Ihr Leitfaden für die Produktivitätssteigerung mit der Konsolidierung von Google Mail-Konten

Google Mail ist ein leistungsstarkes Tool, aber viele Nutzer dieses Dienstes schöpfen nicht das volle Potenzial aus. Um Ihre Produktivität zu steigern und Google Mail optimal zu nutzen, werde ich in den nächsten Artikeln die effektivsten Funktionen der Software sowie die Techniken und Methoden erläutern, mit denen Sie das Beste daraus machen können.

In dieser ersten Installation werden wir über die Kontokonsolidierung sprechen. Dies wird Ihnen das Leben tausendmal leichter machen (yeah, yeah, hyperbole - oder sagen Sie vorerst!), Wenn Sie dies nicht bereits tun. Folgendes werden wir tun:

Machen Sie es zu Ihrem zentralen E-Mail-Posteingang

Heutzutage haben die meisten Leute mindestens zwei E-Mail-Konten und normalerweise mehr. Durch meine eigenen Projekte, persönlichen Konten und die enge Zusammenarbeit mit Kunden, die es rechtfertigen, dass sie mir eine E-Mail-Adresse geben, habe ich fast zwanzig (aktive) Konten aufgebaut.

Zwanzig E-Mail-Konten zu haben ist eine schlechte Sache für die Produktivität. Wie Dustin in seinem Artikel "Back to Basics" erwähnt hat, ist es umso besser, je weniger Posteingänge Sie haben. Dies bedeutet weniger Wahrscheinlichkeit, dass etwas durch die Risse rutscht, und weniger Stellen, an denen Sie jeden Tag nach neuen Informationen suchen müssen. Werbung

Google Mail bietet eine Reihe von Möglichkeiten, um diese mehreren Posteingänge an einem einzigen Ort zu verwandeln. Wenn Sie alle diese verschiedenen Konten an einem Ort filtern, ohne die Möglichkeit zu verlieren, mit der Adresse zu antworten, an die sie gesendet wurden, wurde das Problem mit der Hölle im Posteingang behoben. So konsolidieren Sie diesen Teil Ihres Lebens.

1. Richten Sie die Funktion Mail senden als ein.

Das erste, was Sie tun müssen, ist zu gehen Konten Registerkarte unter Google Mail-Einstellungen. Hier können Sie Google Mail so einrichten, dass E-Mails so gesendet werden, als ob sie von Ihren anderen E-Mail-Adressen gesendet worden wären. Dies ist wichtig, um die Professionalität aufrechtzuerhalten und die E-Mails mithilfe der Filter von Google Mail sortiert zu halten.

Drücke den “Füge eine weitere E-Mail-Adresse hinzu” Verknüpfe und folge den Schritten. Eine Bestätigungsnachricht wird an Ihr Konto gesendet, um Spoofing zu verhindern. Sobald Sie bestätigt haben, dass Sie derjenige sind, für den Sie sich ausgeben, können Sie von diesem Konto aus E-Mails senden.

Spülen Sie und wiederholen Sie den Vorgang, bis jedes Konto, das Sie in Google Mail filtern möchten, eingerichtet wurde. Werbung

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2. Holen Sie sich Ihre E-Mails aus Ihren anderen Posteingängen in Google Mail.

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie die E-Mail von Ihren anderen Konten in Ihr Google Mail-Konto übertragen können. Weiterleitung oder POP3. Die Weiterleitung ist auf lange Sicht eine bessere Wahl, da Sie in Google Mail nur fünf POP3-Konten einrichten und Ihre Konten nur von Zeit zu Zeit überprüfen können. Wenn Sie Ihre E-Mails von Ihrem vorhandenen Konto an Gmail weiterleiten, werden die E-Mails automatisch weitergeleitet und Sie können dies für so viele Konten tun, wie Sie haben.

Damit Ihr E-Mail-Archiv jedoch zentral bleibt, ist POP3 für den Fall, dass Sie jemals wichtige alte E-Mails finden müssen (mithilfe der hervorragenden Suchfunktionen von Google Mail), zunächst nützlich. Richten Sie Ihre Konten unter "Einstellungen"> "Konten" ein, um jeweils fünf Konten über POP3 herunterzuladen. Der Einrichtungsprozess bietet Ihnen die Möglichkeit, eine Bezeichnung für das Konto festzulegen, die Sie von Anfang an vornehmen sollten.

Wenn Sie fertig sind, rufen Sie die Einstellungen Ihres anderen Kontos auf und richten Sie sie alle so ein, dass sie an Ihr Haupt-Google Mail-Konto weitergeleitet werden. Erst wenn Sie die Weiterleitung eingerichtet haben, sollten Sie zu Google Mail zurückkehren und die POP3-Konten entfernen, da Sie sonst möglicherweise einige E-Mails verpassen.

