Die Kunst der Priorisierung beherrschen

  • Brett Ramsey
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Wissen Sie, dass Priorisierung eine Kunst ist? Es ist eine Kunst, die Sie in jedem Bereich, der für Sie von Bedeutung ist, zum Erfolg führt.

Durch die Priorisierung spreche ich nicht so sehr über die Zuweisung von Aufgaben, sondern über die Entscheidung, welche chronologische Priorität in Ihrem Tag haben soll-Finden Sie heraus, welche Aufgaben Sie zuerst erledigen und welche Sie zuletzt erledigen werden.

Es gibt zwei Ansätze zu “Priorisierung” Die Aufgaben in Ihrer Aufgabenliste, die ich ziemlich oft sehe:

Ansatz Nr. 1 Die größten Aufgaben zuerst angehen und aus dem Weg räumen

Die Idee ist, dass Sie, wenn Sie sie zuerst angehen, mit dem Druck und der Angst fertig werden, die sich aufbauen und verhindern, dass Sie irgendetwas erledigen - egal, ob es sich um große oder kleine Aufgaben handelt. Leo Babauta ist ein Befürworter dieser Big Rocks-Methode.[1] Werbung

Ansatz Nr. 2 Bewältigen Sie die Aufgaben, die Sie mit minimalem Aufwand schnell und einfach erledigen können

Befürworter dieser Methode glauben, dass Sie weniger Lärm haben, wenn Sie zuerst die kleinen Pommes frites anfassen, der Sie von der Peripherie Ihres Bewusstseins ablenkt.

Wenn Sie daran glauben, Ihre E-Mails zu lesen und zu beantworten, Anrufe zu tätigen und Google Reader auf Null zu setzen, bevor Sie in die Arbeit mit hohen Erträgen eintauchen, sind Sie ein Befürworter dieser Methode. Ich nehme an, Sie könnten sagen, dass GTD diese Art von Methode unterstützt, da die Methodik den Followern empfiehlt, Aufgaben zu erledigen, die innerhalb von zwei Minuten genau dort und dann erledigt werden können.

So finden Sie heraus, wie Sie Prioritäten setzen

Mein eigener Ansatz ist vielleicht eine Mischung aus beiden.

Ich werde meine tägliche Aufgabenliste aufschreiben und neben den drei Aufgaben, die ich an diesem Tag erledigen muss, kleine Prioritätssterne setzen. Sie müssen keine großen Aufgaben sein, aber neun von zehn sind es. Werbung

Kleinere Aufgaben sind selten genug wichtig, um überhaupt einen Stern zu rechtfertigen. Ich kann immer davonkommen, ohne meinen Posteingang zu überprüfen, bis ich am nächsten Tag überfüllt bin, und die Leute, die sich mit mir in Verbindung setzen müssen, wissen sehr schnell, wie.

Aber ich empfehle Ihnen mein Priorisierungssystem nicht. Ich sage auch nicht, dass meine Methode besser ist als Leos Big Rocks-Methode, und ich sage auch nicht, dass sie besser ist als die “Wenn es schnell gehen kann, machen Sie es zuerst” Methode entweder.

Die Sache mit der Priorisierung ist die Zu wissen, wann etwas zu tun ist, hängt sehr von Ihnen und Ihrer Arbeitsweise ab. Manche Menschen müssen kleine Arbeiten erledigen, um ein Gefühl der Vollendung und Klarheit zu finden, das es ihnen ermöglicht, sich auf größere Dinge zu konzentrieren und diese in Angriff zu nehmen. Andere müssen sich mit den großen Aufgaben befassen, oder sie werden in die geschäftige Arbeit des Tages verwickelt und werden nie weitermachen, besonders wenn sich die Anzahl der Google Reader nur weigert, auf Null gesetzt zu werden (ich persönlich empfehle die Schaltfläche "Alles als gelesen markieren" -I benutze es die meisten Tage!).

