ihre Aufgaben auf eine Wissenschaft beschränken. Ihre chemische Reinigung wird immer pünktlich abgeholt, auf Ihrer „Honigho“ -Liste zu Hause ist nichts mehr zu sehen, und Sie haben sogar alle Aufträge erledigt, die Ihr Vorgesetzter an Sie übergeben hat. Sie sind ein Rockstar auf der To-Do-Liste. Werbung

Aber dann ändert sich etwas: Vielleicht haben Sie Ihr eigenes Unternehmen gegründet. Vielleicht wurden Sie mit dem Management in Kontakt gebracht. Plötzlich müssen Sie Aufgaben nicht nur für sich selbst verwalten: Sie haben Mitarbeiter oder Auftragnehmer, die dafür verantwortlich sind, den Überblick zu behalten, und Sie müssen Ihre eigenen Projekte abschließen. Wie bringen Sie Ihre persönlichen Aufgabenmanagementfähigkeiten auf die nächste Stufe? Wie verwalten Sie Aufgaben, wenn Sie für die Leistungen anderer Mitarbeiter verantwortlich sind??

Die Änderung vornehmen

Ich habe Probleme damit, meinen Ansatz zur Verwaltung von Aufgaben so anzupassen, dass ich heutzutage nicht mehr nur für meine eigene Arbeit verantwortlich bin. Irgendwie reichten die sortierten Aufgabenlisten von RememberTheMilk nicht mehr aus, als ich daran denken musste, die Rechnungsstellung zu erledigen, mich bei den Autoren zu melden und trotzdem meine eigenen Projekte zu erledigen. Ich musste mein Aufgabenmanagement verbessern und einige Änderungen vornehmen. Werbung

Als ich ein neues Gleichgewicht für die Verwaltung von Fristen und Aufgaben fand, lernte ich ein paar Dinge. Insbesondere habe ich erfahren, dass mir die meisten Projektmanagementoptionen nicht gefallen haben - viele waren tatsächlich mehr Hardcore-Lösungen als ich brauchte -, aber viele der grundlegenden Aufgabenmanagementoptionen entsprachen auch nicht meinen Anforderungen. So wie ich ein System finden musste, das für mich funktioniert, als ich anfing, meine Aufgabenliste in den Griff zu bekommen, musste ich ein Gleichgewicht bei der Abwicklung von Projekten finden, an denen mehrere Personen beteiligt waren. Unterwegs habe ich ein paar Dinge gelernt.

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Geheimnis Nr. 1: Technologie ist ein Choke Point

Ich denke, fast jeder, den ich kenne, ist in irgendeiner Weise auf Technologie angewiesen, um seine Aufgabenlisten verwalten zu können. Zugegeben, es gibt ein paar Probleme mit Papier und Stift, aber diese Vorgehensweise schränkt die Aufgabenverwaltung in gewissem Maße ein. Viele Leute sind zumindest so weit gegangen, eine Textdatei zum Verwalten ihrer Aufgaben zu verwenden, wenn nicht zu einer Basisanwendung. Die verfügbare Technologie kann außerordentlich hilfreich sein, wenn es darum geht, Aufgaben nicht nur zu organisieren, sondern auch zu erledigen. Es ist jedoch auch der Engpass für die Übernahme größerer Projekte und Verantwortlichkeiten. Werbung

Das große Problem ist, dass wir uns bei der Verwaltung unserer Aufgaben auf eine bestimmte Anwendung oder einen bestimmten Ansatz festlegen. Es gibt zwar ein paar Ausnahmen zwischen RememberTheMilk, Toodledo und was auch immer sie auf der Liste der zu erledigenden Schmetterlinge finden, aber der allgemeine Ansatz besteht darin, ein System zu finden, das für Sie funktioniert. Wir bleiben in der Regel bei Systemen, bis uns etwas zum Weitermachen zwingt. Das ist eigentlich keine schlechte Sache: Warum sollte man sich mit etwas anlegen, das funktioniert? Das Problem ist, dass wir nicht immer genau erkennen, was nicht funktioniert. Wir sind geneigt, uns so lange wie möglich an unsere aktuelle Einrichtung oder Anwendung zu halten.

Die Lösung ist relativ einfach: Wir müssen bereit sein, unsere Technologie nach Bedarf zu ändern. Ich empfehle nicht, dass wir uns alle den oben genannten Schmetterlingen anschließen, aber es ist wichtig zu erkennen, dass wir normalerweise die Werkzeuge wechseln müssen, wenn wir nach oben skalieren. Sehen Sie sich Ihre Optionen an und finden Sie heraus, welche Ihren neuen Anforderungen entsprechen: Vielleicht ist die Möglichkeit, Aufgaben zu teilen, von entscheidender Bedeutung, oder Sie benötigen eine Art Visualisierung. Und wenn Sie das Werkzeug finden, das als nächsten Schritt Sinn macht, springen Sie so schnell wie möglich. Werbung

Geheimnis Nr. 2: Andere Menschen sind jetzt involviert

Wenn Sie den unternehmerischen Weg gegangen sind und es Ihnen gut geht, können Sie Mitarbeiter einstellen oder einen virtuellen Assistenten einstellen. Auch wenn Sie nur Mitarbeiter eines anderen Unternehmens verwalten, müssen Sie bei der Verwaltung von Aufgaben und Projekten an andere Personen denken. Als Chef haben Sie die Möglichkeit, ein Produktivitätssystem festzulegen, das Sie möchten, aber dies wird Sie möglicherweise nicht bei den Leuten beliebt machen, mit denen Sie zusammenarbeiten müssen.

Es lohnt sich, sich bei diesen Personen zu erkundigen, wie sie gerne Aufgaben erledigen. Nutzen Sie die bereits vorhandenen Posteingänge, Aufgabenlisten und anderen Systeme, wann immer dies möglich ist. Es gibt oft einen Grund, warum sie von einem bestimmten System Gebrauch gemacht haben: Im Moment arbeite ich mit einem Schriftsteller zusammen, der einfach nicht über die Online-Fähigkeiten verfügt, um mit so etwas wie Basecamp zu arbeiten. Ich sende ihr jede Aufgabe oder jedes Projekt, an dem sie arbeiten soll, per E-Mail, da dies der einzige Posteingang ist, den sie tatsächlich überprüft. Eine solche Situation ist nicht immer ideal, aber es funktioniert und das ist das Wichtigste.

Geheimnis Nr. 3: Es muss funktionieren

Als ich merkte, dass ich eine Anwendung brauchte, mit der ich größere Projekte nachverfolgen konnte, sah ich mir verschiedene Optionen an. Ich habe mich für einen ganzen Stapel von Testkonten angemeldet und mit einer ganzen Reihe von Anwendungen rumgespielt. Es gab ein oder zwei, auf die ich immer wieder zurückkam - nicht weil sie besonders gut mit meiner Arbeitsweise zusammenarbeiteten, sondern weil ich wusste, dass ein paar Freunde auf sie schwören und sie als perfekte Optionen finden. Ich habe sogar angefangen, eine dieser Anwendungen zu verwenden - und alles ist zusammengebrochen.

Empfehlungen sind nicht genug. Stattdessen muss eine Anwendung tatsächlich mit Ihren persönlichen Methoden arbeiten, um Dinge zu erledigen. Wenn nicht, zahle kein Geld dafür und verbringe keine Zeit damit. Probieren Sie Anwendungen so oft wie nötig aus, aber werfen Sie sie weg, wenn sie nicht für Sie funktionieren.