Nützliche Zeitmanagement-Tools und Tipps, um mehr Zeit zu gewinnen

Hattest du jemals das Gefühl, dass die Zeit so schnell abläuft und du nicht alles pünktlich beenden kannst? Oder manchmal haben Sie eine sehr lange Aufgabenliste und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen?

Du bist nicht allein.

Zum Glück gibt es viele Zeitmanagement-Tools das kann helfen. Und wir haben uns auch vorbereitet einige praktische Zeitmanagement-Tipps Plus Einige häufige Fehler, die Menschen machen.

Zeitmanagement-Tools

Toggl: Behalte deine Zeit im Auge

Vergessen Sie die traditionelle Arbeitszeittabelle. Toggl ist das beste Tool, mit dem Sie Ihre Zeit, die Sie für verschiedene Aufgaben aufgewendet haben, nachverfolgen können. Es besteht aus einem Timer und einem Dashboard, die Ihnen einen Überblick darüber geben, wie viel Zeit Sie in der vergangenen Woche für verschiedene Aufgaben aufgewendet haben.

Panda-Fokusmodus: Konzentrieren Sie sich auf Ihre Aufgaben

Der Panda-Fokusmodus ist eine Erweiterung, mit der Sie sich auf Ihre täglichen Aufgaben konzentrieren können. Sie können einfach Ihre Aufgaben eingeben, die an dem Tag erledigt sein sollen. Wenn Sie dann eine neue Registerkarte öffnen, werden Sie sofort daran erinnert.

Hokus-Fokus: Blenden Sie inaktive Fenster automatisch aus

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Wenn Sie immer viele Apps öffnen und diese Sie häufig von Ihrer Arbeit ablenken, sollten Sie Hocus Focus ausprobieren. Es ist ein Mac-Menüleisten-Dienstprogramm, das Ihre inaktiven Fenster verbirgt.

Forest: Um die Internetsucht zu besiegen

Forest ist eine interessante App, mit der Sie die Internetsucht überwinden können. Wenn Sie den Knopf drücken, um einen Baum zu pflanzen, können Sie nicht zu einer anderen App wechseln, es sei denn, Sie geben sie auf. Sie können 30 Minuten nutzen, um sich voll und ganz auf Ihre Arbeit zu konzentrieren und sie effektiv zu beenden.

Trello: Organisieren Sie Ihre Aufgaben gut

Trello ist eine produktive App, mit der ein Team von Personen die gleiche Aufgabe gemeinsam überwachen kann. Sie können verschiedene Aufgaben nach ihrer Art kategorisieren. Alles auf einen Blick.

TimeTree: Ein übersichtlicher Überblick über Ihren Zeitplan

TimeTree ist eine benutzerfreundliche App, mit der Sie Ihren Zeitplan mit Ihren Freunden und Ihrer Familie vereinbaren können. Sie können Ereignisse mit ihnen teilen, um Pläne gemeinsam zu besprechen und zu bestätigen. Wenn Sie Ihre Zeitpläne nach Aktualisierungen sortieren, können Sie Aktualisierungen sofort überprüfen.

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Wunderlist: Klare To-Do-Liste mit Erinnerungen Werbung

Suchen Sie eine App, mit der Sie eine umfassende Aufgabenliste erstellen können? Wunderlist könnte die Antwort sein. Sie können verschiedene Aufgabenlisten erstellen und sogar Hashtags zu jedem Listeneintrag hinzufügen.

Todoist: Ablenkungsfreie Aufgabenliste

Todoist hat ein einfaches und ablenkungsfreies Design, damit Sie konzentriert und motiviert bleiben. Indem Sie große Aufgaben in kleinere Unteraufgaben mit mehreren Ebenen aufteilen, können Sie Aufgaben besser organisieren und überprüfen. Sie können Fälligkeitstermine auch ganz einfach in der normalen Sprache hinzufügen, z “Montag um 14 Uhr”.

Noizio: Umgebungsgeräusche

Vielleicht ist manchmal der Lärm der Umgebung der Grund, warum es Ihnen schwerfällt, sich auf Ihre Arbeit zu konzentrieren. Hier ist die Lösung: Erstellen Sie Hintergrundgeräusche, um Ihren Komfort zu finden. Sie können die Sounds sogar selbst mischen.

Beste Zeitmanagement-Tricks

Neben den Tools gibt es auch eine Reihe von Tipps, die uns viel produktiver machen können.

Verbringen Sie die ersten 90 Minuten mit der wichtigsten Aufgabe

Da unser Gehirn morgens am aktivsten ist, sollten wir die ersten 90 Minuten des Tages mit der wichtigsten Aufgabe verbringen, damit wir sie effizient erledigen können. Hören Sie auf, einfache Dinge wie das Durchsuchen der Aufgabenliste oder das Abrufen von E-Mails am Morgen zu tun. Sie würden die goldene Zeit verpassen, Dinge zu erledigen. Werbung

Haben Sie eine Arbeitszeittabelle, um zu verfolgen, was Sie getan haben

Eine Arbeitszeittabelle ist das einfachste und vielleicht das beste Werkzeug, um sich ein klares Bild davon zu machen, was Sie in den einzelnen Zeitfenstern getan haben.

Indem Sie Ihren Tag in verschiedene Zeitfenster einteilen und Ihre Arbeit eintragen, können Sie die Realität und die Erwartungen vergleichen. Hast du deine Aufgabe wie erwartet beendet? Oder haben Sie zu viel Zeit damit verbracht? Und warum? Sie können auch sehen, wie viel Sie von Tag zu Tag an Ihrer Effizienz verbessert haben.

