Top 10 Produktivitäts-Tipps für mehr Leistung und beruhigendes Gefühl

Kennen Sie jemanden, der nicht beschäftigt ist??

Die meisten von uns wachen jeden Morgen mit überfüllten Kalendern und kilometerlangen Aufgabenlisten auf. Als Anwältin / Ehefrau / Mutter / Schriftstellerin weiß ich, dass ich es wirklich tue.

Aus nerdiger Faszination und purem Überlebensinstinkt habe ich ein lebenslanges Studium der Produktivität und des Zeitmanagements durchgeführt. Hier sind die 10 wichtigsten Produktivitäts-Tipps, die mir dabei helfen, die Dinge zu erledigen, die ich tun muss oder möchte, ohne den Verstand zu verlieren:

1. Notieren Sie es

Jede Aufgabe, jede Verpflichtung sollte aufgeschrieben werden. Dies befreit Ihren Geist von dem energie- und aufmerksamkeitsaufreibenden Versuch, sich zu erinnern.

In seinem wegweisenden Buch zur Produktivität, Dinge erledigen, David Allen weist darauf hin, wie unvollendete Verpflichtungen psychische Energie auf sich ziehen, wodurch Sie jedes Mal ein bisschen müder, abgelenkter und daher weniger produktiv werden.

Er betont, dass der erste Schritt zur Verwaltung Ihres Lebens und Ihrer Zeit darin besteht, jede große und kleine Verpflichtung aus Ihrem Kopf in ein vertrauenswürdiges System umzuwandeln.

Ich verwende OmniFocus, um diese Verpflichtungen zu erfassen, aber Sie können mit einem einfachen Stift und Papier beginnen.

2. Verschaffen Sie sich einen Vorsprung

Der beste Weg, um ins Rennen zu gehen, ist am Abend zuvor zu beginnen.

Nehmen Sie sich vor dem Verlassen Ihres Arbeitsplatzes oder vor dem Schlafengehen zehn Minuten Zeit, um die Verpflichtungen des nächsten Tages zu überprüfen.

Welche Termine sind nicht zu übersehen? Was müssen Sie für diese Termine bei sich haben? (Stellen Sie sicher, dass Sie diese Materialien gesammelt und einsatzbereit haben.) Welche drei bis fünf Aufgaben müssen erledigt werden??

Entscheide, was du zuerst tun wirst. Sehen Sie sich diese To-Do-Liste an und entscheiden Sie, ob Aufgaben an eine andere Person delegiert werden können (siehe Nummer 9 unten) oder, noch besser, von der Liste gestrichen werden (siehe Nummer 10 unten)..

Je geschäftiger Ihr Tag ist, desto wichtiger ist es, diese kurze Umfrage am Tag oder am Abend zuvor durchzuführen. Es bedeutet, dass Sie morgens keine Zeit damit verschwenden, zu entscheiden, wo Sie anfangen oder Materialien zu sammeln (und möglicherweise einen wichtigen Gegenstand zu entdecken, der nicht verfügbar ist, wenn Sie ihn benötigen)..

3. Erledige zuerst deine am meisten gefürchtete Aufgabe

Jeder von uns hat eine oder mehrere Aufgaben auf seiner To-Do-Liste, vor denen wir uns fürchten. Werbung

Vielleicht ist es dieser unangenehme Anruf, den du nicht machen willst. Oder den Blog-Post, den Sie nicht geschrieben haben, weil Sie nicht wissen, wie Sie anfangen sollen. Oder das Projekt, das Sie einfach überwältigt, weil es so massiv ist.

Was auch immer es ist, es hängt über deinem Kopf und lenkt dich mit Schuldgefühlen ab, weil es immer wieder auf den nächsten Tag und auf den nächsten gedrängt wird. Es ist Zeit, diesen Zyklus zu beenden.

Mach es als erstes. Schriftsteller Michael Hyatt spricht über das Töten Ihrer Drachen vor dem Frühstück - es gibt nichts Motivierenderes für den Rest Ihres Tages, als das Monster morgens als erstes von Ihrer Liste zu streichen.

Aber viele Menschen erledigen die schwierigen Aufgaben nicht erst, sondern nur die einfachen. Aber wenn Sie wirklich produktiv sein möchten, sollten Sie einige Aufgaben nicht morgens erledigen:

Um produktiver zu sein, tun Sie dies niemals, um Ihren Morgen zu beginnen

Also ruf an. Ziehen Sie ein Stück Papier und Ideen für Brainstorming für diesen Blog-Beitrag.

Tun etwas über diese überwältigende Aufgabe - vielleicht können Sie sie nicht an einem Tag erledigen, aber Sie können wenigstens anfangen. Was auch immer es ist, mach es einfach.

