Machen Sie Meetings weniger hasserfüllt und produktiver

Wenn sich viele Menschen Besprechungen vorstellen, stellen sie sich einen Chef oder Vorgesetzten vor, der über einen längeren Zeitraum Anforderungen und Statistiken ausgibt, während die Mitarbeiter gedankenlos zum Kopf des Raums blicken. Diese Besprechungen können eine enorme Zeitverschwendung sein, wenn die Vorgesetzten keine Mitarbeiter einbeziehen und den Mitarbeitern der Fokus und das Engagement für die Fertigstellung einer bestimmten Agenda fehlt. Aber wenn Meetings interaktiv, konzentriert und gut geplant sind, können sie unglaublich produktiv sein. Drei Aspekte, auf die Sie sich bei der Zusammenstellung eines Bürotreffens konzentrieren sollten:

1. Sie unvergesslich machen

Jedes Meeting sollte für sich herausstechen, um es einzigartig und erinnerungswürdig zu machen. Planen Sie Besprechungen für ungerade Zeiten, z. B. 9:17 Uhr anstelle von 9:15 Uhr oder 9:30 Uhr. Der Kommunikationsmanager von TINY Pulse Neal MacNamara erklärt, dass die Planung von Besprechungen immer um 8:48 Uhr erfolgt “Verspätung fast vollständig beseitigt” in seiner Firma. Solch eine einfache Änderung wird die Mitarbeiter am Morgen des Meetings auf Trab halten, und niemand wird ein paar Minuten zu spät kommen. Werbung

Verwenden Sie Eisbrecher, um das Meeting zu beginnen, aber lassen Sie sie sich direkt auf die aktuelle Agenda beziehen. Geben Sie den Mitarbeitern Zeit, ihre Gedanken in die Luft zu bringen, damit sie keine Angst haben, sich zu äußern, wenn die Diskussion auf das Thema zugeht, mit dem sie sich vor einigen Minuten mit einem Kollegen unterhalten haben. Diese “Verbindung vor Inhalt” Dank method konnten sich die Mitarbeiter von LivePerson besser kennenlernen und sich besser mit einem Problem auseinandersetzen, mit dem sie konfrontiert waren.

Josh Neblett, Mitbegründer und CEO des E-Commerce-Unternehmens Etailz, ist der Ansicht, dass die letzten 5 bis 10 Minuten eines Meetings für alle Fragen oder Bedenken genutzt werden sollten, die während des Meetings aufgetreten sind. Anstatt es den Mitarbeitern zu sagen “Kommen Sie zu mir in mein Büro, wenn Sie Fragen haben,” Diese bewusste Zeit wird gesetzt, um Probleme direkt anzugehen. Dies ist besonders effektiv, da wahrscheinlich mehr als eine Person eine ähnliche Frage hat und der Leiter der Besprechung die Antwort sofort an alle weiterleiten kann, anstatt sie fünf Mal einzeln zu beantworten. Werbung

2. Effektiv machen

Alle Sitzungen sollten eine spezifische Agenda haben, die genau festlegt, welche Themen besprochen werden. CEO von Brivo Steve Van Till gegründet “Kein Re-Hash” Ping-Pong-Paddel, die alle Mitarbeiter während eines Meetings verwenden können, wenn jemand etwas anspricht, das entweder bereits ausführlich besprochen wurde oder von der Tagesordnung ablenkt. Anstatt den Punkt zu beleuchten oder Zeit zu verschwenden “Wir haben bereits darüber gesprochen, aber wenn Sie Fragen haben ... ”, Andere Mitglieder des Meetings können einfach das Paddel anheben, und der Sprecher weiß, was er zu sagen hat, bis er privat mit dem Chef sprechen kann.

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Andere Ämter haben Strafen für Verspätungen verhängt. Diese Strafen sind nicht schwerwiegend. vielmehr sind sie humorvolle und peinliche Wege, um mit Unterbrechungen und Verspätungen umzugehen. Ein Unternehmen zwingt Neulinge dazu, einen Kinderreim oder ein anderes Lied zu singen, was sie natürlich unangenehm macht, wenn der Fokus von ernsthaften Geschäften auf eine solche untergeordnete Unterbrechung verlagert wird. Ein anderes Unternehmen hat eine Richtlinie eingeführt, die Mitarbeiter dazu zwingt, für die Wohltätigkeitsorganisation des Unternehmens zu spenden, wenn ihr Handy abfällt und eine Besprechung unterbricht. Diese Kritiker arbeiten mit Sicherheit mehr als jede andere Disziplin, behalten aber dennoch ein hohes Gefühl für die Moral der Mitarbeiter. Werbung

3. Machen Sie sie kurz

Jeder mag kurze Meetings, oder? Na ja, alle Treffen könnte kurz sein, wenn die Zeit effektiv genutzt wird. Während Mitarbeiter für ihre Pünktlichkeit und Aufmerksamkeit bei Besprechungen zur Verantwortung gezogen werden sollten, ist die Person, die die Besprechung einberufen hat, diejenige, die über effektive Zeitmanagementfähigkeiten verfügt, um effektiv zu sein. Eine klare und präzise Agenda zu haben (und sich daran zu halten), ist der erste Schritt, um ein Meeting zusammenzustellen, das seinen Empfang nicht überfordert. Viele Unternehmen implementieren einen 30-Minuten-Timer, da sie wissen, dass die Leute nur 25 bis 30 Minuten auf einmal fokussieren können und alles, was sich in diesem Zeitraum abspielt, in ein Ohr und das andere aus dem Ruder läuft. Sie können auch davon ausgehen, dass im Laufe der Zeit Strafen verhängt wurden, z. B. eine Spende an die Wohltätigkeitsorganisation des Unternehmens oder eine Weihnachtsfeier. Auf diese Weise müssen sowohl die Teilnehmer als auch die Personen, die das Meeting leiten, die Zeitbeschränkung einhalten.

Fazit

Meetings haben einen schlechten Ruf, weil sie oft die Produktivität eines Unternehmens beeinträchtigen, was genau das Gegenteil von dem ist, was sie tun sollen. Wie bei allen anderen fortschrittlichen und innovativen Maßnahmen in der heutigen Geschäftswelt können Führungskräfte Meetings effizient nutzen und sicherstellen, dass die Mitarbeiter das Beste aus ihnen herausholen. Werbung

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