Suchen Sie nach einem freigegebenen virtuellen Arbeitsbereich?

  • Dominick Harrison
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In meiner Coaching-Praxis suche ich zunehmend nach Möglichkeiten, mit meinen Kunden an gemeinsam genutzten Dokumenten und Projekten online zu arbeiten. Ich suche aus zwei Gründen nach Online-Lösungen:

  1. Es ermöglicht meinem Kunden und mir, jederzeit auf Dokumente zuzugreifen und diese gemeinsam zu bearbeiten. Meine Kunden sind vielbeschäftigte Menschen, die die Flexibilität benötigen, an ihren eigenen Zeitplänen zu arbeiten.
  2. Meine Praxis umfasst Fernunterricht per Telefon, Instant Messaging usw. Wenn wir Dokumente bearbeiten oder austauschen müssen, sind PDF, E-Mail und Fax ineffektive Tools.

Wir möchten in der Lage sein, einen Online-Arbeitsbereich einzurichten, um Dokumente und Projekte an einem Ort zu bearbeiten. Wir müssen in der Lage sein: Werbung

  • Dokumente online veröffentlichen und bearbeiten;
  • Synchronisieren Sie unsere Kalender (insbesondere Outlook) automatisch mit Online-Kalendern und umgekehrt.
  • Kombinieren Sie Online-Kalender zu Gruppenkalendern, um auf einen Blick zu sehen, wann jede Person beschäftigt / frei ist.
  • Diskussionsthreads posten;
  • Erhalten Sie E-Mail- oder SMS-Benachrichtigungen ("Text"), wenn eine der ersten drei Funktionen (Dokumente, Kalender, Diskussionsthreads) von Gruppenmitgliedern geändert oder hinzugefügt wurde.

Ziemlich einfach, oder? Das glaubst du doch. Ich bin zu den ersten beiden Orten gegangen, von denen ich wusste, dass sie einige oder alle dieser Dienste anbieten: Google und Microsoft. Große Enttäuschung.

Google Groups

Die guten Nachrichten
Es ist kostenlos. Das ist schwer zu schlagen. Und Google hat zwei weitere Stärken, um seine Arbeit zu erledigen: a) es ist vollständig webbasiert und b) es gibt eine Fülle verschiedener Tools.

Wenn Sie webbasiert sind, können Sie nicht nur Dokumente, Diskussionen und Kalender speichern und anzeigen, sondern alle können auch direkt im Browser bearbeitet und freigegeben werden. Kein Client jeglicher Art auf Ihrem Computer erforderlich (außer einem Webbrowser); Sie müssen nie etwas herunterladen, es sei denn, Sie möchten Objekte für die Offline-Arbeit synchronisieren.

Ein besonders leistungsfähiges Tool ist die Formularfunktion, die über die Google-Tabelle verfügbar ist. Auf diese Weise können Sie eine Umfrage erstellen, die auf verschiedene Arten eingerichtet werden kann, und sie an eine Tabelle binden, in der die Antwortdaten erfasst werden. Ich habe es mehrmals benutzt und liebe es. Es verfügt nicht über die Leistungsfähigkeit und die Funktionalität einiger dedizierter Online-Umfrageangebote (wie die von Constant Contact), ist jedoch sicher, flexibel und kostenlos. Google Forms verfügt über eine grundlegende Vorlagensammlung, mit der Sie Ihre Umfrage oder Ihren Fragebogen auf attraktive Weise und mit minimaler Entwurfszeit einrichten können. Werbung

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Die Fülle der auf der Google-Website verfügbaren Tools ist wirklich beeindruckend. Google Groups, Docs, Kalender, Google Talk (IM), Blogger, Picasa usw. Aber das bringt mich zu ...

Die schlechten Nachrichten
Für so eine Fülle von Werkzeugen, Der Mangel an Integration machte mir zu schaffen. Einfach ausgedrückt gibt es fast KEINE Möglichkeit, ein Werkzeug auf integrierte Weise mit einem anderen zu verwenden. Möchten Sie Ihre freigegebenen Google Text & Tabellen in einer Google-Gruppe auflisten? Das geht nicht Möchten Sie Ihre Google Kalender synchronisieren, um einen freigegebenen Gruppenkalender in Google Groups zu erstellen? Das geht auch nicht. Möchten Sie eine Google Text & Tabellen-Tabelle in ein Google Text & Tabellen-Dokument einbetten? Nee. Die Liste der Dinge, die Sie nicht tun können, geht weiter und weiter.

Empfehlung:
Verwenden Sie Google, wenn Sie ein kostenloses Tool zum Teilen von Online-Arbeiten möchten, aber nicht viel erwarten. Der Mangel an Integration zu diesem Zeitpunkt im Spiel ist frustrierend. Es ist besonders merkwürdig, da Google eine sehr mächtige Sammlung einzelner Tools auf Lager hat. Es macht keinen Sinn, dass sie nicht besser integriert sind.

Windows Office Live

Die guten Nachrichten
Die beiden größten Vorteile der Microsoft-Tools sind wahrscheinlich: a) Sie sind eng in Microsoft Office (insbesondere Office 2007) integriert, und b) es steht viel mehr Speicherplatz zur Verfügung (5 GB im Vergleich zu 100 MB bei Google). Werbung

Wenn Sie über ein kostenloses Office Live-Konto verfügen, können Sie Ihre Office-Dokumente (Word, Excel usw.) direkt in Ihrem Online-Arbeitsbereich speichern. Dort können Sie andere einladen, sie anzuzeigen und zu bearbeiten.

Für die meisten Arten von Aktivitäten in einem Office Live-Arbeitsbereich ist eine Benachrichtigung verfügbar.