Lassen Sie sich dann von der Befriedigung, diese Liste gestrichen zu haben, in den Rest Ihres geschäftigen Tages entführen.

4. Schalten Sie die Ablenkungen aus

Einer der Hauptproduktivitätskiller ist die Ablenkung ständiger Unterbrechungen: E-Mails, Telefonanrufe, Leute, die an Ihrer Tür auftauchen ...

Die Technologie, die unser Leben einfacher und besser machen kann (und sollte), kann es auch praktisch unmöglich machen, die Art von fokussierter Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten, die für ein effizientes und effektives Arbeiten erforderlich ist.

Aber hier ist die Sache: Sie können diese Technologie steuern.

Wenn Sie eine wichtige Aufgabe haben, die Aufmerksamkeit und Konzentration erfordert, schaffen Sie den Raum, um Ihr Bestes zu geben.

Egal, ob es sich um ein Meeting mit einem Kunden oder Kollegen handelt oder um einen wichtigen Brief, der geschrieben werden muss, oder um ein Kunstwerk, das Sie erstellen möchten. Planen Sie einen Zeitblock, um sich auf dieses Engagement zu konzentrieren, und deaktivieren Sie dann alle Ablenkungen. Werbung

Fahren Sie Ihr Telefon herunter (oder schalten Sie zumindest den Klingelton aus). Bringen Sie Ihre E-Mail-Benachrichtigungen zum Schweigen. Trennen Sie das Internet (oder zumindest Facebook und Twitter). Schließen Sie Ihre Bürotür.

Schalten Sie für diese Stunde (oder dreißig Minuten oder einen halben Tag) alle externen Kommunikationen aus und gönnen Sie sich den nötigen Luxus ungestörter Zeit, um sich wirklich auf die Sache zu konzentrieren.

Lerne mehr über Wie man die Ablenkung minimiert, um Dinge zu erledigen.

5. Machen Sie Pausen

Es gibt eine Begrenzung, wie lange sich jeder einer Aufgabe widmen kann.

Egal wie beschäftigt Sie sind, nach einer gewissen Zeit setzt das Gesetz der Verringerung ein und Müdigkeit - physisch und / oder mental - beeinträchtigt Ihre Wirksamkeit.

Planen Sie regelmäßig Pausen ein, auch an den arbeitsreichsten Tagen. Nehmen Sie sich zehn Minuten Zeit, um aufzustehen, sich zu strecken, etwas Wasser zu trinken und um den Block herumzugehen.

Sie kehren geistig und körperlich erholt zu Ihrer Arbeit zurück und sind bereit, noch produktiver zu werden.

Wenn Sie noch nicht überzeugt sind, lesen Sie diesen Artikel über Die Wichtigkeit der Planung von Ausfallzeiten.

Lesen Sie weiter

Effektiv delegieren (Der definitive Leitfaden für Führungskräfte)

11 Organisationsfähigkeiten, die jeder intelligente Leader benötigt

Verwendung des Produktivitätsverbesserungsplans: 7 Regeln, die man nie vergessen sollte

Scrollen Sie nach unten, um den Artikel weiterzulesen

6. Stapelverarbeitung

Wenn die Anforderungen Ihres Tages Routineaufgaben umfassen, versuchen Sie, ähnliche Aufgaben zu gruppieren und bestimmte Zeiten während des Tages zu planen, um sie auszuschalten.

E-Mails beantworten? Anrufe zurückrufen? Ausgaben in eine Tabelle eintragen? Anstatt Ihre anderen Aufgaben zu unterbrechen, um diese Dinge Stück für Stück zu erledigen, stapeln Sie sie.

Stellen Sie zwei, drei oder fünf Mal am Tag ein, um E-Mails zu lesen und zu beantworten. Rückruf um 11:45 Uhr und 16:45 Uhr (oder um 12:15 Uhr, während die Leute zu Mittag essen und um 17:15 Uhr, nachdem sie gegangen sind, zurückrufen, wenn Sie vermeiden möchten, in lange Telefongespräche verstrickt zu werden) für den Tag und hinterlasse einfach eine Nachricht!).

Indem Sie ähnliche Aufgaben stapelweise ausführen, sparen Sie Zeit, die beim mehrmaligen Hochfahren am Tag verloren geht, und profitieren von den Vorteilen der Dynamik.

7. Iss ein gesundes Frühstück

Muss ich das erklären? Es gibt unzählige Studien, die die Bedeutung des Frühstücks für die Erhaltung unserer Gesundheit belegen. Werbung

Gesunde Menschen sind produktiver. Egal wie beschäftigt Sie sind, essen Sie ein anständiges Frühstück. Es wird Sie für einen tollen Start in den Tag tanken.

