Produktivität leicht gemacht Auswahl der nächsten Schritte mit GTD

In der vorherigen Folge des Produktivität leicht gemacht (Verwenden von GTD zur Verbesserung Ihrer Produktivität) Wir sprachen darüber, wo wir mit GTD beginnen sollten - der Gehirn-Dump-Übung. Heute ist es an der Zeit, Ihre umfangreiche Liste von Dingen zusammenzustellen und einen umsetzbaren Plan zu erstellen, der die Auswahl der nächsten Schritte erleichtert sehr leicht.

Wenn Sie bei Ihrer Arbeit keine Methodik anwenden, kann die Auswahl Ihrer nächsten Aufgabe schwierig sein. Es gibt so viele Dinge zu tun und doch so wenig Zeit. Sie können versuchen, die wichtigsten Aufgaben zuerst zu erledigen, aber wie entscheiden Sie, was wirklich wichtig ist und wie es nur scheint? Darüber hinaus ist etwas in der Tat wichtig oder nur dringend?

Das Lösen solcher Herausforderungen ist der Punkt, an dem GTD wirklich überzeugt. Sie können die Methode verwenden, um Ihre Brain Dump-Liste so unübersichtlich wie möglich in umsetzbare Abschnitte zu unterteilen.

Teilen Sie Ihre Liste in Projekte

Mit Ihrer Brain Dump-Liste können Sie nicht effektiv arbeiten. Wenn Sie produktiv sein wollen, brauchen Sie etwas kleineres und handlicheres.

Der erste Schritt, um so etwas zu erstellen, besteht darin, Ihre Aufgabenliste in eine zu verwandeln Liste der Projekte. Wie machst du das jetzt??

Nehmen Sie Ihre Liste und sammeln Sie alle ähnlichen Aufgaben zusammen. Mit ähnlich meine ich die Aufgaben, die im Wesentlichen den gleichen Bereich berühren.

Angenommen, Sie sind ein freiberuflicher Designer und ein Blogger, nur als Beispiel. Auf Ihrer Hauptliste befinden sich möglicherweise Aufgaben wie: Das Menü für Client X verbessern, benutzerdefinierte Schaltflächen für Client X entwerfen, die Y-Site des Clients fertigstellen, einen neuen Beitrag für meinen Blog schreiben und WordPress aktualisieren. Werbung

Sie können solche Aufgaben übernehmen und in Gruppen von: Client-X-Aufgaben, Client-Y-Aufgaben, meine Blog-Aufgaben - Das sind Ihre Projekte.

Ich verwende ein spezielles Beispiel, da dies die einfachste Art ist, die meisten Dinge zu erklären, aber das Konzept kann leicht auf andere Bereiche und verschiedene Arten von Aufgaben angewendet werden. Die Hauptregel für das Erkennen eines Projekts lautet: finden Sie mindestens zwei Aufgaben, die eng miteinander verbunden sind.

Dies ist der erste Ansatz - die Aufgaben zu übernehmen und in Projekten zusammenzufassen. Es gibt auch den zweiten Ansatz - komplexe Aufgaben auszuwählen und Projekte um diese herum zu erstellen. Mit Komplex meine ich alles, was erfordert mehr als eine Aktion um sie zu vervollständigen.

Hier ist ein weiteres Beispiel. So etwas wie “habe das auto repariert” wird wahrscheinlich auf Ihrer Liste angezeigt. Das klingt nach einer einzelnen Aufgabe, ist es aber nicht. Um dies tatsächlich zu erreichen, müssen Sie sich um eine Reihe von Aufgaben kümmern. In diesem Fall: Wählen Sie einen Mechaniker, rufen Sie ihn an und vereinbaren Sie einen Termin, bringen Sie Ihr Auto zum Mechaniker, holen Sie das Auto ab. Am Ende ist aus einer scheinbar einfachen Aufgabe, das Auto reparieren zu lassen, ein Projekt geworden. Und das ist in Ordnung.

Lesen Sie weiter

10 kleine Änderungen, damit sich Ihr Haus wie ein Zuhause anfühlt

Was macht glücklich? 20 Geheimnisse von „immer glücklichen“ Menschen

Wie Sie Ihre übertragbaren Fähigkeiten für einen schnellen Karrierewechsel schärfen

Am Ende möchten Sie eine Reihe von Projekten haben, bei denen jedes Projekt aus mindestens zwei Aufgaben besteht. Von hier aus können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

Nächste Aufgabenliste

Hier verbringen Sie den größten Teil Ihrer Zeit mit GTD.

Ab sofort haben Sie Ihre Projektliste, wissen aber noch nicht genau, was Sie damit anfangen sollen. Beginnen Sie mit der Auswahl Nur EINE Aufgabe von jedem Projekt, und dann auf eine separate Liste setzen.

Diese eine Aufgabe sollte die nächste sinnvolle sein, die Sie tun können, um ein bestimmtes Projekt zum Laufen zu bringen. Jedes Projekt hat eine solche Aufgabe, daher sollte die Auswahl kein Problem darstellen. Werbung

Für unser Beispiel zur Fahrzeugreparatur wäre die nächste Aufgabe die Auswahl eines Mechanikers.

