Fehler, die Sie vermeiden sollten, wenn Sie papierlos arbeiten

  • Ronald Chapman
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Sie sind entschlossen, papierlos zu arbeiten, möchten es aber auf intelligente Weise tun? In diesem Artikel werden 4 große Fehler behandelt, die Sie möglicherweise machen, wenn Sie versuchen, papierlos zu werden.

Fehler, die Sie vermeiden sollten, wenn Sie papierlos arbeiten

Fehler Nr. 1 - Den Papierfluss zu Ihnen nicht stoppen

  • Erhalten Sie immer noch Papierzeitschriften? Kündigen Sie diese Abonnements jetzt: Wie oft sitzen sie nur herum und häufen sich, bevor Sie sie lesen können?
    • Wenn Sie Ihre Magazine lieben und eine digitale Alternative benötigen, probieren Sie die Next Issue App aus.
  • Melden Sie sich für die papierlose Abrechnung an und vermeiden Sie, dass eine Menge Papierartikel an Ihre Mailbox gesendet werden.
  • Abbestellen von unerwünschten Mailings ganz einfach: Verwenden Sie eine App wie Paper Karma, um ein Bild von der zu machen zu und von Adressen auf den Postsendungen und sie kümmern sich um den Rest.

Fehler Nr. 2 - Papier stapeln lassen

Wenn Sie papierlos arbeiten möchten, müssen Sie verhindern, dass sich Papier um Sie herum ansammelt. Werbung

  • Behandeln Sie Papier, wenn Sie es ins Haus bringen:
    • Recyceln oder entsorgen Sie nicht benötigte E-Mails oder Mitteilungen. Stellen Sie sicher, dass Sie Paper Karma verwenden, um zu verhindern, dass der nächste Artikel dieser Firma an Ihrer Tür auftaucht.
    • Bestimmen Sie einen Punkt für alles Papier, das bearbeitet werden muss, z. Wenn Sie eine Rechnung haben, die Sie bezahlen müssen, können Sie sie in einen dafür vorgesehenen Abfalleimer legen.
      • Vergessen Sie nicht, sich für die papierlose Abrechnung von wiederkehrenden Rechnungen anzumelden.
    • Alle Papiere, die archiviert werden müssen, sollten sofort gescannt und anschließend zerkleinert oder recycelt werden.
    • Wenn Sie das Originaldokument aus irgendeinem Grund aufbewahren müssen, scannen Sie es zuerst und legen Sie es dann an einem sicheren Ort ab.
      • In der Regel bewahre ich Belege, die für Rücksendungen benötigt werden, in einer Datei für das laufende Steuerjahr auf.
      • Kleine Wareneingänge werden nach ein paar Monaten vernichtet, es sei denn, dies wird aus steuerlichen Gründen benötigt.
      • Große Ticketquittungen sollten abgelegt werden, bis Sie den Artikel nicht mehr haben.
  • Immer mehr Unternehmen und Anbieter ermöglichen jetzt den papierlosen Empfang, was uns allen wirklich hilft, papierlos zu werden.
    • Leiten Sie alle Quittungen, die Sie haben, an Ihren Evernote-Quittungsordner weiter und versehen Sie ihn mit Datum, Firma und Artikel (falls zutreffend)..
  • Bitten Sie Familie und Freunde, E-Mails oder E-Cards anstatt Papierkarten zu senden. Schauen Sie sich AmericanGreetings.com oder Apps wie Red Stamp an, um schöne digitale Karten zu verschicken.

Fehler 3 - Falsches Scannen beim Versuch, papierlos zu arbeiten

Ich kenne einen Herrn, der viele Stunden damit verbracht hat, alle seine Dokumente zu scannen, um papierlos zu werden. Ich fand das großartig, bis seine Frau mir die Details erzählte, wie er sie gescannt hat. Bitte wiederholen Sie diese Fehler nicht in Ihrer papierlosen Suche: Werbung

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  • Scannen von Dokumenten, die nichts miteinander zu tun haben, in einem großen Stapel. Sicher, es kann das Scannen beschleunigen, aber dann haben Sie große PDF-Dateien mit Dokumenten, die nicht in Beziehung stehen und nicht auf sinnvolle Weise elektronisch abgelegt werden können.
  • Speichern Sie Ihre gescannten Dokumente an einem alten Ort auf Ihrer Festplatte.
  • Sie haben kein System, um die gescannten Dokumente zu finden.

Die Frau dieses Herrn hatte keine Ahnung, wo er irgendetwas gefunden hatte, das er gescannt hatte. Sie sagte, es sei jetzt viel schwieriger, etwas zu finden, und musste ihn immer darum bitten, ein Dokument zu finden. Es gab keine Produktivitätsverbesserungen, die aus diesem Projekt resultierten. Werbung

Vermeiden Sie diese Scanfehler, indem Sie wie Papier zusammen scannen und ein gutes elektronisches Ablagesystem beibehalten, um gespeicherte Dokumente finden zu können. Ich verwende Evernote, um Letzteres zu erreichen, und repliziere mein Dateisystem in Evernote über Notizbücher und Tags. Die Suche in Evernote ist beispielhaft und ermöglicht es dem Benutzer, auf einfache Weise in einem Dokument nach den Schlüsselwörtern zu suchen, die er zur Identifizierung benötigt. Besonders hilfreich ist die Evernote Pro PDF-Suchfunktion, die für alle, die papierlos arbeiten möchten, ein Muss ist.

Fehler 4: Kein Backup-System vorhanden

Unabhängig davon, ob sich Ihre gescannten Dokumente auf Ihrer Festplatte oder in der Cloud befinden, sollten Sie eine Sicherungskopie erstellen. Ich empfehle mindestens einen Satz lokal und einen in der Cloud.

Hast du deine papierlose Suche schon begonnen? Wenn ja, teilen Sie uns in den Kommentaren unten Ihre besten Tipps mit, wie Sie papierlos arbeiten können. Lassen Sie uns auch wissen, wie diese Tipps Ihnen auf Ihrer Reise helfen.

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