Die Entwicklung des Kalenders So verwenden Sie einen Kalender heute

Es ist eine große Migration im Gange, über die Sie sich im Klaren sein müssen, damit sie Sie nicht ohne Ihr Wissen überholt. Ihr Kalender wird neu gestaltet, aber nicht nur aufgrund neuer Technologien, sondern auch aufgrund Ihrer neuen Gewohnheiten.

Bis vor 20 Jahren war Ihr Kalender nur ein Papierartikel, der entweder an Ihrer Wand klebte, in Ihrem Tagebuch gefunden wurde oder auf Ihrem Schreibtisch saß, wo er Termine sammelte. Es wurde als Objekt konzipiert, auf dem Sie Besprechungen mit anderen Personen mit einem Stift oder Bleistift aufgezeichnet haben. Die Daten wurden in Spalten, Listen oder als Matrix von Feldern angeordnet, sodass Sie einen Zeitbedarf als belegten Platz auf der Seite darstellen können. (EIN “Zeitbedarf” ist eine Verpflichtung, die eine Person eingegangen ist, um eine Aufgabe in der Zukunft zu erledigen.)

Schneller Vorlauf durch die Innovationen der letzten 30 Jahre. Tabellenkalkulationen, E-Mail-Programme mit elektronischen Kalendern, Palm PDAs, Blackberrys, iPads, Google Kalender, Microsoft Exchange… und wenn Sie 2012 ankommen, finden Sie Gewohnheiten und Technologien, die von den Vorbildern eines Kalenders inspiriert wurden, aber immer noch durch unsere alten begrenzt sind Konzepte.

Sie können diese Grenzen in den populärsten Zeitmanagement- und Produktivitätsbüchern von heute nachvollziehen - so wie sie geschrieben wurden “Baby-Boomer” Autoren. Für sie war es traditionell eine schwierige Aufgabe, ein Element in einem Kalender zu ändern. Es geht darum, die richtige Seite zu finden, einen Eintrag mit einem Radiergummi oder einem White-Out zu entfernen, einen Stift zu finden und einen neuen Termin einzugeben. Ordentlich.

Aufgrund der Größe Ihrer Handschrift können Sie mit nur wenigen Kalendern mit großen Seiten Aktivitäten in Schritten von jeweils 15 Minuten aufzeichnen, sodass Sie sich darauf konzentrieren, nur wichtige Termine aufzuzeichnen. Die Tatsache, dass diese Kalender auf Papier waren, bedeutete auch, dass sie reißen, nass werden oder in einem Flugzeug zurückgelassen werden konnten. Du wolltest definitiv nicht dein ganzes Leben in einem Papierkalender aufbewahren.

Es gab eine Regel, die zu dieser Zeit passte und in die heutigen Produktivitätsbücher eingebettet ist: Werbung

“Nehmen Sie Termine nur mit anderen Personen in Ihren Kalender auf.”

(Die Konsequenz ist: “Tragen Sie nichts anderes in Ihren Kalender ein.”)

Einige haben dies dahingehend geändert, dass Sie nur größere Verpflichtungen eingehen sollten, die “Muss” passieren an einem bestimmten Tag und zu einer bestimmten Zeit in Ihrem Kalender. (Die schwache Definition von “Muss” macht die Regel verschwommen.) Es gibt Probleme mit diesem Ansatz. Wenn Sie als Student nächste Woche nicht heute Abend für eine Prüfung lernen müssen, müssen Sie diese frühe Wiederholungssitzung möglicherweise nicht planen und sehen sich stattdessen einen Film an.

Dies waren vernünftige Richtlinien für eine Zeit, als der Begriff “in deinem Kalender” bedeutete, dass ein von Ihnen erstellter Zeitbedarf buchstäblich als Termin auf ein Papierdokument geschrieben wurde. Es ist eine alte Denkweise, die einfach nicht zu der Technologie passt, die wir heute zur Verfügung haben. In der heutigen Welt ist ein Kalender, wie David Allen von GTD es nennt, nur eine besondere Art von Liste.

Er hat recht.

Der einzige Unterschied zwischen einer allgemeinen Liste und einem Kalender besteht in den darin enthaltenen Daten und Dauern. Werbung

Wenn Sie diese Informationen zu den Elementen in einer Liste hinzufügen, werden sie aufgerufen “zeitliche Kennzeichnung” und dieser Akt verwandelt eine Handlung wie “Nimm die Milch auf” in “Holen Sie die Milch am Montag um 17:00 Uhr ab. Nehmen Sie sich 20 Minuten Zeit”. Sobald den Zeitanforderungen temporäre Tags zugewiesen wurden, können sie in übersichtlichen Kalenderansichten angeordnet werden, die Tagen, Wochen, Monaten, Jahren usw. Entsprechen.

Das ist nicht ganz neu. Mein altes DayRunner-Tagebuch, das 1997 aufgegeben wurde, bot mehrere Möglichkeiten, die Zeitanforderungen in meinem Leben in Form von verschiedenen Beilagen zu betrachten.

Was sich geändert hat, ist die Art und Weise, wie wir mithilfe von Technologie Zeitanforderungen verwalten und diese Ansichten erstellen.

