Was die Cop Show „Blue Bloods“ Ihnen über das Erstellen großartiger E-Mails beibringen kann

Die CBS-Hitserie Blaues Blut mit Tom Selleck als New Yorker Polizeikommissar Frank Reagan mit perfektem New Yorker Akzent. (Nur ein Scherz über den letzten Teil.)

In einer grandiosen Szene gibt Kommissar Reagan eine Pressekonferenz, als ein vorschneller Reporter nach einer umstrittenen Schießerei der Polizei fragt (an der der Sohn des Kommissars beteiligt ist). Musste Officer Reagan den Mann töten? War es wirklich nötig? Diese Art von Ding. Hier ist der kurze Austausch, der folgt. (Ich umschreibe den Dialog.)

Kommissar Reagan: Okay, lassen Sie uns für einen Moment so tun, als würde der Schütze auf Sie zielen, anstatt seine Waffe auf eine Gruppe von Schulkindern zu richten, wie er es war. Wie geht's?

Snooty Reporter: Nun, zuerst würde ich ... ich denke, ich würde es wissen wollen-

Kommissar Reagan: Zu spät. Du bist tot. Werbung

Was können wir daraus lernen, wie man bessere E-Mails schreibt (und wie man das Schreiben allgemein verbessert)? Viel.

Sie haben nur Sekunden Zeit, um die Aufmerksamkeit Ihrer Leser auf sich zu ziehen.

Sie sind beschäftigt. Ihre Leser sind es auch. Und ihre Finger sind immer über der Maus oder dem mobilen Bildschirm positioniert, um sofort auf etwas anderes umzuschalten, wenn sie spüren, dass das, was sie lesen, eine Verschwendung ihrer kostbaren Zeit ist.

Aus meiner Sicht ist alles, was wir heutzutage schreiben, wie eine Plakatwand auf einer Autobahn ohne Geschwindigkeitsbegrenzung. Sie haben nur genug Platz für ein paar Worte und Ihre Leser zoomen trotzdem mit 100 Meilen pro Stunde vorbei. Sie sollten also eine Nachricht verfassen, die sofort die Aufmerksamkeit der Leser auf sich zieht, und diese dann sorgfältig verfeinern und bearbeiten, um sicherzustellen, dass Sie zu keinem Zeitpunkt die Zeit Ihrer Leser verschwenden.

Mit den folgenden drei Tipps können Sie E-Mails erstellen, mit denen Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Leser gewinnen und erhalten.

1. Begrenzen Sie den Text Ihrer E-Mail auf einen Bildschirm.

Der erste Eindruck zählt. Ein Grund, warum ich in einer Fernsehsendung eine Metapher für das Schreiben besserer E-Mails gefunden habe, ist, dass E-Mails, obwohl wir das nie so sehen, vor allem anderen visuellen sind. Im ersten Moment nach dem Öffnen Ihrer Nachricht nehmen Ihre Leser die gesamte E-Mail visuell auf, um zu entscheiden, ob sie sie lesen möchten oder nicht. Stellen Sie sich vor, Ihr Empfänger macht ein mentales Foto Ihrer Nachricht, um sich einen ersten Eindruck davon zu verschaffen. Was willst du auf diesem Foto? Werbung

Wenn Ihr Text zu lang ist, um auf dem Startbildschirm angezeigt zu werden, wird der erste Eindruck Ihres Empfängers wahrscheinlich sein, dass er Ihre Nachricht liest “Arbeit.” Wenn sie sich zu diesem Zeitpunkt auf etwas anderes konzentrieren, schließen sie wahrscheinlich Ihre Nachricht, um sie später zu bearbeiten. Schlimmer noch, wenn sie Ihre E-Mail erneut öffnen, werden sie wieder ausgeschaltet.

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Ihre Nachricht sollte nur so lang sein, wie Sie benötigen, um Ihrem Empfänger die relevanten Informationen mitzuteilen. Wenn Sie mehr als einen vollständigen E-Mail-Bildschirm benötigen, sollten Sie eine andere Kommunikationsform wählen.

2. Machen Sie jeden Absatz nicht mehr als ein paar Zeilen.

Auch der zweite Eindruck zählt. Lange, blockartige Absätze sind eine große Ablenkung und werden nicht sofort gelesen. Schlimmer noch, die Leser neigen dazu, sich abzukoppeln, da ihre Augen und ihr Verstand gezwungen sind, doppelte Pflichten zu erfüllen, und gleichzeitig versuchen, sich auf die Substanz zu konzentrieren und ihren Platz im Absatz zu halten.

Wenn Sie Ihre Absätze kurz halten, respektieren Sie auch die Zeit Ihrer E-Mail-Empfänger. Ihre Leser werden erkennen (wenn auch vielleicht nur unbewusst), dass Sie sich Zeit nehmen, die E-Mails so zu bearbeiten, dass nur die wesentlichen Details entfernt werden, um ihnen Zeit beim Lesen zu sparen.

Mit der Zeit wird diese durchdachte Strategie Ihren E-Mail-Empfängern beibringen, Ihre E-Mails mit mehr Vertrauen und höherer Priorität anzuzeigen. Werbung

3. Geben Sie Ihr Ziel oder Ihre Aufforderung zum Handeln deutlich an.

Haben Sie schon einmal eine E-Mail gelesen und darüber nachgedacht: Was soll ich damit machen??

Wenn Sie möchten, dass Ihr Empfänger Maßnahmen ergreift, geben Sie Ihre Anfrage explizit in Bezug auf das, was Sie benötigen und wann Sie es benötigen. Eine großartige Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, Ihre Anfrage physisch in der Nachricht hervorzuheben, indem Sie sie in einer eigenen Zeile einschließen.

“Bitte nehmen Sie Ihre Änderungen am beigefügten Entwurf vor und senden Sie ihn diese Woche zurück.”

oder…

“Ich brauche deine Biografie (max. 50 Wörter) bis Freitag, den 12. Juni, um 12:00 Uhr.” Werbung

Sie können Ihre Aktionsanforderung sogar fett formatieren, wenn sie kurz genug ist. Auf diese Weise kann Ihr Empfänger Ihre Nachricht scannen und innerhalb von ein oder zwei Sekunden genau wissen, was Sie benötigen. Und das ist eine weitere Möglichkeit, Ihren Lesern zu zeigen, dass Sie ihre Zeit respektieren.

Denken Sie beim Erstellen von E-Mails immer daran, wie beschäftigt und abgelenkt Ihre Empfänger sind und wie schnell Sie ihre Aufmerksamkeit auf sich ziehen müssen, sowohl mit dem Inhalt als auch mit dem visuellen Layout Ihrer Nachricht.

Ansonsten spielt es keine Rolle, wie gut geschrieben oder wichtig Ihre E-Mail ist, um diese großartige Aussage von Kommissar Reagan zu zitieren, die von Tom Selleck gehalten wurde und seine enorme Bandbreite an Schauspielern zeigt. Soweit es Ihre Empfänger betrifft, “Zu spät. Du bist tot.”