Ich bin dazwischen, weil meine eigenen Muster überall sein können. An manchen Tagen werde ich bereit sein, um 7 Uhr morgens in große Projekte einzusteigen. In anderen Fällen muss ich jeden Posteingang auf Null stellen und die Papiere auf meinem Schreibtisch aufräumen, bevor ich mich auf etwas Ernsthaftes konzentrieren kann. Ich weiß auch, dass meine höchste, effiziente Arbeitszeit nicht um 11 oder 15 Uhr oder zu einer bestimmten Zeit kommt, wie dies für viele Menschen der Fall ist, aber ich habe mehrere Spitzen, die durch ein paar Täler geteilt sind. Ich kann fühlen, was auf mich zukommt, und versuchen, meinen Zeitplan so flüssig zu halten, dass ich mich anpassen kann.

Deshalb Ich benutze ein mit einem Stern versehenes Aufgabenlistensystem eher als eine geplante Aufgabenliste. Es erlaubt mir, mir selbst zu vertrauen (etwas, von dem ich annehme, dass es eine gewisse Disziplin erfordert) und eine maximale Effizienz zu erzielen, indem ich mit dem Wind blase. Wenn ich die Gipfel und Täler bekämpfe, werde ich weniger fertig; aber wenn ich in jeder Zeit des Tages, wie sie kommt, bestimmte Arten von Arbeit mache, werde ich mehr tun als die meisten anderen in einer ähnlichen Branche. Werbung

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Sie sind möglicherweise nicht in der Lage, sich in diesem Maße zu vertrauen, ohne in die Falle der geschäftigen Arbeit zu geraten. Sie sind möglicherweise nicht in der Lage, große Aufgaben als Erstes am Morgen zu bewältigen, ohne das Gefühl zu haben, gegen eine unsichtbare Mauer zu drücken, die sich nicht rührt. Sie sind möglicherweise nicht in der Lage, kleine Aufgaben vor den großen zu erledigen, ohne Schuldgefühle und Dringlichkeit zu verspüren.

Mein Punkt ist:

Die Priorisierungssysteme selbst spielen keine Rolle. Sie sind alle ziemlich gut für eine Gruppe von Menschen, nicht zuletzt für die Menschen, die sich für sie einsetzen, weil sie sie nutzen und für effektiv halten.

Was zählt, ist, dass Sie nicht auf ein einziges Dogma hereinfallen (und ich sage nicht, Leo Babauta oder David Allen predigen diese Dinge als Dogma, aber manchmal tun es ihre Befürworter), bis Sie die Systeme ausgiebig ausprobiert haben und herausgefunden haben, welche Methode der chronologischen Priorisierung für Sie funktioniert.

Und wenn das System, das Sie bereits verwenden, großartig funktioniert, müssen Sie es nicht mit anderen probieren. In der Welt der persönlichen Produktivität ist es zu einfach, sich mit etwas zu beschäftigen, das funktioniert, und Sie können nicht mehr in Ihren früheren Groove zurückkehren. Werbung

“Wenn es nicht kaputt ist, reparieren Sie es nicht.”

In Wahrheit gilt dieses Prinzip für alle Arten von persönlichen Produktivitätsproblemen, obwohl es wichtig ist zu wissen, für welche Probleme es gilt.

Wenn Sie dachten, dass Multitasking jeden Tag gut für Sie funktioniert und ich behaupten muss, dass Sie falsch sind, dann ist Multitasking ein universeller Mythos in meinen Büchern! Wenn Sie jedoch feststellen, dass Sie Aufgaben priorisieren, die nie erledigt werden, müssen Sie möglicherweise überlegen, welchen der oben genannten Ansätze Sie verwenden, und auf ein persönlich wirksameres System umsteigen.

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Hervorgehobene Bildnachweis: Sabri Tuzcu über unsplash.com

Referenz

[1] ^ Zen-Gewohnheiten: Big Rocks First: Verdoppeln Sie Ihre Produktivität in dieser Woche



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