Es ist Zeit, über E-Mails nachzudenken

  • Dominick Harrison
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Denken Sie an Ihre Beziehung zu Ihrem Posteingang.

Es geht lange genug weiter.

E-Mails haben es geschafft, zu viele Leben in Beschlag zu nehmen und uns von dem abzulenken, was wir eigentlich tun sollten, indem sie uns dazu bringen, auf Nachrichten zu reagieren, die uns ständig erreichen.

Die E-Mail-Technologie ist insofern wunderbar, als wir mit nur wenigen Tastenanschlägen und einem Mausklick von verschiedenen Enden der Welt oder von direkt nebenan aus miteinander kommunizieren können “rauschen” von den Lautsprechern unseres Computers, aber es hat einen Preis, der außer Kontrolle gerät.

Mit neuen Technologien sind wir oft so aufgeregt darüber, was sie bewirken können, dass wir vergessen, was sie bewirken sollen. Wir beginnen zuzulassen, dass die Technologie uns lenkt und nicht umgekehrt. Ein klingelndes Telefon wird beantwortet, weil es einfach klingelt, ein Fax wird entgegengenommen, weil es gerade erst gefaxt wurde. Und so geht es mit E-Mail. Das muss aber nicht so sein. Werbung

Es ist Zeit, wirklich über E-Mails nachzudenken - von innen nach außen.

E-Mail ist wie folgt definiert:

“… Nachrichten, die auf elektronischem Wege von einem Computerbenutzer über ein Netzwerk an einen oder mehrere Empfänger verteilt werden.” - über Apples native Wörterbuch-Anwendung

Lassen Sie uns das kurz aufschlüsseln. Was ich aber von Anfang an als ziemlich störend empfand, ist der angebotene Beispielsatz mit der Definition: Werbung

“Das Lesen von E-Mails ist zur ersten Aufgabe des Morgens geworden.”

Pfui. Nicht gerade die produktivste Art, den Morgen zu beginnen. Aber ich schweife ab.

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E-Mail ist eine Abkürzung für “E-Mail”, das bringt uns zurück zu dem Begriff “mail”, welches ist:

“… Briefe und Pakete, die vom Postsystem befördert werden.” - über Apples native Wörterbuch-Anwendung

All dies mag vielen von Ihnen ziemlich offensichtlich erscheinen. Aber lassen Sie sich fragen: Haben Sie jemals an der Haustür gewartet, bis die Post eintrifft? Es kann gelegentlich vorkommen, dass Sie auf das Eintreffen eines bestimmten Pakets oder Briefs warten. Aber haben Sie das jeden Tag getan und immer wieder überprüft, ob die Post angekommen ist? Wahrscheinlich nicht.

Warum tun das so viele von uns, wenn es um E-Mails geht??

Der augenblickliche Aspekt von E-Mails hat bei vielen von uns eine Reaktion ausgelöst, die absurd wäre, wenn wir sie auf normale alte E-Mails anwenden würden “Schneckenpost”. Der Versuch, sich von dieser Reaktion auf E-Mails zu lösen, ist schwierig, da nicht nur Ihre eigenen Gewohnheiten gebrochen werden müssen, sondern auch die Gewohnheiten derer, die Ihnen die Nachrichten senden. Ihnen zu erklären, dass Sie weniger reaktionär sein werden, wenn Ihr Posteingang anzeigt, dass eine neue Nachricht eingegangen ist, ist eine Herausforderung und für viele eine sehr schwierige Pille.

Aber es muss getan werden. Werbung

Selten (wenn überhaupt) ließen die Leute den Postdienst bestimmen, wie ihre Tage liefen. Als die Post ankam, befand sie sich im Briefkasten, bis sie abgeholt werden konnte. In einigen Fällen dauerte es einige Tage, bis Sie die Post abholten. Selbst wenn Ihre Post an Ihre Tür geliefert wurde, würden Sie nicht immer danach springen, wenn der Postbote ankam, um sie zuzustellen. Wir müssen die gleiche Praxis auf unsere E-Mail anwenden. Wir müssen proaktiver damit umgehen als reaktiv. Wir müssen unseren E-Mail-Posteingang regieren, anstatt ihn uns regieren zu lassen.

Wenn Ihr E-Mail-Programm signalisiert, dass eine Nachricht eingetroffen ist, ist es kein Befehl, sie auszuchecken. Es ist ein Alarm. Es ist eine Benachrichtigung. Sie haben ein Mitspracherecht, wann Sie sich in Ihren Posteingang wagen. Sobald Sie anfangen, die Kontrolle über E-Mails zurückzugewinnen, werden Sie feststellen, dass das Eingehen in Ihr E-Mail-Programm weniger mühsam als vielmehr eine Routine ist - eine Routine, die Sie entworfen haben. Denken Sie darüber nach: Wie viele E-Mails sind gerade in Ihrem Posteingang? Warum sind die hier? Liegt es daran, dass Sie sich noch nicht mit ihnen befasst haben und keine Lust dazu haben? Liegt es daran, dass Sie Ihre Mailbox verwenden, um Ihre täglichen Aufgaben zu verwalten, anstatt Ihre Mailbox als Mittel zum Sammeln von Informationen zu verwenden, um sie an die Stelle hinzuzufügen, an der Sie sie platzieren sollten, damit Sie Ihre Aufgaben ordnungsgemäß verwalten können?

Warum ist E-Mail wichtiger als nicht-elektronische Post??

Sicher, E-Mail hat in vielen Fällen auch das Telefon ersetzt. Dennoch gibt es Zeiten, in denen wir haben “hielt unsere Anrufe” wenn wir etwas tun, das völlige Konzentration und keine Ablenkungen oder Unterbrechungen erfordert. Tun wir das auch für E-Mails? Wir sollten. Werbung

E-Mail-Alternativen

  1. Instant Messaging. Sollte verwendet werden, wenn sofort eine Antwort benötigt wird. Betrachten Sie es als das Telefon für das 21. Jahrhundert.
  2. Telefon. Funktioniert immer noch besser als beide E-Mails, um die Wichtigkeit der anstehenden Angelegenheiten zu vermitteln. Instant Messaging ermöglicht es effizienter, Gespräche zu verfolgen, aber das Telefon ist… menschlicher.
  3. Soziale Netzwerke. Nimmt Dinge außerhalb Ihres regulären E-Mail-Posteingangs auf und funktioniert häufig besser für das Teilen von Artikeln. Solange die Privatsphäre nicht im Vordergrund steht, können Websites in sozialen Netzwerken wie Facebook, Twitter und Google+ Ihren Posteingang unübersichtlich machen.

Was ist in Ihrem Posteingang?

Es ist Zeit, über E-Mails nachzudenken, wie sie sind: eine Kommunikationsmethode, die schneller ist als die meisten anderen Arten, die uns in der heutigen Gesellschaft zur Verfügung stehen. Es sollte uns nicht davon abhalten, die wichtige Arbeit zu tun. Es ist das, was es uns ermöglichen sollte, die Informationen zu haben, die wir brauchen, um mehr von der wichtigen Arbeit zu erledigen. Es muss dementsprechend verwendet werden, sowohl vom sendenden als auch vom empfangenden Ende.




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