Heute haben wir jeden Tag einen Sturm von Zeitanforderungen um unser Leben. Sie können auf folgende Weise erfasst werden:

• Geistig: Diese existieren nur in Ihrem Kopf (z. B. eine mentale Notiz für sich, um heute Abend Pasta zum Abendessen zu haben.)
• Papier: Diese werden geschrieben (z. B. eine Aufgabenliste, die die Aktionen enthält, die Ihnen in einer Besprechung zugewiesen wurden.)
• Elektronisch: Diese sind in Bits und Bytes angegeben (z. B. der Zeitaufwand in Ihrem E-Mail-Posteingang).

Einer Teilmenge der elektronischen Artikel wurden temporäre Tags zugewiesen. Wenn Sie Ihren Kalender aufrufen, müssen Sie lediglich einen Ausschnitt oder eine Ansicht aller elektronischen Zeitanforderungen anzeigen, die zeitlich markiert sind.

Ein Kalender ist also eine Sicht. Da es sich um eine elektronische Ansicht handelt, können Sie verschiedene Ansichten anfordern, die nichts mit den Beschränkungen der geschriebenen oder gedruckten Seite zu tun haben. Sie können so viele Zeitanforderungen kennzeichnen, wie Sie möchten, ohne jemals den Platz zu verlieren. Werbung

In der Tat, wenn Sie einen magischen Geist hätten, würden Sie wahrscheinlich so viele Zeitanforderungen im Sturm wie möglich mit einem temporären Tag versehen. Wenn beispielsweise eine E-Mail eine Zeitanforderung auslöst, haben Sie das folgende Gespräch mit Ihrem Geist:

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1. “Ich muss eine Stunde an einem neuen Blogbeitrag arbeiten. Zeig mir meinen Kalender für morgen.”
2. “Danke, Geist. Morgen ist kein Platz mehr. Zeig mir den Kalender für nächste Woche.”
3. “Danke, Geist. Buchen Sie es für Freitag, nächste Woche, um 15 Uhr.”

Heutzutage brauchen wir keinen eigenen Geist, um den oben aufgeführten Schritten zu folgen, wenn wir unser mentales Modell von dem, was ein Kalender ist und wo er sich befindet, ändern.

Mentales Modell Nr. 1: Was ist der neue Kalender?

Indem Sie einen Kalender als Zeitscheibe oder als Ansicht anzeigen, wird der Vorgang des Anzeigens Ihres Kalenders in eine dynamische Aktivität umgewandelt, bei der Sie zwischen den Ansichten wechseln und die Elemente wechseln. Das Erstellen, Neuanordnen, Umformulieren, Verlängern, Verkürzen und Löschen von Zeitanforderungen wird einfach. Fast unmerklich bewegen wir uns in diese Richtung, da die neueste Technologie in Form von Tablets, Smartphones und Laptops die tägliche Durchführung dieser Änderungen erleichtert.

Mit der Gewohnheit, einen größeren Prozentsatz des Zeitaufwands zeitweise zu kennzeichnen und die Eleganz und die Fähigkeit zu beherrschen, verschiedene Ansichten zu verwenden, um nur die Informationen zu sehen, die wir gerade benötigen, wird es einfacher, eine größere Anzahl von Zeitanforderungen zu verwalten die richtige Zeit.

Mental Model # 2: Wo der neue Kalender steht

Der Zeitbedarf in dieser neuen Welt liegt nicht auf Papier, in einem Handgerät oder auf einer Festplatte. Stattdessen befinden sie sich in einer elektronischen Cloud, auf die über einen Bildschirm zugegriffen wird, der uns eine Echtzeitansicht bietet. Es ist kein Problem mehr, Sachen nass zu machen, und es ist auch kein Batterieausfall oder Absturz, da ausfallsichere Backups vorhanden sind. Wir sind nie ohne Zeitaufwand, auch wenn wir unser Lieblingsgerät zu Hause vergessen, da andere Methoden zum Aufrufen verschiedener Ansichten verwendet werden können. Eines Tages werden wir sogar Uhren haben, die eine Kalenderansicht aufrufen können. Werbung

Neue Technologien haben die Übernahme dieser neuen mentalen Modelle ermöglicht, aber es sind unsere täglichen Gewohnheiten, die diese Migration vorantreiben. Wir bemühen uns ständig darum, wie wir mit den Zeitanforderungen umgehen, und werden nur von Technologieinnovatoren begrenzt, die nur langsam verstehen, was wir versuchen und wie wir es versuchen.

Leider holen die Forscher auch nur langsam auf, obwohl einige davon zeigen, dass zeitliche Markierungen und Kalenderansichten von Fachleuten im Zeitmanagement verwendet werden. Diese Techniken ermöglichen es ihnen, eine größere Anzahl von Zeitanforderungen zu bewältigen: einen noch größeren Sturm.

Das sollte keine Überraschung sein. Der Widerstand, der in den Zeitmanagementbüchern festgeschrieben ist, basiert auf einem Papierparadigma. Mit der Neudefinition eines Kalenders im Hinblick auf den Zeitbedarf und der Cloud als ultimativem Speicherort können wir unseren eigenen Zauberkünstler einsetzen, um produktiver zu werden.

Hervorgehobene Bildnachweis: Kalender und Bleistift über Shutterstock und Inline-Fotokalender von Joe Lanman über Flickr (CC BY 2.0)