10 einfache Produktivitäts-Tricks zum Verwalten überladener Informationen

Müssen Sie überladene Informationen verwalten? Einfache Produktivitätstricks kann Ihnen helfen, mit Informationen in Ihrem Beruf und Ihrem persönlichen und sozialen Leben umzugehen.

Hier erfahren Sie, wie Sie damit umgehen. Sie benötigen Systeme, mit denen Sie den Überblick behalten können. Sobald Sie ein vertrauenswürdiges System eingerichtet haben, können Sie sich entspannen. Schauen wir uns zehn einfache Produktivitätstricks an, die helfen werden.

1. Holen Sie sich die Liste Gewohnheit.

Listen sind unerlässlich, damit Sie Ihre überladenen Informationen verwalten können. Sie verwenden wahrscheinlich die ganze Zeit To-Do-Listen. Listen gibt es jedoch in vielen verschiedenen Formen. Beispiele sind: Checklisten, Planungslisten, Passwortlisten, Leselisten, Referenzlisten, Backburner-Listen und Ziellisten. Alle Ihre Informationen können einer Liste oder mehreren Listen hinzugefügt werden.

Sie können sogar Listen erstellen, um den Überblick über Listen zu behalten. Beispielsweise könnten Sie eine Liste von Listen für haben “Arbeit” und ein anderer für “Zuhause.” Listen können textbasiert oder visuell sein. Wenn Sie eine visuelle Person sind, finden Sie ein Mind-Mapping-Programm wie FreeMind nützlich.

Ich verwalte meine Listen mit Evernote. Sie können Evernote überall auf vielen verschiedenen Geräten verwenden. Es ist “Inhaltsverzeichnis” Funktion ist wunderbar für Listen. Mit dieser Funktion können Sie eine Reihe von Notizen auswählen, die Listen enthalten, und mit ein paar Klicks ein Inhaltsverzeichnis für alle Notizen erstellen. Ziehen Sie einfach Ihre Listennotizen in die Shortcut-Leiste, um den Zugriff zu erleichtern.

2. Erstellen und verwalten Sie Sammlungen von Referenzmaterial und Personen.

Sie verfügen über Referenzmaterial, auf das Sie bei der Arbeit zugreifen müssen, z. B. Preislisten und Betriebshandbücher. Sie haben auch Referenzmaterial für zu Hause. Ihr Referenzmaterial für Ihr Zuhause enthält möglicherweise Versicherungspolicen und Handbücher für Ihr Auto und Ihr Sicherheitssystem. Werbung

Wenn Ihr Arbeitsreferenzmaterial digitalisiert wurde, speichern Sie es in Evernote. Bewahren Sie gedrucktes Material in einem Aktenschrank oder in einem Regal auf.

Der größte Teil Ihres Referenzmaterials wird nicht digitalisiert. Bewahren Sie Versicherungspolicen in einem feuerfesten Safe und anderem Material wie Handbüchern und Steuererklärungen auf, in einem Regal oder in einer Schublade. Digitalisieren Sie Referenzmaterial zu Hause, wenn Sie Zeit haben, aber bewahren Sie die Originale auf.

Vital: Erstellen Sie Listen Ihrer Referenzmaterialien, damit Sie wissen, wo eine bestimmte Referenz gespeichert ist. Bewahren Sie diese Listen in Evernote auf.

3. Organisieren Sie lange Listen und Ordner von A bis Z.

Sie benötigen eine Möglichkeit, lange Listen und Ordner mit Material zu organisieren. Am einfachsten ist es, die Materialien alphabetisch zu sortieren. Sie können Ihr Material auch nach Datum sortieren. Möglicherweise möchten Sie auch eine Kombination aus beiden verwenden.

Wenn Sie beispielsweise Arbeitsmaterialien auf Ihrem Computer organisieren, können Sie einen neuen Ordner für jedes Jahr, dann Unterordner für jeden Monat oder Unterordner für jeden Client erstellen.

4. Archivieren Sie alte und veraltete Materialien.

Entscheiden Sie, wann Sie nicht mehr benötigte Materialien sowohl auf Ihrem Computer als auch auf Druckmaterialien archivieren möchten. Sie können einmal im Jahr archivieren. Die monatliche Archivierung kann jedoch effizienter sein. Werbung

Wenn Sie einmal im Monat archivieren möchten, planen Sie eine gewisse Zeit am letzten Arbeitstag des Monats ein.

Verschieben Sie Computermaterial in Archivordner. Kaufen Sie große Archivboxen aus Kunststoff für Druckmaterialien und verschieben Sie Materialien von Ihren Aktenschränken in die Archivboxen. Fügen Sie Ihren Boxen Beschriftungen hinzu, damit Sie auf einen Blick sehen können, was sie enthalten.