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie keine E-Mail-Archive auf Ihrem E-Mail-Server haben, sondern stattdessen in Ihrer E-Mail-Anwendung - Sie können diese weiterhin in das Konto übernehmen. Ich habe Apple Mail verwendet, um alles zu migrieren, daher kann es von Programm zu Programm etwas variieren. Rufen Sie die Gmail-Webmail-Oberfläche auf und richten Sie die Labels für jedes Konto ein. Kehren Sie dann zu Ihrer Desktop-E-Mail-Anwendung zurück und richten Sie Ihr Google Mail-Konto mit IMAP ein (nicht POP3). Sie sollten Ihre Etiketten unter diesem Konto sehen. Wählen Sie alle Ihre E-Mails aus einem bestimmten Konto aus und ziehen Sie sie auf dieses Etikett. Bei der Verwendung von Apple Mail wurden die E-Mails beim Hochladen von jeder Festplatte von meiner Festplatte entfernt. Erstellen Sie daher vor Beginn eine Sicherungskopie, wenn Sie auch Offlinearchive aufbewahren möchten. Werbung

Ich habe das mal mit einem gemacht sehr alter E-Mail-Account mit fünfstelliger Archivanzahl Es braucht Zeit, seien Sie also geduldig und richten Sie es vielleicht ein, bevor Sie ins Bett gehen.

3. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Konten die richtigen Bezeichnungen tragen.

Es ist eine organisatorische Hölle, wenn jede E-Mail von jedem Konto in Ihren Posteingang gelangt. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Beschriftungen und Filter richtig eingestellt haben, während Sie Schritt 2 abgeschlossen haben. Wenn Sie Ihre E-Mail von IMAP heruntergeladen und dann auf die Weiterleitung an Google Mail eingestellt haben, haben Sie diesen Schritt möglicherweise verpasst. So geht's:

Gehen Sie zu Einstellungen und klicken Sie auf die Registerkarte Filter. Klicke auf Erstellen Sie einen neuen Filter und geben Sie im Feld An: das E-Mail-Konto ein, das Sie an Google Mail weitergeleitet haben. Dies legt fest, dass eine E-Mail, die an dieses Konto gesendet wurde, immer mit diesem Filter verarbeitet wird.

Klicken Nächster Schritt und ankreuzen Überspringen Sie den Posteingang und Bringen Sie das Etikett an, Wählen Sie das entsprechende Etikett aus dem Dropdown-Menü aus (dies ist das Etikett, das Sie in Schritt 2 eingerichtet haben). Drücke den Filter erstellen Knopf und du bist gut zu gehen. Werbung

Verwenden Sie die All Mail-Funktion

Nun möchten Sie alle Ihre neuen E-Mails stapelweise verarbeiten. Das Wechseln zwischen Labels, um Nachrichten von jedem Konto zu verarbeiten, ähnelt dem Start-Stopp-Verkehr. Es dauert eine Weile, bis man irgendwohin kommt, obwohl Sie es letztendlich tun. Zum Glück haben wir die prominente, aber selten genutzte Jegliche Post Merkmal.

All Mail ist eigentlich nur eine verherrlichte Beschriftung, die automatisch auf jede einzelne Nachricht angewendet wird (obwohl die Beschriftung nicht sichtbar ist). Sie können alle Ihre Nachrichten an einem Ort sehen. So einfach das ist: Wenn Sie morgens aufstehen, um Ihre E-Mails zu lesen, können Sie durch Blättern in "Alle E-Mails" nacheinander durch die einzelnen E-Mails navigieren, ohne die Navigation anzuhalten. Es ist nicht ungewöhnlich, ein Etikett zu verschieben, weil “da passiert sowieso nichts Wichtiges” und das sabotiert die ganzer Punkt der Stapelverarbeitung.

Früher habe ich das selbst gemacht, vor allem mit einem bestimmten Account, der wenig E-Mail von Menschen und viel Verkehr mit Mailinglisten erhalten hatte. Die Verwendung von "Alle Nachrichten" zwang mich, aus meiner Zauderzone auszusteigen und mit jeder Nachricht umzugehen. In den ersten Tagen haben Sie sich von vielen Listen abgemeldet und, wenn der Inhalt wertvoll war, zu einem RSS-Feed gewechselt. Wenn sie keinen Feed für denselben Inhalt zur Verfügung gestellt haben, habe ich sie einfach komplett abgeschrieben (daher gibt es eine Lektion für E-Mail-Vermarkter, die dies lesen). Seitdem verbringe ich mehr Zeit damit, mich mit Menschen zu befassen, und kämpfe weniger gegen nutzlose Massen-E-Mails (und befreie mich von der lästigen Schuld, weil ich meine E-Mails nicht richtig verarbeitet habe)..

Ihre nächste Rate kommt bald!