10 schlechte E-Mail-Gewohnheiten, die Sie jetzt aufhören müssen

Eines ist sicher: Wir arbeiten alle mit E-Mail. Wir nutzen sie sogar, um unser persönliches Leben zu kommunizieren und zu organisieren. Aber wenn Sie wirklich darüber nachdenken, wofür sind E-Mails wirklich? Zusammenarbeiten? Planung? Verwaltung? Gruppendiskussionen? In der Tat keine der oben genannten.

E-Mails wurden für Einzelgespräche (oder höchstens für Gespräche in kleinen Gruppen) erstellt. Sie sollten nicht verwendet werden, um ein Team zu synchronisieren oder eine Veranstaltung zu planen, da die Überbeanspruchung von E-Mails einfach zu Produktivitätsverlusten und Zeitverschwendung führt.

Hier sind 10 schlechte E-Mail-Gewohnheiten, mit denen Sie jetzt aufhören müssen. Werbung

1. Unnötige Leute für «FYI» cken

Es führt fast immer zu Verwirrung, wenn Leute sie über Informationen auf dem Laufenden halten. Die Person fragt sich, ob sie etwas unternehmen muss. Sollten sie antworten? Sollten sie Ihre Informationen weiterleiten? Eine CC'ed-E-Mail enthält Informationen, die die meisten Benutzer ohnehin nicht verarbeiten können.

2. Mit der Schaltfläche «Allen antworten»

Wenn Sie eine E-Mail mit mehreren CC'ed-Personen erhalten, senden Sie Ihre Antwort nicht automatisch an alle! Am Ende verschmutzen Sie einfach den Posteingang aller anderen. Versuchen Sie, nur die betreffende Person anzusprechen. Es muss nicht unbedingt eine Gruppendiskussion werden.

3. Die falsche Betreffzeile auswählen

Das Thema sollte gut gewählt sein. Schreiben Sie nicht einfach «Hallo von ...»; Versuchen Sie stattdessen, so viele Details wie möglich im kürzesten Format anzugeben. Zum Beispiel: «Meeting 02/15 Documents». Wenn Sie die E-Mail erhalten, muss Ihr Korrespondent verstehen, worum es in Ihrer E-Mail geht, indem er nur den Betreff liest. Lassen Sie sie nicht raten, was drin ist. explizit und prägnant sein. Werbung

4. Großbuchstaben verwenden

Durch die Verwendung von GROSSBUCHSTABEN wird Ihre E-Mail nicht dringender als die anderer. Übrigens sollten Sie nicht derjenige sein, der entscheidet, was im Posteingang einer anderen Person dringend ist. In einer E-Mail werden großgeschriebene Buchstaben als aggressives und aufdringliches SCHREIEN interpretiert und führen zu keiner konstruktiven Konversation.

5. Antworten nicht priorisieren

Nicht jede E-Mail muss sofort beantwortet werden. Daher sollten Sie sie entsprechend klassifizieren und priorisieren. Das Problem ist, dass Ihr Posteingang das schlechteste zu verwendende Tool ist. In der Tat könnte Ihre beste Wette eine externe Anwendung sein. Die perfekte E-Mail ist eine E-Mail, die gelöscht werden kann. Es soll keine Informationen enthalten. Daher müssen Sie Ihre Antworten in Ihrer Aufgabenliste priorisieren und die Informationen, die eine E-Mail enthält, an einen anderen Ort übertragen.

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6. Verwenden Sie unnötige Wörter

Genau wie Ihre E-Mail-Betreffzeile sollte Ihr E-Mail-Text sehr deutlich und präzise sein. Gehen Sie direkt auf den Punkt und vermeiden Sie so viel unnötiges bla-bla wie möglich. Die meisten Leute lesen nicht alles in ihren E-Mails. Wenn Sie also die Arbeit erleichtern, indem Sie kurze nützliche Informationen bereitstellen, Ihre Inhalte kugelsicher machen und angeben, welche Maßnahmen ergriffen werden sollten, sparen Sie allen eine Menge Zeit (und Sie tun dies auch Menschen glücklich). Werbung

7. E-Mail für alles verwenden

Egal, ob Sie jemandem etwas sagen, Informationen und Dokumente senden, eine Idee austauschen und Feedback einholen, eine Veranstaltung planen oder Ihr Team synchronisieren möchten, verwenden Sie nicht jedes Mal E-Mails. Denken Sie über die Nachricht nach, die Sie übermitteln möchten, und verwenden Sie für jede Nachricht das richtige Tool. E-Mails sind nicht immer das richtige Medium, um mitzuteilen, was Sie benötigen.

8. Verwalten eines Teamprojekts per E-Mail

Das Verwalten eines Teamprojekts per E-Mail führt häufig zu Frustration, Missverständnissen, Verwirrung und letztendlich zu einem schlechten Ergebnis. Wenn Sie ein Teamprojekt organisieren, müssen Sie Aufgaben delegieren, Informationen austauschen und die Arbeit aller nachverfolgen. E-Mails sind jedoch nur ein Mittel zur Kommunikation, nicht zum Planen. Ändern Sie Ihre Gewohnheiten und finden Sie eine bessere Möglichkeit, Ihre Teamarbeit ohne E-Mail zu verwalten!

9. Klassifizieren Sie Ihre E-Mail

Verschwenden Sie keine Zeit damit, Ihre E-Mails zu klassifizieren. Eine gute Sache bei E-Mail-Postfächern ist, dass es eine Suchleiste gibt. Mit dieser Funktion können Sie jederzeit nach Informationen suchen. Das Klassifizieren Ihrer E-Mails wird nur viel Zeit in Anspruch nehmen, um die Produktivität zu verbessern. Werbung

10. Bei E-Mails bleiben, weil ...

Es ist die einzige Möglichkeit, Ihre Arbeit zu organisieren und das einzige Kommunikationsinstrument, das Sie kennen. Vielleicht ist es an der Zeit, die Art und Weise zu ändern, wie Sie mit Ihrem Team und Ihren Kunden arbeiten, und nicht zu vergessen, wie Sie Ihren Tag planen.