Meine Kämpfe mit E-Mail-Triage

Ich genieße Informationen, wahrscheinlich mehr als ich sollte. Ich habe es geschafft, einen Karriereweg zu finden, auf dem Informationen wirklich Geld sind - wenn ich eine Geschichte brechen oder einen neuen Blickwinkel darauf schaffen kann, kann ich am Ende des Tages etwas essen. Ich bin ständig auf der Suche nach neuen Informationen, die ich nutzen kann. Ich bekomme E-Mails über alles Mögliche, verfolge fast 300 Blogs und Websites per RSS und versuche im Allgemeinen, alles zu wissen, sobald es passiert.

So sehr ich Informationen auch liebe, ich bin bereit zuzugeben, dass ich ein Problem habe. Ich fange an, ein wenig überlastet zu werden, und mein altes Informations-Triage-System funktioniert bei mir einfach nicht. Bisher war es ausreichend, eine E-Mail oder einen Post zu lesen und sofort darauf zu reagieren oder sie in meine Liste zukünftiger Aufgaben aufzunehmen. Ich konnte mir einen Moment Zeit nehmen, wenn eine neue E-Mail auftauchte, und einfach loslegen. Aber nicht länger. Ich habe genug Informationen auf meinem Weg, damit mein System reifen kann. Werbung

Ich hatte bereits Labels sowohl in meinem E-Mail-Konto als auch in meinem RSS-Reader implementiert, aber sie sind das letzte Wort im Umgang mit Dingen geworden. Beispielsweise sind E-Mail-Newsletter alle als solche gekennzeichnet und werden nur gelesen, wenn wichtigere Angelegenheiten behandelt wurden, und werden alle zusammen gelesen. Gleiches gilt für Blogs und Websites. Es gibt einige Websites, die ich einfach lesen muss, um meine Arbeit zu erledigen - diese stehen ganz oben auf meiner Liste. Alles andere kann warten, bis ich ein neues Projekt brauche.

Am Montag habe ich versucht, die Zeit zu verkürzen, die ich für E-Mails und andere Informationen aufgewendet habe. Bisher habe ich ein Browserfenster mit meiner E-Mail, meinem RSS-Reader und anderen Informationstools immer geöffnet. Ich machte eine Panne und befolgte den Rat fast aller Produktivitätsexperten: Ich schloss das Fenster. Es machte auch einen Unterschied. Selbst eine Minute zum Löschen einer E-Mail zu brauchen, reicht anscheinend aus, um meinen Gedankengang zu unterbrechen. Es hat pure Willenskraft gekostet - ich bin wirklich informationsabhängig -, aber am Montag habe ich im Laufe meines Arbeitstages nur vier Mal meine E-Mails überprüft. Es war auch okay. Ich weiß, dass ich mehr getan habe, als ich normalerweise getan hätte, und nichts Wichtiges ist durch die Ritzen gerutscht. Ich habe es geschafft, mein RSS-Lesen und das andere Surfen im selben Zeitraum zu halten. Werbung

Penelope Trunk sagte gestern etwas, während sie erklärte, warum sie niemals zu der ersten, wichtigsten Sache auf ihrer To-Do-Liste gelangt. Es hat mich wirklich beeindruckt: “… Ich setze mich um 8 Uhr zur Arbeit und beantworte E-Mails. Das ist nie das Wichtigste, aber es macht immer am meisten Spaß, denn ein voller Posteingang ist wie ein Eimer voller Lottoscheine: Man weiß es nie, aber man hofft immer, dass man groß rauskommt.” (Der Rest des Beitrags handelt nicht von E-Mails.) Genau das passiert mir! Ich setze mich, beginne zu lesen und starte meine ersten Aufgaben, um ein paar E-Mails zu verarbeiten, die wirklich nicht so wichtig sind.

Lesen Sie weiter

10 kleine Änderungen, damit sich Ihr Haus wie ein Zuhause anfühlt

Was macht glücklich? 20 Geheimnisse von „immer glücklichen“ Menschen

Wie Sie Ihre übertragbaren Fähigkeiten für einen schnellen Karrierewechsel schärfen

Scrollen Sie nach unten, um mit dem Lesen des Artikels fortzufahren

Fast 36 Stunden lang habe ich meinen Computer nicht berührt - Montagabend bis Mittwochmorgen. Aber als ich mich am Mittwoch anmeldete und 97 E-Mails in meinem Posteingang fand, fühlte ich mich großartig - so viele Leute wollten mit mir reden! Ich habe es auf 60 E-Mails reduziert, für die ich tatsächlich etwas tun musste, von Antworten bis hin zu Notizen in meinem Kalender. Wir werden nicht einmal darüber nachdenken, wie viele Updates auf meinen RSS-Reader gewartet haben. Ich wusste, dass ich eigentlich nur ein bisschen schnelles Triage machen sollte, um sicherzustellen, dass nichts dringlich war, und mich dann mit meiner Arbeit für den Tag befassen sollte. Ich hätte später alles andere erledigen können und die Sorge um eine Zeitkrise am Ende des Tages vermieden. Aber nein. Ich war von meiner E-Mail-Freude fasziniert und verbrachte fast zwei Stunden damit, all diese E-Mails durchzugehen, Antworten zu erstellen und Notizen zu machen. Ich habe einen schönen, leeren Posteingang, der angezeigt werden soll, sowie eine Reihe von rückgängig gemachten Aufgaben. Zu sagen, dass ich vom Wagen gefallen bin, würde es leicht machen. Schlimmer noch, als ich versuchte, mich auf meine Arbeit zu konzentrieren, fiel es mir sehr schwer, mehr als ein oder zwei Minuten für dieselben Gedanken zu verwenden. Werbung

Das Erstellen einer neuen Methode zur Informationsverarbeitung ist für mich ein ständiger Versuch. Es wäre viel einfacher, wenn ich nicht nur die Nachrichten zum Teufel lesen würde, aber ich weiß, dass es für mich die einzige Möglichkeit sein könnte, mich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren, wenn ich mich daran gewöhne, Informationen nicht immer zur Hand zu haben - die Dinge, für die ich bezahlt werde. Für mich geht es darum, ein Gleichgewicht zwischen dem Lesen der Informationen, die mich zur zukünftigen Arbeit führen, und dem Abschließen meiner aktuellen Projekte zu finden. Ich fange an zu denken, dass es zumindest für mich ein tolles Ziel wäre, meine E-Mails einmal am Morgen und einmal am Abend zu lesen. Ich bin mir nicht sicher, wie lange es dauern wird, bis dieses Ziel erreicht ist, aber ich arbeite daran, den Erfolg vom Montag zu wiederholen.

Haben Sie irgendwelche Möglichkeiten, sich auf dem Laufenden zu halten? Tricks, um sich nicht in E-Mails und anderen Informationen zu verirren? Bitte teilen Sie - ich brauche möglicherweise alle Hilfe, die ich bekommen kann! Werbung