12 Tipps für besseres Business Writing

Die heutige Geschäftswelt ist fast ausschließlich informationsgetrieben. Unabhängig davon, ob Sie ein kleines Unternehmen führen oder eine kleine Ecke des Organigramms eines großen multinationalen Konzerns einnehmen, besteht der Großteil Ihrer Arbeit darin, mit anderen zu kommunizieren, meist schriftlich. Natürlich gibt es E-Mails und den traditionellen Geschäftsbrief, aber die meisten Geschäftsleute sind auch aufgefordert, Präsentationen, Memos, Vorschläge, Geschäftsanforderungen, Schulungsmaterialien, Werbekopien, Zuschussvorschläge und eine Vielzahl anderer Dokumente zu verfassen.

Hier ist der Haken: Die meisten Geschäftsleute haben wenig Erfahrung mit dem Schreiben. Während diejenigen mit einem kaufmännischen Abschluss wahrscheinlich ein wenig in der Schule geschrieben haben, wird dies in Geschäftsprogrammen selten betont, und das Lernen, gut zu schreiben, ist kaum die treibende Kraft für den Wunsch der meisten Menschen, eine Handelsschule zu besuchen. Wer keinen universitären Hintergrund hat, ist vielleicht seit der öffentlichen Schule überhaupt nicht mehr zum Schreiben gedrängt worden.

Wenn Sie zu den vielen Geschäftsleuten gehören, für die das Schreiben noch nie ein großes Problem war, sollten Sie das wissen ein Mangel an Schreibfähigkeiten führt mit jedem Jahr zu einem immer größeren Handicap. Wenn Sie etwas Zeit aufwenden, um Ihr Schreiben zu verbessern, kann dies zu einer deutlichen Verbesserung Ihrer Einstellungsmöglichkeiten und Ihrer Werbeaussichten führen. Es gibt keinen Ersatz für das Üben, aber hier sind ein paar Hinweise, die Sie auf den richtigen Weg bringen. Werbung

1. Weniger ist mehr.

Im Geschäftsschreiben wie in praktisch jeder anderen Art des Schreibens kommt es auf die Genauigkeit an. Ironischerweise sind die Menschen immer weniger bereit zu lesen, da schriftliche Informationen für das reibungslose Funktionieren von Unternehmen immer wichtiger werden. Immer mehr Magazine und andere Verkaufsstellen, in denen früher Features mit 2.000 Wörtern angeboten wurden, beschränken sich auf Skizzen mit 500 Wörtern. Gehen Sie sparsam mit Worten um, schneiden Sie die blumige Prosa aus und vermeiden Sie lange, mäandernde Sätze. Wie Zorro es seinem Sohn beigebracht hat, “Steigen Sie ein, machen Sie Ihr Z und steigen Sie aus!” - Kommen Sie direkt zum Punkt, sagen Sie, was Sie sagen möchten, und machen Sie sich daran.

2. Vermeiden Sie Jargon.

Jeder in der Wirtschaft hasst das Schreiben in der Wirtschaft, das alles “blue-sky solutioneering” und diese “strategische Synergien” das bedeutet letztendlich nichts; “Brainstorming” und “Möglichkeiten zur Zusammenarbeit” sind sinnvoller, ohne lächerlich zu klingen. Während Jargon manchmal unvermeidlich ist - beispielsweise in einem Dokument mit Geschäftsanforderungen oder einer technischen Spezifikation -, versuchen Sie es mit einer einfacheren Sprache. Selbst für Leute, die sich auf demselben Gebiet wie Sie befinden, ist Jargon oft ineffizient - das Auge gleitet direkt daran vorbei, ohne die Bedeutung wirklich zu erfassen. Es gibt einen Grund, warum Jargon so oft verwendet wird, wenn ein Schriftsteller dies wünscht nicht etwas sagen. Werbung

3. Einmal schreiben, zweimal prüfen.

Korrekturlesen sofort nach dem Schreiben und dann noch einmal Stunden oder, noch besser, Tage später. Nichts ist peinlicher als ein dummer Tippfehler in einem ansonsten guten Dokument. Es ist kaum fair - Tippfehler passieren! - aber die Leute beurteilen Sie trotzdem für diese Fehler und hart. Geben Sie sich, außer im direkten Notfall, immer Zeit, Ihr Schreiben beiseite zu legen und später darauf zurückzukommen. Das Gehirn ist knifflig und ignoriert Fehler, die es gerade gemacht hat. Wenn Sie einige Zeit an etwas anderem arbeiten, erhalten Sie die nötige Distanz, um diese Fehler abzufangen, bevor sie von anderen gelesen werden.

