Die Kraft der Masterliste

Mein Gehirn arbeitet zu 99% im Overdrive-Modus. Es ist, als hätte ich einen sechsten Gang, den ich gerade nicht erreichen kann, in den es automatisch schaltet, ohne dass ich es in diese Richtung will. Ich reagiere sehr schnell auf Reize in meiner Umgebung und stelle fest, dass die meisten Ereignisse, Personen und Diskussionen eine Vielzahl von Ideen in mir auslösen. Mein Gehirn rast mit diesen Konzepten, baut Beine auf sie und bevor ich weiß, macht sich ein vollständig ausgearbeiteter, umsetzbarer Plan zu Hause. Wenn dieses verrückte Netz von Ideen nicht enthalten ist oder nicht kanalisiert wird, haben meine Produktivität und ich Mühe, mich an einen Ort der Fokussierung und gezielten Arbeitszeit zurückzuziehen. Ich habe gelernt, ein System zu entwickeln, mit dem ich nicht nur den Ideenfluss verwalten, sondern auch konzentriert bleiben kann, um die kritischen Aufgaben zu erledigen.

Die Masterliste ist der wichtigste Teil des von mir entwickelten Systems:

Die Masterliste definiert meinen Arbeitsalltag. Es ist in der Tat das Rückgrat meiner Woche geworden. Die Hauptliste ist die Liste aller Listen, die Liste, die alle anderen kleineren Listen wieder zusammenfügt. Es ist der Ort der Konsolidierung, an dem Ihr Gehirn sein überstimuliertes Multitasking-Selbst loswerden und eine Tasse Tee trinken kann. Werbung

Eine Masterliste muss sein:

• Jederzeit erreichbar
• Leicht erreichbar
• Leicht zu bearbeiten

Denken: “Welches Objekt ist immer bei mir?” In den meisten Fällen handelt es sich um ein Tagebuch oder ein Mobiltelefon. Ich bevorzuge eine digitale Liste auf einem Mobiltelefon, da Notizbücher und Tagebücher häufig auf Schreibtischen, in Schubladen, neben Betten und in Fahrzeugen zurückgelassen werden. Ihr Mobiltelefon ist in der Regel den größten Teil des Tages bei Ihnen.

Ich benutze meine Masterliste wie folgt: Werbung

• Ich füge jeden möglichen Punkt in meinem Leben hinzu, der bearbeitet werden muss (ja, es ist eine lange Liste).
• Um meinen Verstand zu klären, notiere ich die zu erledigenden Aufgaben systematisch nach Arbeit / Geschäft / Kunden, Familie, Beziehung, Freundschaften, Zuhause, Fitness, Verwaltung, Hobbys und Reisen.
• Jeden Sonntagabend oder Montagmorgen, bevor ich etwas anderes mache, nehme ich meine Masterliste heraus und bestimme, auf welche 10 Punkte in Bezug auf Arbeit und Geschäft ich mich in dieser Woche konzentrieren werde.
• Ich erstelle dann eine neue Aufgabenliste speziell für diese Woche und übertrage diese Elemente darauf.
• Ich priorisiere diese Elemente nach ihrem Umsatzwert. Je näher sie an der Erzielung von Umsätzen liegen, desto höher ist ihre Priorisierung.
• Ich übertrage dann fünf weitere administrative oder persönliche Elemente aus der Master-Liste auf meine wöchentliche Liste.
• Jeden Freitag überprüfe ich meine Liste, um die erledigten Aufgaben fortzuführen oder als erledigt zu markieren.

Ich besitze ein Unternehmen, daher sind mir Umsatz und Einnahmen sehr wichtig. Wenn Sie als Creative Director in einer Werbeagentur arbeiten, sind andere Aktivitäten wie Kundenbesprechungen, kurze Besprechungen, Beschaffung von Grafiklieferanten und Teammanagement die Kernfunktionen Ihrer Arbeitswoche. Diese zentralen Arbeitsfunktionen sollten unabhängig von Ihrer Berufung Priorität auf Ihrer Liste haben. Fragen Sie nach, um herauszufinden, was Ihre Hauptarbeitsfunktionen sind, “Wofür war ich angestellt??” und “Warum bin ich hier?” Machen Sie Ihre Kernfunktionen zur höchsten Priorität in Ihrer Arbeitswoche. Danach können Sie die Woche mit Aufgaben für Peripheriegeräte aufrüsten, die wichtig, aber für Ihren Kernjob nicht kritisch sind.

