10 Tipps zur Verbesserung Ihrer Terminfestlegungsfähigkeiten

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Unabhängig davon, in welchem ​​Geschäft Sie tätig sind, besteht die Wahrscheinlichkeit, dass Sie mindestens einige Zeit mit Terminen verbringen. Ihre Termine können große Gruppentreffen, Einzelgespräche oder sogar Vorstellungsgespräche sein. Möglicherweise überspringen Sie sogar den persönlichen Aspekt von Besprechungen und nehmen Konferenzgespräche auf oder verwenden Skype. Unabhängig davon, welche Art von Besprechung Sie geplant haben, können Sie mit diesen Tipps Ihre Fähigkeiten zur Terminvereinbarung verbessern.

1. Legen Sie die Agenden im Voraus fest. Wenn Sie wissen, was Sie in einem Meeting erreichen möchten, können Sie entscheiden, wie lange Sie diesen Termin einhalten möchten - vorausgesetzt, Sie können Ihre Agenda einhalten. Es kann schwierig sein, andere Leute dazu zu bringen, auf dem richtigen Weg zu bleiben, aber niemand möchte wirklich den ganzen Tag mit einem einzigen Termin verbringen. Darüber hinaus ist das Ausfüllen einer vereinbarten Tagesordnung der einzige Weg, um sicherzugehen, wann Ihre Besprechung beendet ist.
2. Bieten Sie Zeit- und Datumsoptionen für Termine an. Anstatt ein langes Hin und Her entweder am Telefon oder per E-Mail zu durchlaufen, wählen Sie zwei oder drei für Sie geeignete Termine aus und präsentieren Sie sie der anderen Hälfte Ihres Termins. Wenn Sie es mit einer größeren Gruppe zu tun haben, ist fast garantiert, dass mindestens eine Option für jemanden nicht funktioniert, und mehrere Optionen sind eine viel schnellere Möglichkeit, einen Konsens zu erzielen.
3. Vermeiden Sie ausgefallene Softwareanwendungen. Es gibt zwar eine sehr pfiffige Terminvereinbarungssoftware, aber versuchen Sie, ungewöhnliche Anwendungen zu vermeiden. Die Ausnahme von dieser Regel sind Partys oder sehr große Meetings. Im Allgemeinen dauert die Verwendung dieser Anwendungen länger, als sie es wert sind - es gibt eine Lernkurve für neue Benutzer, und der Besuch einer Website zur Beantwortung kann doppelt so lange dauern wie das Beantworten einer E-Mail. Wenn Sie jedoch versuchen, große Gruppen von Personen zu koordinieren, kann die Verwendung einer Anwendung einen zentralen Ort darstellen, anstatt große Mengen von E-Mails zu versenden.
4. Stellen Sie sicher, dass Sie wirklich ein Meeting brauchen. Viele Termine sind für einfache Dinge wie die Übergabe eines Dokuments zur Genehmigung festgelegt. Sofern dieses Dokument nicht kurz genug ist, um während des Meetings vollständig geprüft zu werden, ist es möglicherweise sinnvoller, das Dokument zurückzugeben und später zurückzukehren, um Fragen zu beantworten und den Genehmigungsprozess abzuwickeln. Überlegen Sie sich, bevor Sie einen Termin vereinbaren, ob die Angelegenheit schneller erledigt werden kann.
5. Reisezeit minimieren. Einer der Gründe, warum Termine in unseren Kalendern so viel Zeit kosten, ist die Notwendigkeit des Reisens. Wir müssen zu Kundenbüros, Coffeeshops oder dorthin fahren, wo immer wir uns treffen. Wir können dieses Engagement minimieren, indem wir vorschlagen, dass wir uns an unseren eigenen Standorten treffen, uns auf halbem Weg treffen oder ein persönliches Treffen auslassen. Optionen wie Telefonanrufe oder Videokonferenzen können häufig alle Anforderungen des Termins erfüllen, für den Sie in der Stadt unterwegs waren.
6. Planen Sie die Zeit sowohl für die Vorbereitung als auch für die Nachbesprechung. Überlegen Sie sich beim Festlegen Ihres Termins, was Sie möglicherweise tun müssen, um sich darauf vorzubereiten - prüfen Sie einen Bericht, bereiten Sie eine Präsentation vor oder bügeln Sie Ihr Hemd - und planen Sie die Zeit für jede dieser Aktivitäten vor Ihrem eigentlichen Termin. Es lohnt sich auch, eine 15-minütige Vorbereitungssitzung kurz vor Ihrem Termin zu vereinbaren, um Einzelheiten in letzter Minute zu erfahren. Gleiches gilt für die Zeit danach: Möglicherweise müssen Sie nach Ihrem Meeting bestimmte Folgeaufgaben erledigen. Wenn Sie mindestens einige Minuten nach einem Termin einen Termin einplanen, haben Sie Zeit, um sicherzustellen, dass Ihre Notizen vollständig sind, und bei jeder weiteren Aktion wird der Termin zumindest in Ihrem Kalender angezeigt (wenn Sie dies nicht können, dann)..
7. Separate persönliche und geschäftliche Termine. Viele von uns versuchen, alle Abwesenheitstermine auf einen Tag zu verteilen. Wenn Sie das Problem ignorieren, was passiert, wenn nur eine Person zu spät kommt, haben Sie das Problem, dass Sie versuchen, zwischen der Präsentation, die Sie gerade einem Kunden gegeben haben, und der Aufnahme zu wechseln, die der Arzt für Sie bereit hält. Diese Art der mentalen Umstellung kann es nur erschweren, Ihre späteren Termine zu erledigen. Versuchen Sie, Ihre persönlichen und geschäftlichen Termine an verschiedenen Tagen einzuplanen.
8. Halten Sie Ihre Terminplaner auf dem neuesten Stand. Wenn Sie nicht die einzige Person sind, die Ihre Termine plant, ist es wichtig, die anderen auf dem Laufenden zu halten. Andernfalls erwartet Sie Ihr Lebensgefährte möglicherweise zu einem Abendessen mit der Familie, während Sie ein größeres Projekt abschließen. Ich mag freigegebene Kalender wie Google Kalender aus genau diesem Grund, aber es gibt Möglichkeiten, fast jeden Kalendertyp freizugeben, wenn Sie auf Ihr eigenes System angewiesen sind. Terminplaner können Ihren Vorgesetzten, Ihren Lebensgefährten, einen Verwaltungsassistenten (Ihren oder die Abteilungen) und eine ganze Reihe anderer Personen umfassen.
9. Begrenzen Sie die Anzahl der eingeladenen Personen. Für einen Fortschrittsbericht benötigen Sie möglicherweise nicht das gesamte Unternehmen. Entscheiden Sie stattdessen, wer tatsächlich an Ihrem Termin teilnehmen muss - Sie können später immer eine Massen-E-Mail senden, wenn sich die Leute ausgeschlossen fühlen. Ich war schon einmal in Situationen, in denen sich höhere Aufgaben ausgelassen fühlten, wenn Sie sie nicht bei jedem einzelnen Termin, den Sie einrichteten, mit einbezogen haben. Die beste Wette scheint darin zu bestehen, das Meeting als etwas zu präsentieren, das für sie keine wertvolle Zeit wäre.
10. Bestätige alles! Bestätigen Sie, wann und wo das Meeting stattfindet, was auf der Tagesordnung steht und wie Sie dorthin gelangen. Alles, was Sie wirklich brauchen, ist eine kurze E-Mail ein oder zwei Tage vor dem Termin, die den Termin umreißt und Sie um ein einfaches Ja bittet, wenn alles in Ordnung ist.