5. Fügen Sie Tickler-Daten hinzu, um wichtige Dinge an die Spitze Ihrer Listen zu bringen.

Einige Dinge müssen an bestimmten Daten geschehen. Wenn Sie also viele Druckmaterialien haben, benötigen Sie eine Tickler-Datei. Tickler sind datumsbeschriftete Ordner, einer für jeden Tag des Monats. Bewahren Sie Ihre Materialien im entsprechenden Ordner des zukünftigen Tages auf, damit Sie sich an diesem Tag mit den Inhalten befassen können. Sie können separate Tickler-Dateien für die Arbeit und für zu Hause erstellen.

Benötigen Sie eine Computer-Tickler-Datei? Evernotes Erinnerungen funktionieren gut. Sie werden zu jedem beliebigen Datum an Notizen erinnert.

6. Entscheiden Sie, ob Sie das Material für das Speichern oder Abrufen optimieren.

Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie etwas selten noch einmal ansehen müssen, archivieren Sie es in einem Archivfach oder in einem Archivordner auf Ihrem Computer. Zu diesen Materialien gehören alte Steuererklärungen, abgeschlossene Projektdateien, Materialien für Veranstaltungen wie Hochzeiten nach dem großen Tag und Fotos.

Dinge, die Sie täglich benötigen, wie Passwörter, Fahrpläne und Preislisten, müssen gespeichert werden, damit Sie sie in Sekunden abrufen können. Bewahren Sie Druckmaterial in Reichweite auf und speichern Sie digitale Materialien, damit Sie mit nur einem Klick darauf zugreifen können. Werbung

7. Aufbau produktiver Gewohnheiten: Erstellen Sie eine tägliche Routine zum Verwalten von Informationen.

Informationen treffen ständig ein. E-Mail kann ein Ärger sein, also richten Sie ein “Posteingang Null” Gewohnheit. Sei rücksichtslos. Löschen, löschen, löschen. Planen Sie E-Mail-Antworten oder antworten Sie sofort mit einer möglichst kurzen Antwort. Überprüfen Sie Ihre E-Mails nicht mehr dreimal am Tag.

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Wenn Sie sich bei der Arbeit nicht sicher sind, wo ein Dokument hingehört, speichern Sie es auf Ihrem physischen oder Computer-Desktop. Datei alles auf beiden Desktops am Ende des Arbeitstages.

Kümmern Sie sich zu Hause sofort um die Post des Tages und werfen Sie alles in den Müll, was Sie können. Tragen Sie alles, was eine Antwort benötigt, in Ihre Tickler-Datei ein.

8. Reduzieren Sie die Eingabe, damit Sie sich auf die Ausgabe konzentrieren können.

Überlegen Sie sich eine Informationsdiät, damit Sie produktiver arbeiten können:

Wie bei jeder guten Ernährung funktioniert auch die Informationsdiät am besten, wenn Sie nicht so denken, als würden Sie sich selbst Informationen verweigern, sondern mehr von dem richtigen Zeug konsumieren und gesunde Gewohnheiten entwickeln.

Wie viel von Ihrer Informationsflut ist nur eine Gewohnheit? Sie können entscheiden, dass Sie Facebook nicht dreimal am Tag überprüfen müssen. Werbung

9. Machen Sie regelmäßige Pausen, um Überforderung zu vermeiden.

Zwei Minuten nichts tun

Probieren Sie diese nützliche kostenlose Web-App aus: Zwei Minuten lang nichts tun. Wie der Name schon sagt, sollten Sie zwei Minuten lang nichts auf Ihrem Computer tun. Wenn Sie Ihre Maus oder Ihre Tastatur berühren, schlagen Sie fehl.

Diese App fordert Sie auf, Pausen einzulegen. Eine Pause klärt nicht nur Ihren Geist, sie reduziert auch den Stress. Stellen Sie sich die zwei Minuten vor, um Ihr Gehirn neu zu starten.

10. Priorisieren Sie die Elemente täglich, wöchentlich und monatlich.

Sie werden sich mit Informationen überfordert und überladen fühlen, es sei denn, Sie setzen Prioritäten. Erstellen Sie zu Beginn eines jeden Monats eine Prioritätenliste, mit deren Hilfe Sie Ihre Ziele erreichen können. Teilen Sie die Liste anschließend in wöchentliche und tägliche Prioritäten auf.

Priorisieren Sie Ihre Aufgaben zu Beginn des Tages. Führen Sie die Aufgaben mit der höchsten Priorität zuerst aus. Wenn Sie einen Verkaufsbericht für eine Vorstandssitzung ausfüllen müssen, ist dies Ihre Hauptpriorität für diesen Tag. Das Abrufen Ihrer E-Mails kann warten, bis Sie den Bericht abgeschlossen haben.

Probiere diese einfache Produktivitätstricks. Obwohl Sie einer ständigen Informationsflut nicht ausweichen können, können Sie sie verwalten und sich unter Kontrolle fühlen.