Die schlechten Nachrichten
Während die verschiedenen Tools über die Office-Kopie, die Sie auf Ihrem Computer installiert haben, enger integriert sind, ist die Nutzbarkeit des Netzwerks nicht höher als bei Google. Die Schwächen fallen in drei Bereiche:

  • Jeder, der auf Dokumente in Ihrem freigegebenen Arbeitsbereich zugreift, muss über eine Kopie von MS Office verfügen, um alle Bearbeitungs- und Integrationsfunktionen nutzen zu können. Diese Einschränkung "Nur für Microsoft-Kunden" ist schwerwiegend. Es gibt wahrscheinlich ein Maß an Benutzerfreundlichkeit bei Open Office, aber das ist noch weit entfernt von der Plattformunabhängigkeit von Google Documents.
  • Es gibt keine Möglichkeit, online zu bearbeiten. Wenn Sie unterwegs sind, können Sie Ihre Dokumente nicht einfach von einem Internetcafé oder den meisten Smartphones aus abrufen (nicht, dass das Bearbeiten von Google-Dokumenten von einem Smartphone aus ein Picknick ist, aber es kann zumindest erledigt werden)..
  • Die Kalenderintegration ist ein Albtraum. Ich habe Stunden damit verbracht, herauszufinden, wie ich einen Kalender in Office Live einrichten kann, der mit meinem Outlook-Kalender synchronisiert wird. Das funktioniert nicht nur nicht, es hat ewig gedauert, bis ich herausgefunden habe, wo sich mein Kalender befindet, wenn ich ihn online 'veröffentliche' (er wird zu einer Site mit der Adresse calendars.office.microsoft.com geleitet, die nicht mit der verknüpft ist Rest der Office Live-Site, die ich finden kann). Und Sie können nicht auf zwei Arten synchronisieren. Sie können Ihren Online-Kalender nur mit Outlook synchronisieren, nicht umgekehrt. Dies ist eine schwerwiegende Einschränkung für einen "Live" -Gruppenarbeitsbereich.
  • Eine weitere Schwäche ist die verwirrende Beziehung zwischen Windows Live, Office Live und Office Live Small Business. Oh warte - es gibt auch Microsoft Groove! Die Unterscheidung zwischen diesen Angeboten ist unklar, und es scheint keine Integration zwischen Windows Live (z. B. Messenger) und Office Live zu geben. Außerdem ist die Unterscheidung zwischen den verschiedenen "Leben" unklar. Zumindest in Google ist klar, wofür genau jedes Tool gedacht ist, auch wenn sie nicht gut zusammenspielen.

Fazit?

Das gewünschte Tool existiert nicht. Angesichts der großen Anzahl von Akteuren in diesem Bereich und des explodierenden Interesses an virtuellem, kollaborativem Lernen und Arbeiten bin ich überrascht. Ich habe mir auch einige kostenpflichtige Websites angesehen, z. B. Central Desktop. Dies erledigt die Aufgabe sicherlich besser als Microsoft oder Google, führt jedoch einige grundlegende Funktionen (wie das Synchronisieren und Zusammenführen mehrerer Kalender) nicht aus. Angesichts der Tatsache, dass Central Desktop eine Gebühr erhebt, würde ich davon ausgehen, dass es einen echten Schnickschnack gibt. Nicht so. Ich gehe davon aus, dass es irgendwo da draußen, in einem High-End-Intranet, ein proprietäres Tool gibt, das dies tut, aber für den Rest von uns sicherlich nicht verfügbar ist. Werbung

Was ist die Schlussfolgerung? Wir müssen separate Tools verwenden, um einen virtuellen Arbeitsbereich für die Zusammenarbeit zusammenzufügen: Microsoft hat eine ziemlich gute Office-Integration (mit Ausnahme des Outlook-Kalenders), Google hat viele gute Tools für die gemeinsame Nutzung, Tungle hat einen fantastischen Gruppenkalender, Central Desktop macht einen anständigen Job, aber Gebühren.

Wenn ich ein System auswählen müsste, ist das von Google wahrscheinlich das nächstgelegene. Google ist ziemlich gut darin, Kalender auf eine Weise zu synchronisieren, die Sie freigeben können, Blogs zu hosten, Dokumente direkt in der HTML / Web-Umgebung zu speichern und zu bearbeiten und einen sehr einfachen freigegebenen Speicherplatz in Google Groups bereitzustellen. Keine andere Website bietet all dies “in einem Platz”. Aber dann ist das der größte Frust bei Google, da sie auch nicht an einem Ort sind. Sie müssen vom Kalender über Dokumente zu Blogger zu Gruppen und wieder zurück springen, um einen Eindruck davon zu bekommen, was Ihre Gruppe vorhat. Wie eine Site all diese Tools separat unterbringen und nicht in einer Oberfläche zusammenführen kann, ist mir ein Rätsel. Sie haben sogar die Benutzeroberfläche bereits - richten Sie eine Version von iGoogle mit Registerkarten ein und sehen Sie, was ich meine!

Google ruht sich nicht auf seinen Lorbeeren aus. In der frühen Entwicklungsphase befindet sich ein neues Freigabeprojekt namens Google Wave, mit dem Benutzer Ideen, Dateien, Dokumente, Videos und Audiodaten in Echtzeit (Think IM) und asynchron (Think Posting) freigeben können. Wenn sie nun eine echte Gruppenkalenderfunktion und vollständig bearbeitbare Google Text & Tabellen in diese integrieren könnten, könnten wir etwas erreichen!

Ich freue mich sehr darauf, die Lösungen anderer auf der Suche nach gemeinsam genutzten virtuellen Arbeitsbereichen zu lesen.




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