Versuchen Sie jedoch nicht, mehrere auszuwählen. Ich weiß, dass bei einigen Projekten möglicherweise mehr Aufgaben gleichzeitig erledigt werden müssen, aber das stimmt nicht. Selbst wenn Sie zwei Aufgaben zur gleichen Zeit haben, werden Sie immer noch mit der einen beginnen und dann die andere erledigen. Es ist nicht möglich, eine Aufgabe mit der linken Hand und die andere mit der rechten Hand zu erledigen. Halten Sie sich nur für jedes Projekt an eine einzelne nächste Aufgabe.

Die Liste, die Sie gerade erstellen (eine, die nur eine Aufgabe aus jedem Projekt enthält), heißt nächste Aufgabenliste. Der Name erklärt es gut genug. Diese Liste enthält alle Aufgaben, die Sie als Nächstes erledigen müssen. nichts mehr.

Auswählen von Aufgaben aus der Liste der nächsten Aufgaben

Die Liste selbst besteht immer noch aus vielen verschiedenen Aufgaben. Sie müssen also eine Möglichkeit finden, zu entscheiden, welche Sie zuerst tatsächlich ausführen sollten.

Es gibt vier Hauptfaktoren, die Ihnen bei der Entscheidung helfen können, was zu tun ist, wenn Sie sich Ihre nächste Aufgabenliste ansehen.

1. Dein Kontext.

Das klingt ausgefallen, aber was es tatsächlich bedeutet, ist die Umgebung, in der Sie sich gerade befinden. Einige mögliche Kontexte könnten sein: im Büro, zu Hause, auf meinem Handy, Einkaufszentrum, und so weiter.

Es ist offensichtlich, dass einige Aufgaben nur ausgeführt werden können, wenn Sie sich im richtigen Kontext befinden. Wenn Sie einen Bürojob haben, können Sie keine berufsbezogenen Aufgaben erledigen, wenn Sie nicht im Büro sind, also überladen Sie Ihre Gedanken nicht einmal damit, wenn Sie zu Hause sind. Werbung

Dieses Kontextprinzip ist ziemlich offensichtlich, aber es ist immer noch gut, es im Hinterkopf zu behalten, um unproduktiv denken zu können, was uns manchmal überrascht.

2. Verfügbare zeit.

Unterschiedliche Aufgaben beanspruchen unterschiedliche Zeit. Wenn Sie nur 30 Minuten Zeit haben, ist es sinnlos, an der neuen Marketingstrategie für Ihr Unternehmen zu arbeiten ...

Versuchen Sie bei der Auswahl einer Aufgabe immer vorherzusagen, wie viel Zeit dafür benötigt wird, und vergleichen Sie diese mit der tatsächlich zur Verfügung stehenden Zeit.

3. Verfügbare Energie.

Vielleicht haben Sie einfach keine Lust auf kreative Arbeit ... Vielleicht ist eine einfache körperliche Arbeit im Moment besser geeignet ... wie das Waschen des Autos oder so.

Das ist in Ordnung, Sie müssen nicht rund um die Uhr zu 100% geistig gestärkt sein. Manchmal ist es gut, diese anderen Momente zu nutzen, um andere Arbeiten auszuführen.

4. Prioritäten. Werbung

Hier beginnt der Spaß. Das letzte Element bei der Entscheidung, was als nächstes zu tun ist.

Grundsätzlich bin ich mir sicher, dass Sie eine Vorstellung davon haben, welche Prioritäten gesetzt werden. Entweder ist dir etwas im Moment wichtig oder nicht.

Zum Beispiel fühlten Sie sich gestern gut, aber heute fühlen Sie sich krank. Deshalb hat der Besuch eines Arztes die höchste Priorität, obwohl er gestern keine Priorität hatte.

Prioritäten können sich täglich ändern; das ist normal. Es bedeutet nicht, dass Sie eine nicht organisierte Person sind. Ich würde das Gegenteil sagen: Wenn Sie in den letzten 10 Jahren die gleichen Prioritäten haben, ist es vielleicht an der Zeit, diese zu überdenken.

Dies ist nur ein vereinfachtes Modell der Prioritäten. GTD führt die Idee der Prioritäten jedoch viel weiter und verwandelt sie in etwas viel Nützlicheres. Wir werden in einem der nächsten Beiträge über Prioritäten sprechen, aber denken Sie vorerst nur an die Antwort auf die Frage von “Was ist die wichtigste Aufgabe für mich in diesem Moment?”

Das ist es im Grunde, wenn es darum geht, auszuwählen, was als nächstes zu tun ist. Um es noch einmal zusammenzufassen:

1. Erstellen Sie Ihre Projektliste.
2. Nehmen Sie eine Aufgabe aus jedem Projekt und fügen Sie sie in Ihre nächste Aufgabenliste ein.
3. Wählen Sie anhand Ihres Kontexts, der verfügbaren Zeit, der verfügbaren Energie und der Prioritäten (in dieser Reihenfolge), was als Nächstes zu tun ist..
4. Mach die Aufgabe.
5. Setzen Sie eine weitere Aufgabe aus demselben Projekt in die nächste Aufgabenliste.
6. Kehren Sie zu Punkt 3 zurück.

Eine Frage an dich. Finden Sie GTD komplex und schwierig zu implementieren?? Um ehrlich zu sein, das war mein erster Eindruck. Aber ich bin froh, dass ich es trotzdem implementiert habe, das ist sicher.

(Bildnachweis: Ihr nächster Schritt über Shutterstock)