4. Einmal schreiben, zweimal prüfen.

Ich weiß, ich habe das gerade gesagt, aber ich meine hier etwas anderes. Zusätzlich zu Tippfehlern und anderen Fehlern, Wenn Sie etwas Zeit zwischen dem Schreiben und dem erneuten Lesen Ihrer Arbeit investieren, können Sie Tonfehler erkennen, die Ihnen sonst möglicherweise entgehen und Probleme verursachen. Wenn wir zum Beispiel verärgert oder wütend sind, schreiben wir oft Dinge, die eigentlich von niemand anderem gelesen werden sollen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Arbeit sagt, was Sie wollen, wie Sie wollen, dass es sagt, bevor Sie es sein Publikum erreichen lassen.

5. Achten Sie besonders auf Namen, Titel und Geschlechter.

OK, es gibt eine Sache, die peinlicher ist als ein Tippfehler: Mr. Smith anzurufen “Frau Smith” konsistent in einem Dokument. Wenn Sie die Schreibweise des Namens, die Berufsbezeichnung (und die Bedeutung) oder das Geschlecht einer Person nicht eindeutig beurteilen, sollten Sie entweder a) mit einer Person sprechen, die das Geschlecht kennt (wie ihre Assistentin), oder b) nach dem Geschlecht fragen Verwenden Sie eine geschlechtsneutrale Sprache. “Sie” und “ihr” werden schnell zu vollkommen akzeptablen geschlechtsneutralen Singularpronomen, trotz dessen, was Ihr Grammatiklehrer und der selbstgerechte Grammatik-Nazi im Flur sagen könnten. Werbung

Lesen Sie weiter

10 kleine Änderungen, damit sich Ihr Haus wie ein Zuhause anfühlt

Wie Sie Ihre übertragbaren Fähigkeiten für einen schnellen Karrierewechsel schärfen

So machen Sie es möglich, mit 30 Jahren wieder zur Schule zu gehen (und es ist sinnvoll)

Scrollen Sie nach unten, um mit dem Lesen des Artikels fortzufahren

6. Speichern Sie die Vorlagen.

Wenn Sie einen besonders guten Brief, eine E-Mail, ein Memo oder ein anderes Dokument verfassen, speichern Sie es als Vorlage für die spätere Verwendung, wenn die Wahrscheinlichkeit gering ist, dass Sie in Zukunft ein ähnliches Dokument verfassen. Da Eile durch Schreiben eine der Hauptursachen für Tippfehler und andere Fehler ist, Wenn Sie Zeit sparen, indem Sie ein vorab geschriebenes Dokument verwenden, können Sie sich die Verlegenheit solcher Fehler ersparen. Stellen Sie nur sicher, dass Sie bestimmte Informationen - Namen, Firmen usw. - entfernen, bevor Sie sie erneut verwenden. Sie möchten Herrn Sharif keinen Brief senden, der an Frau O'Toole gerichtet ist!

7. Seien Sie professionell, nicht unbedingt formal.

Es besteht die Tendenz, jede Geschäftskommunikation als formal zu betrachten, was nicht notwendig oder sogar sehr produktiv ist. Formale Sprache ist gut für juristische Dokumente und Bewerbungen geeignet, aber wie Jargon wird sie oft unsichtbar und verschleiert die Bedeutung, anstatt sie preiszugeben. Denken Sie gleichzeitig daran informell sollte nicht unprofessionell bedeuten - Halten Sie persönliche Kommentare, Scherze und Tratsch aus Ihrer Geschäftskommunikation fern. Denken Sie daran, dass viele Unternehmen (möglicherweise Ihre) gesetzlich dazu verpflichtet sind, Kopien der gesamten Korrespondenz aufzubewahren - senden Sie keine E-Mails, verschicken Sie keine E-Mails und verbreiten Sie keine Artikel, die Sie in einer öffentlichen Verhandlung nicht gerne gelesen hätten.