Ich entscheide mich, zu Beginn jeder Woche 10 Artikel zu übertragen, da ich dies als meinen optimalen Produktivitätsraum erachtet habe. Wenn ich zwei äußerst kritische Aufgaben für den Tag erledige, die zu Einnahmen führen und dann weniger dringende Angelegenheiten erledigen, kann ich eine gute Einnahmequelle schaffen und trotzdem eine Work-Life-Balance erreichen. Sie müssen Ihre eigenen Rhythmen analysieren, um Ihren optimalen Raum zu ermitteln. Dies dauert einige Zeit, wird jedoch schnell deutlich, wenn Sie entweder Ihre Aufgabenliste bis Dienstag abschließen oder nur drei der 20 Aufgaben, die Sie wöchentlich aufgelistet haben, bearbeiten.

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Ich habe viele Vorteile bei der Verwendung dieses Systems entdeckt. Zu den Vorteilen im Zusammenhang mit der Produktivität gehören: Werbung

• Ich kann meinen Geist von allem befreien, was in ihm herumwirbelt
• Ich kann mich auf das konzentrieren, was an einem bestimmten Tag wirklich wichtig ist, ohne zu betonen, dass ich etwas vergessen werde
• Es ist immer bei mir
• Es synchronisiert alle meine elektronischen Geräte, wenn ich es auf einem Gerät aktualisiere
• Ich kann es leicht mit anderen Leuten teilen, die mit einer bestimmten Liste auf dem neuesten Stand gehalten werden müssen
• Ich kann Freiberuflern und Mitarbeitern, mit denen ich arbeite, Listen zuweisen
• Ich kann mehrere Listen an einem Ort erstellen, ohne eine davon zu verlieren
• Ich kann meine Listen sichern
• Ich kann interessante Listen mit Blogs und Twitter-Nutzern teilen, die interessante Listen hervorheben
• Mit einem Tool wie idonethis.com kann ich visuell über ein Jahr hinweg sehen, wie viele Elemente ich durchschnittlich jeden Tag ankreuze. Dies sind meine produktivsten Tage und die Tage, an denen ich am wenigsten produktiv bin.
• Ich kann die Wortwolken in idonethis von meinen Listen sehen, um zu sehen, welche Aktivitäten über andere dominieren.

Ich verwende zwei Tools, um meine Master-Liste zu verwalten:

1. Wunderlist: Dies ist eine iPhone-Anwendung, mit der Sie ganz einfach Listen erstellen, freigeben und verwalten können.
2. idonethis: Dies ist ein Tool zur Rechenschaftspflicht, mit dem Sie am Ende eines jeden Tages per E-Mail gefragt werden, was Sie an diesem Tag getan haben. Ich habe mich dazu entschlossen, mich selbst zur Rechenschaft zu ziehen. Ich freue mich darauf, auf die E-Mail mit allen Elementen zu antworten, die ich für diesen bestimmten Tag von meiner Liste gestrichen habe.

Die Implementierung dieses Systems ist für mich nicht selbstverständlich, aber ich habe meine Produktivität (die ich mithilfe von Rescue Time verfolge) bis heute um 34 Prozent gesteigert. Das spiegelt sich in meinem Umsatz wider, der ebenfalls um ungefähr 30% gestiegen ist, seit ich mich bewusst auf den Vertrieb konzentriert habe. Ich muss mich immer wieder daran erinnern, zu Wunderlist und seinen Vorstellungen zurückzukehren. Meine natürliche Neigung besteht darin, auf Haftnotizen, Papierfetzen und Tagebücher zurückzugreifen, bei denen es sich nur um zu viele Pläne und keine Maßnahmen handelt. Ich erinnere mich jedoch daran, dass ich auf diese Weise jede Woche zehn Schritte vorwärts gehe.

Erzählen Sie uns von Ihren Listen. Verwenden Sie sie und wenn ja, wie gehen Sie damit um? (Ed: Wir bauen Listible, um Ihnen beim Erstellen von Listen zu helfen. Werbung

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