Weitere Frühstücksideen finden Sie hier:

31 gesunde Frühstücksrezepte, die Ihre Energie super steigern

8. Holen Sie sich etwas Bewegung

Nicht zu repetitiv sein, aber gesunde Menschen sind produktiver.

Bewegung macht dich gesünder, also sei sicher, dass du jeden Tag etwas Bewegung bekommst.

Sie müssen nicht stundenlang im Fitnessstudio trainieren, um davon zu profitieren. Machen Sie einen Spaziergang durch den Block oder machen Sie Isometrien an Ihrem Schreibtisch.

Probiere diese 29 Übungen, die Sie an (oder in der Nähe) Ihres Schreibtisches ausführen können oder 15 Einfache und schnelle Office-Schritte zur Steigerung der Arbeitseffizienz.

Tun Sie einfach etwas, damit Ihr Herz höher schlagen und Ihr Blut rast. Es verbessert Ihr allgemeines Wohlbefinden sowie Ihre Fähigkeit, klarer zu denken.

9. Delegieren

Ich werde gestehen: Ich stinke dabei. Ich hasse es, um Hilfe zu bitten, und es scheint mir oft schwieriger zu sein, jemand anderem eine Aufgabe zu erklären, als es einfach selbst zu tun.

Aber nicht alles, was in Ihrem Leben getan werden muss, muss von Ihnen getan werden.

Bewerten Sie diese To-Do-Liste sorgfältig. Welche Aufgaben könnte jemand anderes erledigen, wodurch Sie sich auf die Dinge konzentrieren können, die nur Sie tun können?

Schauen Sie sich um: Wer steht für einige dieser Aufgaben zur Verfügung? Eine Sekretärin? Ein Kollege? Ein Familienmitglied? Ein bezahlter Helfer?

Ein wichtiger Schlüssel zur Produktivität besteht darin, nur die Dinge zu tun, die nur Sie tun können, und anderen die Möglichkeit zu geben, durch die Ausführung dieser anderen Aufgaben einen Beitrag zu leisten. Werbung

Der CEO von Lifehack hat eine einzigartige Möglichkeit, die Arbeit effektiv zu delegieren. Schauen Sie sich seinen Leitfaden an:

Delegieren von Arbeit (der endgültige Leitfaden für erfolgreiche Führungskräfte)

10. Nein sagen

Wie viele Zusagen haben Sie gemacht, die eigentlich gar nicht eingehalten werden müssen??

Haben Sie Aufgaben übernommen, die Ihnen oder anderen eigentlich egal sind??

Ist Ihr Kalender mit Besprechungen überfüllt, die für Organisationen, die Sie nicht mehr interessieren, nichts bewirken??

Wurde Ihr Tag von den Prioritäten eines anderen gekapert??

Wenn Ihr Kalender überfüllt ist und Ihre To-Do-Liste kilometerlang ist, nehmen Sie sich etwa zehn Minuten Zeit, um jedes Element mit einem sorgfältigen Auge zu betrachten. Können diese Termine oder Aufgaben einfach durchgestrichen werden, um einen angemessenen Spielraum in Ihrem Leben zu schaffen??

Wenn jemand anruft oder an Ihrer Tür erscheint und Sie um Teilnahme an einer Aktivität bittet, atmen Sie ein und überlegen Sie, ob dies zu Ihren eigenen Prioritäten passt (zu welchen Prioritäten kann es natürlich gehören, Ihren Chef oder Ehepartner zufrieden zu stellen)..

Wenn die Antwort nein ist, dann sag einfach nein. Übe es vorher: “Vielen Dank für die Einladung, aber nein.” “Danke, dass Sie gefragt haben, aber nein.” “Danke, dass Sie an mich gedacht haben, aber nein.”

Wie eine weise Person gesagt hat, “Nein” ist ein vollständiger Satz. Es ist keine Erklärung erforderlich. Einfach nein.

Vielleicht möchten Sie von Leo Babauta lernen Die sanfte Kunst, Nein zu sagen So können Sie sich selbst bessere Grenzen setzen.

Weitere Ressourcen zur Zeitwirtschaft

• 18 Beste Zeitmanagement-Apps und -Tools
• 10 praktische Möglichkeiten zur drastischen Verbesserung Ihrer Zeitmanagementfähigkeiten
• Verwendung des Produktivitätsverbesserungsplans: 7 Regeln, die man nie vergessen sollte
• 11 Organisationsfähigkeiten, die jeder intelligente Leader benötigt

Fotonachweis: Pexels über pexels.com