8. Erinnere dich an die 5 W's (und das H)

Genau wie die Nachrichten eines Journalisten, Ihre Kommunikation sollte alle für Ihr Publikum relevanten Fragen beantworten: Wer? Was? Wann? Woher? Warum? und wie? Für wen ist dieses Memo beispielsweise relevant, was sollten sie wissen, wann und wo wird es angewendet, warum ist es wichtig und wie sollten sie diese Informationen verwenden? Verwenden Sie die 5W + H-Formel, um alle Fragen vorwegzunehmen, die Ihre Leser möglicherweise auch stellen. Werbung

9. Aufruf zum Handeln.

Der Inhalt von Dokumenten, die lediglich informativ sind, wird selten sehr gut aufbewahrt. Die meisten Geschäftskommunikationen dienen einem bestimmten Zweck. Stellen Sie daher sicher, dass sie einen Aufruf zum Handeln enthalten - etwas, das der Leser erwartet tun. Noch besser, etwas, was der Leser tun sollte jetzt sofort. Überlassen Sie es nicht Ihren Lesern, zu entscheiden, was mit den von Ihnen bereitgestellten Informationen geschehen soll - Die meisten werden sich nicht einmal darum kümmern, und genug von denen, die es tun, werden es falsch machen, dass Sie in Kürze ein Chaos an Ihren Händen haben werden.

10. Geben Sie nicht zu viele Möglichkeiten.

Im Idealfall geben Sie keine. Wenn Sie eine Uhrzeit für ein Meeting festlegen möchten, geben Sie eine Uhrzeit an und bitten Sie die Teilnehmer, eine andere Uhrzeit zu bestätigen oder anzuzeigen. Geben Sie höchstens zwei Optionen an und bitten Sie sie, eine auszuwählen. Zu viele Auswahlmöglichkeiten führen oft zu Entscheidungslähmungen, was im Allgemeinen nicht der gewünschte Effekt ist.

11. Was haben Ihre Leser davon??

Ein Grundstein für effektives Schreiben ist die Beschreibung von Vorteilen, nicht von Funktionen. Warum sollte es einen Leser interessieren? Zum Beispiel kümmert es niemanden, dass Windows 7 im 64-Bit-Modus ausgeführt werden kann - was sie interessiert, ist, dass es mehr Speicher verarbeiten kann und somit schneller als das 32-Bit-Betriebssystem ausgeführt wird. 64-Bit ist ein Feature; Der Vorteil ist, dass ich meine Arbeit schneller erledigen kann. Vorteile begeistern die Leser, da sie natürlich am meisten daran interessiert sind, herauszufinden, wie sie ihr Leben einfacher oder besser gestalten können.

12. Stellen Sie einen Freiberufler ein.

Kein Tipp zum Schreiben an sich, Ich weiß, aber trotzdem gute Ratschläge. Schreiben ist höchstwahrscheinlich nicht Ihre Stärke - wenn es wichtig ist, stellen Sie jemanden ein, für den Sie schreiben ist ihr starker Anzug. Sie mögen denken, Freiberufler sind nur für Marketingmaterial gedacht, aber das stimmt nicht - ein guter Freiberufler kann Memos, Schulungshandbücher, interne Briefe, Unternehmensnewsletter, Blogposts, Wiki-Einträge und so ziemlich jede andere Art von Schrift, die Sie sich vorstellen können, erstellen . Abhängig von Ihren Anforderungen können Sie nach Bedarf auf dem Bauernhof arbeiten oder einen Freiberufler vor Ort in eine Kabine stellen oder die anderen Vorkehrungen treffen, die Ihren Anforderungen am besten entsprechen. Erwarten Sie, dass Sie mindestens 30 US-Dollar pro Stunde und wahrscheinlich 50 bis 125 US-Dollar pro Stunde für gutes Schreiben zahlen - jeder, der weniger verlangt, ist entweder nicht sehr gut oder nicht sehr geschäftstüchtig. (Diese Preise gelten für Schriftsteller in US-amerikanischen Metropolen. In anderen Teilen der Welt können sie abweichen.)

Gutes Schreiben erfordert vielleicht ein Talent, das nur wenige von uns haben, aber Wirksam Schreiben ist eine erlernbare Fähigkeit. Befolgen Sie die oben aufgeführten Tipps, wenn Ihre geschäftlichen Schreibaufgaben nicht ausreichend sind, und versuchen Sie, sie zu verbessern. Wenn Sie schreiben tut Pass Muster, wie wäre es, wenn Sie ein oder zwei Tipps in den Kommentaren unten hinterlassen?