Erstellen Sie eine Stop-Doing-Liste

Anstelle einer To-Do-Liste, die die meisten Leute haben, sollte eine erstklassige produktive Person eine Stop-Do-Liste haben.

Möglicherweise verbringen Sie zu viel Zeit mit Dingen, die nicht wirklich wichtig sind. Das ist wahrscheinlich der Schlüssel, um Ihre Zeit besser zu verwalten und effizienter zu werden. Stoppen Sie das Scrollen in sozialen Medien bei der Arbeit und hören Sie auf, all diese bedeutungslosen Dinge zu tun. Dies könnten die Elemente sein, die Sie auf Ihre Liste schreiben würden.

Zeitlimit setzen

Die Arbeit erweitert sich, wenn wir einer Aufgabe mehr Zeit widmen. Darum geht es im Gesetz des Pakinson. Mit anderen Worten, wie Cyril Northcote Parkinson schreibt, ^[1]

Wenn Sie sich eine Woche Zeit nehmen, um eine eintägige Aufgabe zu erledigen, wird die Aufgabe (psychologisch gesehen) komplexer und entmutigender, um diese Woche zu füllen.

Also Zeitlimit setzen. Wenn Sie eine Aufgabe innerhalb einer Stunde erledigen können, versuchen Sie es beim nächsten Mal mit 50 Minuten. Indem Sie einer Aufgabe weniger Zeit zuweisen, ermitteln Sie nach und nach die tatsächliche Zeit, die Sie für die Ausführung der Aufgabe benötigen, ohne Zeit zu verlieren.

Identifizieren Sie Ihre Stoßzeiten und planen Sie die wichtigsten Aufgaben für diese Stunden Werbung

Jeder hat unterschiedliche Arbeitsmuster. Wichtig ist, dass Sie Ihre eigenen Stoßzeiten ermitteln.

Unser Gehirn hat eine begrenzte Aufmerksamkeitsspanne und variiert zwischen den Menschen. Deshalb ist es wichtig, Ihren Tag nach den natürlichen Rhythmen Ihres Körpers zu organisieren. Versuchen Sie, Ihre wichtigste Aufgabe für diesen Zeitraum einzuplanen und kleinere Aufgaben außerhalb der Stoßzeiten auszuführen. Vereinbaren Sie beispielsweise einen Termin mit einem Kunden während Ihrer Stoßzeiten und überprüfen Sie E-Mails während Ihrer Nichtstoßzeiten.

Und hier sind die Verbote:

Machen Sie das Überprüfen von E-Mails zum Ersten, was Sie bei der Arbeit tun müssen

Das Abrufen von E-Mails scheint das erste zu sein, was Sie bei der Arbeit tun müssen. Das ist aber nicht der Fall.

Es ist nicht das Wichtigste bei der Arbeit und es gibt Ihnen die Illusion, dass Sie etwas erreichen. Denken Sie darüber nach: Was haben Sie tatsächlich erreicht, nachdem Sie alle gelesenen E-Mails markiert haben? Wahrscheinlich müssen Sie an etwas Wichtigerem arbeiten.

Multitasking und denken, dass Sie effizienter werden

Einige Leute glauben, dass Multitasking funktioniert. Aber Experten sagen uns, dass es unserem Gehirn Schaden zufügt: ^[2]

In der Tat wurde festgestellt, dass Multitasking die Produktion von Cortisol, einem Stresshormon, sowie Adrenalin erhöht, das das Gehirn überstimulieren und verursachen kann “mentaler Nebel”.

Einfach ausgedrückt, je mehr Informationen Sie verarbeiten müssen, desto weniger Zeit haben Sie, um sich die Gedanken zu machen, die sie verdienen. Wenn Sie eine eingeben “mentaler Nebel”, Sie fangen an, schlechte Entscheidungen zu treffen oder irrational zu reagieren. Versuchen Sie also nicht, einen Artikel zu recherchieren und gleichzeitig zu schreiben. Dies dauert wahrscheinlich länger.

Keine Pausen einlegen

Pausen sind keine Zeitverschwendung. Tatsächlich steigert es unsere Produktivität.

Da wir wissen, dass unser Gehirn eine begrenzte Aufmerksamkeitsspanne hat, hat es keinen Sinn, über einen längeren Zeitraum hintereinander zu arbeiten. Nach ein oder zwei Stunden verlieren wir den Fokus. Dies ist die Zeit für Sie, eine kurze Pause einzulegen und Ihrem Gehirn frische Luft zum Aufladen zu schenken. Trinken Sie eine Tasse Tee oder essen Sie ein paar Snacks. Die wertvolle Ausfallzeit ermöglicht es Ihnen, kreativ zu denken und effektiv zu arbeiten.

Es ist fair für alle. Unabhängig von Alter, Geschlecht, Beruf und allem anderen hat jeder 24 Stunden am Tag Zeit. Aber warum können manche Leute so viel innerhalb eines einzigen Tages tun? Der Schlüssel ist die Zeitwirtschaft. Mit geeigneten Tools und cleveren Tricks können Sie Ihre Produktivität maximieren und bei jedem Ziel erfolgreich sein.

Referenz

[1]	^	Die Mission: Das Geheimnis, in kürzerer Zeit mehr zu erreichen
[2]	^	Lifehacker: Begrenzen Sie, wie viele Informationen Sie verarbeiten müssen, um sie zu vermeiden “Geistiger Nebel”